Bei der Wahl von Lieferanten denken viele Gastronomiebetreiber vor allem an Preis und Qualität. Aber für dein Lebensmittelsicherheitssystem ist viel mehr Informationen nötig. Die richtige Lieferantendokumentation kann den Unterschied zwischen einer reibungslosen NVWA-Kontrolle und einer Geldbuße ausmachen.
Warum Lieferanteninformationen entscheidend sind
Du bist verantwortlich für die Lebensmittelsicherheit in deiner Küche. Auch für Produkte, die du einkaufst. Wenn etwas mit einem Produkt deines Lieferanten schiefgeht, musst du beweisen können, dass du sorgfältig bei einem vertrauenswürdigen Partner eingekauft hast.
⚠️ Achtung:
Bei einer Lebensmittelvergiftung oder Produktrückruf musst du innerhalb weniger Stunden nachverfolgbar machen, woher dein Produkt kommt. Ohne gute Lieferantendokumentation wird das zum Alptraum.
Wesentliche Dokumente von jedem Lieferanten
Für jedes Unternehmen, bei dem du Lebensmittel einkaufst, brauchst du diese Informationen:
- NVWA-Registrierungsnummer: Beweis, dass sie registriert sind
- Kontaktdaten: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail
- Zertifikate: IFS, BRC oder andere Qualitätszertifikate
- Produktspezifikationen: Zutaten, Allergene, Haltbarkeit
- Lieferbedingungen: Temperatur, Verpackung, Transport
💡 Beispiel Lieferantenmappe:
Fleischlieferant Van der Berg:
- NVWA-Nummer: NL 234.EG
- IFS-Zertifikat gültig bis März 2025
- Produktliste mit Allergenen pro Artikel
- Temperaturgarantie: max. 4°C bei Lieferung
- Kontaktperson: Jan van der Berg, 06-12345678
Zertifikate und Qualitätsgarantien
Fordere immer Kopien von Qualitätszertifikaten an. Die wichtigsten sind:
- IFS (International Food Standard): Für Lebensmittelhersteller
- BRC (British Retail Consortium): Für Großhandel und Distributoren
- HACCP-Zertifikat: Beweis des Lebensmittelsicherheitssystems
- Halal/Koscher: Falls relevant für dein Konzept
- Bio-Zertifikat: Für Bioprodukte
Überprüfe, ob Zertifikate noch gültig sind. Abgelaufene Zertifikate sind bei einer Kontrolle wertlos.
Allergeninformationen pro Produkt
Für jedes Produkt musst du wissen, welche Allergene darin enthalten sind. Dies ist gesetzlich verpflichtend, um es deinen Gästen mitzuteilen.
💡 Beispiel Produktspezifikation:
Rindfleischschnitzel (Artikel 12345):
- Allergene: Gluten, Milch, Sellerie
- Kann Spuren enthalten von: Ei, Senf
- Lagertemperatur: -18°C
- Zubereitungsweise: 4 Minuten bei 175°C frittieren
- Kerntemperatur nach Zubereitung: mind. 75°C
Rückverfolgbarkeit und Chargennummern
Bei jeder Lieferung musst du festhalten:
- Datum und Uhrzeit der Lieferung
- Chargennummern oder Losnummern von Produkten
- Verfallsdatum
- Temperatur bei Ankunft
- Eventuell Abweichungen oder Beschädigungen
Diese Informationen brauchst du, wenn ein Produkt aus dem Markt zurückgerufen wird.
⚠️ Achtung:
Bewahre Lieferscheine mindestens 2 Jahre auf. Bei frischen Produkten wie Fleisch und Fisch ist dies oft die einzige Möglichkeit, um zu beweisen, woher ein Produkt kommt.
Digitales vs. Papierkram
Viele Küchen bewahren Lieferanteninformationen in einer Mappe oder einem Ordner auf. Das geht, hat aber Nachteile:
- Verlust von Dokumenten
- Suchen kostet viel Zeit
- Keine Sicherung, wenn die Mappe verschwindet
- Schwierig zu teilen mit mehreren Mitarbeitern
Ein digitales System wie KitchenNmbrs hilft, alle Lieferanteninformationen zentral zu speichern. Du kannst schnell suchen, Dokumente hochladen und alles ist automatisch gesichert.
