Mit besseren Zahlen triffst du Personal- und Öffnungszeitentscheidungen auf Basis von Daten statt Gefühl. Du siehst genau, welche Stunden, Tage und Besetzung am meisten bringen. Das verhindert teure Fehler wie zu viel Personal in ruhigen Momenten oder zu wenig in stressigen Zeiten.
Personalentscheidungen auf Basis von Zahlen
Ohne Zahlen planst du Personal nach Gefühl. Mit Daten siehst du genau, wann du welche Besetzung brauchst und was jede Stunde kostet.
💡 Beispiel:
Restaurant mit Umsatzdaten pro Stunde:
- Montagabend 18:00-22:00: €800 Umsatz, 25 Gäste
- Samstagabend 18:00-22:00: €2.400 Umsatz, 75 Gäste
- Personalkosten pro Stunde: €120 (2 Bedienung + 1 Koch)
Montag: €120 / €800 = 15% Personalkosten
Samstag: €120 / €2.400 = 5% Personalkosten
Was du mit diesen Zahlen anders machst:
- Montag: 1 Bedienung weniger = €40 Ersparnis pro Abend
- Samstag: 1 Bedienung mehr = besserer Service ohne Gewinnzwang
- Donnerstag Mittag: wenn Umsatz unter €300, nicht öffnen
- Sonntag: experimentieren mit kürzeren Öffnungszeiten
Öffnungszeiten mit Daten optimieren
Jede Stunde, in der du offen hast, kostet Geld. Mit Umsatzzahlen pro Zeitblock siehst du, welche Stunden rentabel sind und welche nicht.
💡 Beispiel:
Kosten pro Stunde Öffnung:
- Personal: €80
- Energie (Beleuchtung, Kühlung): €15
- Sonstige Fixkosten: €10
Break-even: €105 Umsatz pro Stunde
Entscheidungen, die du dann triffst:
- Montag Mittag: durchschnittlich €80 Umsatz → geschlossen bleiben
- Sonntagabend: €150 Umsatz → offen, €45 Gewinn pro Stunde
- Wochentags: um 21:00 Uhr statt 22:00 Uhr schließen, wenn letzte Stunde unter €105 liegt
- Mittagsservice an stressigen Tagen ausbauen
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit Fixkosten pro Stunde. Viele Unternehmer vergessen, Energie, Abschreibungen und Miete in Stundenkosten umzurechnen.
Saisonnale Muster erkennen
Mit einem Jahr an Daten siehst du Saisonnale Muster und kannst Personal und Öffnungszeiten an erwartete Auslastung anpassen.
Was Zahlen dir zeigen:
- Dezember: 40% mehr Umsatz → zusätzliches Personal einstellen
- Januar: 25% weniger Umsatz → weniger Stunden, kleinere Besetzung
- Sommerferien: andere Spitzentage (mehr Mittag, weniger Abend)
- Feiertage: spezifische Muster pro Tag
Kostenbewusste Personalplanung
Mit Einblick in Umsatz pro Stunde kannst du Personalkosten als Prozentsatz des Umsatzes steuern, statt feste Schichten zu erstellen.
💡 Beispiel:
Ziel: 30% Personalkosten vom Umsatz
- Erwarteter Umsatz Montagabend: €600
- Personalbudget: €600 × 0,30 = €180
- Das bedeutet: 1 Koch (€25/Stunde) + 1 Bedienung (€20/Stunde) für 4 Stunden
Bei höherem Umsatz: zusätzliches Personal hinzuziehen
KitchenNmbrs und Personalentscheidungen
KitchenNmbrs hilft nicht direkt bei Schichtplänen, gibt dir aber die Zahlen, die du für bessere Entscheidungen brauchst.
Was du erhältst:
- Foodcost pro Gericht → welche Gerichte in ruhigen Zeiten promoten
- Durchschnittliche Bonwert → wie viele Gäste du mindestens brauchst
- Zutatenkosten → welche Gerichte am meisten bringen bei wenig Personal
- Übersicht der Rentabilität pro Tag
⚠️ Achtung:
KitchenNmbrs ist kein Personalplanungstool. Es gibt dir die finanziellen Zahlen, um bessere Entscheidungen zu treffen, wann du wie viel Personal einsetzt.
Von Gefühl zu Fakten
Viele Gastronomiebetreiber treffen Personalentscheidungen auf Basis von Gefühl oder Tradition. Mit Zahlen triffst du Entscheidungen, die deinen Gewinn vergrößern.
Beispiele von Entscheidungen, die sich ändern:
- Nicht mehr automatisch sonntags öffnen "weil das so üblich ist"
- Mittagsservice nur an Tagen mit ausreichend erwarteten Umsatz
- Flexible Besetzung: mehr Personal in rentablen Momenten
- Bewusste Wahl für kürzere Öffnungszeiten mit höherer Gewinnmarge
Wie analysierst du deine Personal- und Öffnungskosten? (Schritt für Schritt)
Berechne deine Kosten pro Stunde Öffnung
Addiere: Personalkosten + Energiekosten + sonstige Fixkosten pro Stunde. Das ist dein Break-even-Punkt pro Stunde.
Messe Umsatz pro Zeitblock
Registriere 4 Wochen lang Umsatz pro Stunde oder pro Service (Mittag/Abend). Nutze dein Kassensystem oder notiere manuell.
Vergleiche Kosten mit Einnahmen
Pro Zeitblock: Umsatz minus Kosten = Gewinn oder Verlust pro Stunde. Zeitblöcke unter Break-even kosten Geld.
Teste angepasste Öffnungszeiten
Schließe verlustbringende Stunden für 2 Wochen. Messe Auswirkung auf Gesamtumsatz und Kundenzufriedenheit.
Optimiere Personalbesetzung
Plane Personal auf Basis von erwarteten Umsatz. Ziel: 25-35% Personalkosten vom Umsatz pro Service.
✨ Pro tip
Messe 4 Wochen lang deinen Umsatz pro Stunde und vergleiche mit Personalkosten. Du wirst überrascht sein von den Unterschieden zwischen Zeitblöcken.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Prozent meines Umsatzes darf zum Personal gehen?
Für Restaurants sind 25-35% üblich. Bei 40% oder höher wird es schwierig, Gewinn zu machen. Das hängt von deinem Konzept und Servicegrad ab.
Was ist, wenn ein Zeitblock knapp unter Break-even liegt?
Schau auf das Gesamtbild. Manchmal sind ruhige Stunden nötig für Stammgäste oder um Spitzen abzufedern. Teste vorsichtig mit kürzeren Zeiten.
Wie berechne ich meine Fixkosten pro Stunde?
Teile monatliche Fixkosten (Miete, Energie, Versicherungen) durch Anzahl der Öffnungsstunden pro Monat. Vergiss Abschreibungen nicht.
Kann ich Personal flexibel ein- und ausrufen?
Rechtlich ja, aber sorge für klare Absprachen. Viele Mitarbeiter schätzen Planbarkeit. Sprich mit deinem Team über flexible Stunden.
Was ist, wenn ich zu wenig Daten habe, um Entscheidungen zu treffen?
Beginne mit 4 Wochen Messung von Umsatz pro Zeitblock. Das gibt bereits Einblick in Muster. Für Saisoneffekte brauchst du mindestens 6 Monate.
Wie verhindere ich, dass der Service unter weniger Personal leidet?
Teste schrittweise und messe Kundenzufriedenheit. Manchmal ist es besser, kürzer offen zu sein mit gutem Service als lange offen mit schlechtem Service.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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