Twoja prywatność
jest bezpieczna

KitchenNmbrs, nazwa handlowa KitchenNmbrs B.V., przykłada ogromną wagę do ochrony Państwa prywatności. W niniejszej Polityce prywatności przejrzyście wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy, na jakiej podstawie prawnej, w jakim celu, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa Państwu przysługują. Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie zgodnie z Rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO), holenderską ustawą wykonawczą do RODO (UAVG) oraz innymi obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.

Wersja: 2.0  |  Data wejścia w życie: 25 April 2026  |  Zastępuje: wszystkie poprzednie wersje

1. Kim jesteśmy? (Administrator danych)

Administratorem danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest:

KitchenNmbrs B.V. nie ma ustawowego obowiązku wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych (IOD/DPO). W przypadku pytań dotyczących prywatności mogą Państwo skontaktować się z nami bezpośrednio za pośrednictwem powyższego adresu e-mail.

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy?

Przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

2.1 Dane przekazywane przez Państwa

• Rejestracja: imię, nazwisko, adres e-mail, hasło (zaszyfrowane algorytmem bcrypt), kraj, język.
• Informacje o firmie: nazwa restauracji, typ lokalu, rodzaj kuchni, liczba pracowników (opcjonalnie).
• Dane płatnicze: dane do faktury (nazwa firmy, numer VAT, adres) na potrzeby fakturowania. Dane płatnicze (dane karty, dane rachunku bankowego) są przetwarzane wyłącznie przez naszego dostawcę usług płatniczych Mollie B.V.; my sami nigdy ich nie przechowujemy.
• Treści w aplikacji: receptury, składniki, ceny zakupu, ceny sprzedaży, rejestracje HACCP, listy zamówień, inwentaryzacje oraz inne dane z zarządzania gastronomią wprowadzane przez Państwa (zob. również art. 4).
• Komunikacja: wiadomości przesyłane do nas pocztą elektroniczną, za pośrednictwem formularza kontaktowego lub czatu w aplikacji.
• Import faktur: dane z przesłanych przez Państwa faktur dostawców (PDF/CSV/Excel), w tym nazwy dostawców, nazwy produktów i ceny, przetwarzane na potrzeby funkcji automatycznego importu.

2.2 Dane zbierane automatycznie

• Dane techniczne: adres IP (anonimizowany po przetworzeniu), typ urządzenia, system operacyjny, typ przeglądarki, ustawienie języka.
• Dane dotyczące użytkowania: które funkcje są wykorzystywane (np. tworzenie receptur, realizacja zadań HACCP), wzorce nawigacji w aplikacji, komunikaty o błędach i dzienniki awarii — wyłącznie na poziomie zagregowanym i zanonimizowanym.
• Dane sesji: czasy logowania, czas trwania sesji, identyfikator urządzenia dla celów bezpieczeństwa.
• Tokeny powiadomień push: token Firebase Cloud Messaging do dostarczania powiadomień w aplikacji (opt-in).

2.3 Szczególne kategorie danych

Co do zasady nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO (takich jak dane dotyczące zdrowia, wyznania czy dane biometryczne). Moduł HACCP może zawierać imiona i nazwiska pracowników oraz opisy stanowisk; są to zwykłe dane osobowe, nie szczególne kategorie.

3. Podstawy prawne i cele przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie na podstawie jednej z następujących podstaw prawnych (art. 6 RODO):

W przypadkach, gdy jako podstawę przetwarzania stosujemy prawnie uzasadniony interes, dokonaliśmy wyważenia interesów KitchenNmbrs i Państwa interesów w zakresie prywatności. Mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (zob. art. 11).

4. Przetwarzanie specyficzne dla aplikacji

4.1 Receptury i kalkulacje food cost

Receptury, składniki, ceny zakupu i kalkulacje kosztów własnych wprowadzane przez Państwa w KitchenNmbrs stanowią Państwa poufne dane firmowe. My:

• Przetwarzamy te dane wyłącznie w celu świadczenia podstawowej funkcjonalności Usługi;
• Nigdy nie sprzedajemy tych danych osobom trzecim w formie zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania;
• Wykorzystujemy te dane wyłącznie w sposób zanonimizowany i zagregowany w ramach danych porównawczych (zob. art. 5);
• Pracownicy KitchenNmbrs nie mają dostępu do Państwa treści receptur poza techniczną koniecznością (usuwanie awarii, konserwacja).

