L'inventaire est la base d'un rapport trimestriel fiable. Votre comptable a besoin de chiffres exacts sur la valeur de votre stock pour établir correctement votre P&L. Sans une bonne gestion des stocks, votre profit peut sembler très différent de la réalité.
Pourquoi l'inventaire est crucial pour votre P&L
Votre comptable calcule votre coût des ventes selon cette formule :
Coût des ventes = Stock initial + Achats - Stock final
Si votre stock final n'est pas correct, tout votre chiffre de profit est faux. Un stock estimé €5.000 trop haut ou trop bas signifie €5.000 de différence dans votre profit.
💡 Exemple :
Restaurant avec €400.000 de chiffre d'affaires annuel :
- Stock initial 1er janvier : €8.000
- Achats Q1 : €32.000
- Stock final 31 mars : €6.500
Coût des ventes Q1 : €8.000 + €32.000 - €6.500 = €33.500
Ce que votre comptable attend de vous
Pour un rapport trimestriel, vous avez besoin de ces chiffres :
- Valeur exacte du stock au 31 mars/30 juin/30 septembre/31 décembre
- Spécification par catégorie de produits (viande, poisson, légumes, boissons, etc.)
- Comparaison avec le trimestre précédent pour voir les tendances
- Explication des écarts importants (pourquoi le stock a-t-il augmenté/diminué ?)
⚠️ Attention :
N'estimez jamais votre stock. Comptez toujours physiquement. Une estimation de €500 de différence peut affecter votre profit trimestriel du même montant.
À quelle fréquence devez-vous compter pour les chiffres trimestriels ?
Pour un rapport trimestriel fiable, nous recommandons :
- Comptage mensuel : Donne plus de certitude à votre comptable
- Par trimestre : Minimum pour une bonne P&L
- Après les gros achats : Si vous achetez pour €3.000+, comptez après
Convertir la valeur du stock en coût des ventes
Vous comptez votre stock au prix d'achat, pas au prix de vente. Pour votre P&L, c'est la bonne méthode :
💡 Exemple d'évaluation du stock :
- 20 kg de boeuf à €18/kg = €360
- 15 bouteilles de vin à €8/bouteille = €120
- Légumes divers = €180
- Produits surgelés = €240
Valeur totale du stock : €900
Enregistrement numérique vs. Excel
Beaucoup d'entrepreneurs travaillent encore avec Excel, mais cela présente des risques :
- Erreurs de calcul : Un mauvais chiffre gâche tout votre rapport
- Produits oubliés : Les petits articles sont négligés
- Pas d'historique : Comparer avec le trimestre précédent est difficile
Un système comme KitchenNmbrs enregistre automatiquement ce que vous achetez et vous aide à convertir votre stock comptabilisé en la bonne évaluation pour votre comptable.
⚠️ Attention :
Conservez vos listes de comptage pendant au moins 7 ans. Votre comptable et l'administration fiscale peuvent les demander pour contrôle.
Expliquer les variations de stock à votre comptable
Les grandes fluctuations de stock demandent une explication :
- Stock augmenté : Nouvelle saison, achat supplémentaire pour les fêtes
- Stock diminué : Moins d'achats en raison de l'affluence, gaspillage dû à un défaut de réfrigération
- Changement de catégorie de produits : Plus de poisson, moins de viande en raison d'une modification du menu
Comment faire un rapport d'inventaire trimestriel ? (étape par étape)
Comptez votre stock complet le dernier jour du trimestre
Passez en revue tous les réfrigérateurs, congélateurs, stockages secs et bar. Notez tout ce que vous avez au prix d'achat. Faites-le après la fermeture pour un comptage plus précis.
Divisez votre stock en catégories principales
Créez des catégories comme viande/poisson, légumes, produits laitiers, boissons, produits secs. Cela donne à votre comptable un aperçu de l'endroit où votre argent est immobilisé et aide à analyser les tendances.
Comparez avec le trimestre précédent et expliquez les écarts importants
Calculez la différence par catégorie. Votre stock de boissons a-t-il augmenté de €2.000 ? Expliquez pourquoi (nouveau fournisseur, fêtes, modification du menu). Cela aide votre comptable à comprendre vos chiffres.
✨ Pro tip
Comptez toujours le même jour de la semaine et à la même heure. Cela rend les comparaisons entre trimestres plus fiables et aide votre comptable à reconnaître les tendances.
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Questions fréquentes
À quelle fréquence dois-je compter mon stock pour mon comptable ?
Au minimum par trimestre pour une P&L fiable. Mensuellement c'est mieux car votre comptable peut alors voir les tendances et les erreurs sont détectées plus rapidement.
Dois-je tout compter ou puis-je estimer les petits articles ?
Comptez tout ce qui vaut plus de €50. Les petits articles comme les épices et l'huile peuvent être estimés, mais restez cohérent d'un trimestre à l'autre.
Que faire si mon stock diffère beaucoup du trimestre précédent ?
Les différences de plus de 20% demandent une explication. Pensez aux achats saisonniers, aux modifications de menu, au gaspillage dû à des défauts ou à une accumulation intentionnelle de stock en cas d'affluence.
Comment évaluer les produits qui arrivent bientôt à expiration ?
Les produits qui expirent dans 2 jours sont évalués à 50% du prix d'achat. Les produits expirés valent €0 pour votre rapport d'inventaire.
Puis-je confier le comptage du stock à mon personnel ?
Oui, mais vérifiez toujours vous-même les articles coûteux (viande, poisson, alcool). Donnez des instructions claires sur la façon de compter et aux prix auxquels évaluer.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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