Was tust du bei Problemen?
Wenn du an einem Lieferanten zweifelst:
- Fordere zusätzliche Zertifikate an
- Mache einen Betriebsbesuch (oder fordere Fotos an)
- Überprüfe Online-Bewertungen und Erfahrungen
- Starten mit kleinen Testbestellungen
- Suche Alternativen als Backup
💡 Beispiel Überprüfung neuer Lieferant:
Neuer Gemüselieferant:
- NVWA-Registrierung angefordert und überprüft
- Referenzen von 2 anderen Restaurants erhalten
- Probelieferung mit Temperaturmessung durchgeführt
- Produktliste mit Allergenen erhalten
- Notfallkontaktdaten notiert
Wie organisierst du Lieferanteninformationen? (Schritt für Schritt)
Erstelle eine Lieferantenliste
Schreibe alle Unternehmen auf, bei denen du Lebensmittel einkaufst. Auch die kleinen Lieferanten wie die lokale Bäckerei oder der Gemüsehändler. Notiere pro Lieferant: Name, Kontaktdaten und Hauptprodukte.
Sammle die Dokumente
Fordere von jedem Lieferanten an: NVWA-Nummer, Zertifikate, Produktspezifikationen und Allergeninformationen. Setze eine Frist von 2 Wochen. Lieferanten, die nicht mitarbeiten, sind nicht vertrauenswürdig.
Organisiere und speichere alles
Erstelle pro Lieferant eine Mappe (physisch oder digital) mit allen Dokumenten. Überprüfe jährlich, ob Zertifikate noch gültig sind. Erneuere abgelaufene Dokumente sofort.
✨ Pro tip
Mache deinen besten Lieferanten zu einer 'Referenz' für neue Lieferanten. Frage: 'Kannst du die gleichen Dokumente liefern wie Lieferant X?' Dann wissen sie sofort, was du erwartest.
Selbst berechnen?
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich von jedem Lieferanten eine NVWA-Nummer haben?
Ja, jedes Unternehmen, das Lebensmittel verkauft, muss bei der NVWA registriert sein. Wenn sie keine Nummer geben können, kaufe dort nicht. Es ist ein Zeichen, dass sie nicht nach den Regeln arbeiten.
Wie oft muss ich Zertifikate aktualisieren?
Überprüfe mindestens 1x pro Jahr, ob alle Zertifikate noch gültig sind. Setze eine Erinnerung in deinen Kalender für Januar. Abgelaufene Zertifikate sind bei einer Kontrolle wertlos.
Was ist, wenn ein kleiner Lieferant keine Zertifikate hat?
Auch kleine Lieferanten müssen NVWA-registriert sein. Zertifikate wie IFS sind nicht immer erforderlich, aber ein Plus. Fordere dann mindestens ihr HACCP-Plan oder ihre Lebensmittelsicherheitsrichtlinie an.
Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Mindestens 2 Jahre. Bei frischen Produkten wie Fleisch und Fisch sind dies oft die einzigen Dokumente, die beweisen, woher ein Produkt kommt. Bewahre sie gut zugänglich auf.
Kann ich Lieferanteninformationen digital speichern?
Ja, digitales Speichern hat viele Vorteile. Du kannst schneller suchen, Dokumente gehen nicht verloren und du hast automatisch eine Sicherung. Apps wie KitchenNmbrs helfen, alles organisiert zu halten.
Was mache ich, wenn ein Lieferant sein Zertifikat nicht geben will?
Dann stimmt etwas nicht. Vertrauenswürdige Lieferanten teilen ihre Zertifikate ohne Probleme. Suche einen anderen Lieferanten. Das Risiko ist zu groß.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
HACCP-konform in Minuten, nicht Stunden
KitchenNmbrs hat ein vollständiges HACCP-Modul: Temperaturerfassung, Reinigungspläne, Wareneingangskontrolle und Korrekturmaßnahmen. Alles digital, alles nachverfolgbar. 14 Tage kostenlos testen.
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