4.2 Moduł HACCP i dane pracowników

Moduł HACCP KitchenNmbrs umożliwia przechowywanie imion i nazwisk pracowników, stanowisk oraz uproszczonych danych identyfikacyjnych (np. kodu PIN) na potrzeby rejestracji HACCP. W zakresie tego przetwarzania KitchenNmbrs działa jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO, natomiast Państwo jako operator zakładu spożywczego (FBO) są administratorem danych.

Oznacza to, że:

• Są Państwo odpowiedzialni za posiadanie ważnej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych pracowników w module HACCP;
• Są Państwo zobowiązani do poinformowania swoich pracowników o korzystaniu z ich danych w KitchenNmbrs;
• KitchenNmbrs przetwarza dane pracowników wyłącznie na Państwa zlecenie i zgodnie z Umową o powierzeniu przetwarzania danych. Na życzenie zawrzemy odrębną Umowę o powierzeniu przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO — prosimy o przesłanie wniosku na adres info@kitchennmbrs.app.

4.3 Funkcje oparte na AI (chatbot / asystent AI)

KitchenNmbrs oferuje asystenta kuchennego opartego na AI. Korzystając z tej funkcji, Państwa wiadomości są przetwarzane przez interfejs API AI firmy Anthropic PBC (USA). Stosujemy następujące środki ostrożności:

• Nigdy nie przesyłamy możliwych do zidentyfikowania danych osobowych w wywołaniach API do Anthropic;
• Historie rozmów są przechowywane w formie zanonimizowanej na potrzeby debugowania i poprawy jakości;
• Anthropic przetwarza dane zgodnie ze swoją polityką prywatności i posiada certyfikat w ramach Programu EU-US Data Privacy Framework.

4.4 Import faktur (PDF/CSV/Excel)

Gdy przesyłają Państwo faktury dostawców za pośrednictwem funkcji importu, zawartość pliku (nazwy produktów, ceny, nazwy dostawców) jest przetwarzana lokalnie w celu dodania składników do Państwa biblioteki. Nie przechowujemy oryginalnej zawartości pliku dłużej niż jest to technicznie konieczne do przetworzenia (maksymalnie 24 godziny). Wyodrębnione dane cenowe są włączane, w pełni zanonimizowane, do danych porównawczych zgodnie z art. 5.

5. Anonimowe dane porównawcze i Supplier Intelligence

5.1  KitchenNmbrs jest uprawniony do łączenia zagregowanych i w pełni zanonimizowanych danych cenowych składników od wielu użytkowników w celu tworzenia statystycznych analiz rynkowych („Anonimowe dane porównawcze"). Dane te są wykorzystywane w usłudze Supplier Intelligence oraz do wewnętrznego rozwoju produktu.

5.2  Anonimowe dane porównawcze spełniają wszystkie wymogi anonimizacji określone w art. 4 pkt 5 RODO: dane nie są możliwe do przypisania indywidualnym użytkownikom, poszczególnym restauracjom ani konkretnym dostawcom. Stosujemy progi agregacji (minimum 5 użytkowników na kategorię/region), aby wykluczyć możliwość powiązania danych z osobami fizycznymi.

5.3  Anonimowe dane porównawcze obejmują wyłącznie:

• Zagregowane indeksy cenowe według kategorii składników i regionów;
• Trendy statystyczne (cena za jednostkę, wzorce sezonowe);
• Trendy wolumenowe według kategorii.

5.4  Anonimowe dane porównawcze nigdy nie obejmują:

• Indywidualnych receptur, technik przyrządzania ani receptur firmowych;
• Rejestracji HACCP ani danych pracowników;
• Danych klientów, historii zamówień ani innych informacji firmowych powiązanych z osobami;
• Danych osobowych ani nazw firm poszczególnych użytkowników.

5.5  Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). KitchenNmbrs ma interes w rozwijaniu analiz rynkowych na podstawie zanonimizowanych danych w celu ulepszania Usługi i generowania dodatkowych przychodów. Interes ten został wyważony wobec Państwa interesów w zakresie prywatności; z uwagi na całkowicie anonimowy i niemożliwy do przypisania charakter danych, Państwa interesy w zakresie prywatności nie przeważają nad prawnie uzasadnionym interesem KitchenNmbrs.

5.6  W przypadku sprzeciwu wobec wykorzystywania Państwa zanonimizowanych danych w ramach danych porównawczych, prosimy o kontakt pod adresem info@kitchennmbrs.app. Z uwagi na w pełni anonimowy charakter danych, technicznie nie zawsze jest możliwe cofnięcie indywidualnych wkładów, jednak po wniesieniu sprzeciwu wykluczymy Państwa dane z przyszłego generowania danych porównawczych. Sprzeciw nie ma wpływu na Państwa subskrypcję.

6. Pliki cookie i technologie śledzenia

Stosujemy pliki cookie i podobne technologie. Szczegółowy opis dostępny jest w naszej Polityce cookies. W skrócie:

• Funkcjonalne pliki cookie (niezbędne): zarządzanie sesją, utrzymanie zalogowania, preferencje językowe. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) — zgoda nie jest wymagana.
• Analityczne pliki cookie: Google Analytics 4 z anonimizacją adresów IP, wyłącznie po udzieleniu przez Państwa zgody na pliki cookie. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).
• Marketingowe pliki cookie: nie są stosowane bez Państwa wyraźnej zgody wyrażonej za pośrednictwem naszego banera zgody na pliki cookie.

Mogą Państwo wycofać swoją zgodę na pliki cookie w dowolnym momencie za pośrednictwem ustawień plików cookie (link w stopce) lub ustawień przeglądarki. Wycofanie zgody nie wpływa na przetwarzanie danych przed jego dokonaniem.

7. Podmioty przetwarzające

Korzystamy z usług następujących podmiotów przetwarzających. Z wszystkimi podmiotami przetwarzającymi zawarto umowy o powierzeniu przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO.

Nie angażujemy nowych podmiotów przetwarzających bez uprzedniego poinformowania Państwa o tym (pocztą elektroniczną lub powiadomieniem w aplikacji) i zapewnienia Państwu możliwości wniesienia sprzeciwu zgodnie z art. 28 ust. 2 RODO.

8. Przekazywanie danych poza EOG

8.1  Niektóre podmioty przetwarzające (Google, Apple, Anthropic) mają siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). Przekazywanie danych osobowych do tych podmiotów odbywa się wyłącznie na podstawie:

• Programu EU-US Data Privacy Framework (DPF): dla podmiotów certyfikowanych w ramach programu DPF Departamentu Handlu USA;
• Standardowych klauzul umownych (SCC): zatwierdzone przez Komisję Europejską klauzule wzorcowe (decyzja wykonawcza 2021/914);
• Decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony: dla krajów, w stosunku do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony.

8.2  Nie przekazujemy danych osobowych do krajów niespełniających powyższych wymogów. Mogą Państwo zażądać kopii mających zastosowanie SCC pod adresem info@kitchennmbrs.app.

9. Okresy przechowywania

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zgodnie z art. 32 RODO w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem, w tym:

• Szyfrowanie podczas transmisji: TLS 1.2/1.3 dla wszystkich połączeń;
• Szyfrowanie haseł: algorytm bcrypt z odpowiednim współczynnikiem kosztu;
• Szyfrowanie kodów PIN: algorytm bcrypt (nigdy nie przechowywane w postaci jawnej);
• Kontrola dostępu: ścisły dostęp oparty na zasadzie need-to-know dla pracowników KitchenNmbrs do produkcyjnych baz danych;
• Serwery w UE: wszystkie podstawowe dane przechowywane na serwerach STRATO AG w Niemczech;
• Regularne kopie zapasowe: szyfrowane automatyczne kopie zapasowe;
• Monitorowanie bezpieczeństwa: rejestrowanie podejrzanych działań i logowań;
• Zobowiązanie do poufności: wszyscy pracownicy i wykonawcy są zobowiązani umową o zachowaniu poufności.

Żaden system bezpieczeństwa nie jest niezawodny. W przypadku naruszenia bezpieczeństwa postępujemy zgodnie z art. 14.

11. Państwa prawa (RODO)

Na podstawie RODO przysługują Państwu następujące prawa. Mogą Państwo skorzystać z tych praw, kontaktując się pod adresem info@kitchennmbrs.app:

• Prawo dostępu (art. 15 RODO): mają Państwo prawo wiedzieć, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakim celu i komu je udostępniamy.
• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO): nieprawidłowe lub niekompletne dane osobowe mogą zostać poprawione.
• Prawo do usunięcia danych / bycia zapomnianym (art. 17 RODO): w określonych przypadkach mogą Państwo zażądać usunięcia swoich danych osobowych. Prawo to nie obowiązuje w odniesieniu do danych, które jesteśmy zobowiązani przechowywać na podstawie obowiązku prawnego (np. obowiązku podatkowego).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO): w określonych przypadkach mogą Państwo zażądać tymczasowego ograniczenia przetwarzania.
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): mogą Państwo otrzymać dane osobowe, które nam Państwo przekazali, w ustrukturyzowanym, powszechnie stosowanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie (CSV/JSON).
• Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO): mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub na potrzeby marketingu bezpośredniego. W przypadku sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego zaprzestajemy przetwarzania niezwłocznie.
• Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO): gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa zgody, mogą Państwo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie bez podania przyczyny. Wycofanie zgody nie ma skutku wstecznego.
• Prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (art. 22 RODO): zob. art. 13.

Mają Państwo również prawo do wniesienia skargi do Holenderskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Autoriteit Persoonsgegevens): autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Mogą Państwo również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO): www.uodo.gov.pl.

12. Składanie wniosków i termin odpowiedzi

12.1  Aby złożyć wniosek RODO, prosimy o przesłanie wiadomości e-mail na adres info@kitchennmbrs.app z tematem „wniosek RODO" i opisem charakteru wniosku. W celu weryfikacji Państwa tożsamości możemy zażądać dodatkowych informacji.

12.2  Odpowiemy na Państwa wniosek w terminie jednego (1) miesiąca od jego otrzymania, zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO. W przypadku wniosków złożonych lub obszernych możemy przedłużyć ten termin o maksymalnie dwa (2) miesiące; w takim przypadku poinformujemy Państwa o przedłużeniu i jego przyczynie w ciągu jednego miesiąca.

12.3  Rozpatrywanie wniosków jest co do zasady bezpłatne. Możemy pobrać rozsądną opłatę za wnioski oczywiście bezzasadne lub nadmierne, bądź odmówić ich realizacji — zgodnie z art. 12 ust. 5 RODO.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

KitchenNmbrs nie stosuje zautomatyzowanego indywidualnego podejmowania decyzji ani profilowania, które wywołuje skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływa w rozumieniu art. 22 RODO. Asystent AI w aplikacji generuje sugestie i porady, jednak nigdy nie prowadzi to do zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne dla Państwa.

14. Naruszenia ochrony danych

14.1  W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych stwarzającego ryzyko dla Państwa praw i wolności zgłosimy je w ciągu 72 godzin do Holenderskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Autoriteit Persoonsgegevens) zgodnie z art. 33 RODO.

14.2  Jeżeli naruszenie ochrony danych wiąże się z wysokim ryzykiem dla Państwa praw i wolności, poinformujemy Państwa o tym bezpośrednio bez zbędnej zwłoki zgodnie z art. 34 RODO, podając charakter naruszenia, możliwe konsekwencje oraz podjęte przez nas środki zaradcze.

14.3  Prowadzimy wewnętrzny rejestr wszystkich (domniemanych) naruszeń ochrony danych zgodnie z art. 33 ust. 5 RODO.

15. Osoby niepełnoletnie

Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla osób, które ukończyły 16 lat. Nie przetwarzamy świadomie danych osobowych osób niepełnoletnich poniżej 16. roku życia. Jeżeli dowiemy się, że przetwarzamy dane osobowe osoby niepełnoletniej bez ważnej zgody rodziców, niezwłocznie usuniemy te dane i zamkniemy Konto.

16. Zmiany w niniejszej Polityce prywatności

16.1  KitchenNmbrs zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności w dowolnym momencie, na przykład w związku ze zmianami przepisów prawa, nowymi operacjami przetwarzania lub nowymi podmiotami przetwarzającymi.

16.2  W przypadku istotnych zmian poinformujemy Państwa co najmniej 30 dni wcześniej pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem wyraźnego powiadomienia w aplikacji. Data wejścia w życie nowej wersji jest zawsze podana na początku niniejszej Polityki.

16.3  Jeżeli nie zgadzają się Państwo ze zmienioną wersją, mogą Państwo rozwiązać swoje konto przed datą wejścia w życie zmian. Dalsze korzystanie z Usługi po tej dacie będzie traktowane jako akceptacja zmienionej wersji.

17. Kontakt

Mają Państwo pytania dotyczące niniejszej Polityki prywatności lub chcą Państwo skorzystać z jednego ze swoich praw? Prosimy o kontakt: