Deine Lebensmittelkosten und Margen zu berechnen ist das eine. Sie im Gespräch mit deinem Buchhalter zu nutzen, ist etwas anderes. Viele Restaurantbesitzer haben Zahlen, wissen aber nicht, wie sie diese in konkrete Maßnahmen für ihre Finanzbuchhaltung umwandeln sollen. In diesem Artikel lernst du, wie du deine Küchenzahlen in konkrete Absprachen mit deinem Buchhalter umwandelst.
Warum dein Buchhalter diese Zahlen braucht
Dein Buchhalter sieht deinen Umsatz und deine Gesamteinkaufsbeträge. Aber er sieht nicht wo du Geld verlierst. Indem du deine Lebensmittelkosten pro Gericht und deine Margen mit ihm teilst, hilfst du ihm:
- Realistische Budgets aufzustellen
- Saisonschwankungen beim Einkauf zu verstehen
- Engpässe in deiner Rentabilität zu erkennen
- Empfehlungen zu Preisanpassungen zu geben
💡 Beispiel:
Dein Buchhalter sieht, dass du im Oktober €15.000 mehr eingekauft hast als im September, aber dein Umsatz ist gleich geblieben. Mit deinen Lebensmittelkostenzahlen kann er sehen, dass dies kommt von:
- Saisonpreis Trüffel: Lebensmittelkosten Pasta stiegen von 28% auf 38%
- Mehr Verschwendung durch neuen Chef: 12% mehr Gemüseeinkauf
- Lieferant erhöhte Fleischpreise um 18%
Ohne diese Details bleibt es Rätselraten.
Welche Zahlen du liefern musst
Nicht alle Zahlen sind gleich relevant für deinen Buchhalter. Konzentriere dich auf die Zahlen, die ihm helfen, dein Geschäft besser zu verstehen:
Monatliche Zahlen
- Durchschnittliche Lebensmittelkosten pro Monat: Gesamte Zutatenkosten geteilt durch Umsatz exkl. MwSt.
- Lebensmittelkosten pro Kategorie: Vorspeisen, Hauptgänge, Desserts separat
- Verschwendungsquote: Wie viel Prozent deines Einkaufs landet im Müll
- Anzahl der Couverts: Um den durchschnittlichen Bon zu berechnen
💡 Beispiel Übersicht:
Oktober 2024 - Restaurant De Proeftuin:
- Umsatz exkl. MwSt.: €42.000
- Gesamter Einkauf: €13.500
- Durchschnittliche Lebensmittelkosten: 32,1%
- Couverts: 1.240 (durchschnittlicher Bon: €33,87)
- Verschwendung: 8,2% des Einkaufs (€1.107)
Quartalszahlen für die Planung
- Lebensmittelkostentrend: Steigen oder sinken deine durchschnittlichen Lebensmittelkosten?
- Saisoneffekte: Welche Monate sind teurer durch Zutatenpreise?
- Best und schlechteste Gerichte: Was bringt am meisten und am wenigsten ein?
Wie du diese Gespräche führst
Es geht nicht darum, Zahlen abzuladen, sondern die Geschichte hinter den Zahlen zu erzählen. Dein Buchhalter braucht Kontext, um gute Ratschläge zu geben.
⚠️ Achtung:
Geh nicht mit einem Stapel Rezepte zu deinem Buchhalter. Er hat keine Zeit, 50 Kostpreise durchzugehen. Konzentriere dich auf Trends und Ausreißer.
Struktur für dein monatliches Gespräch
1. Beginne mit dem großen Bild
"Meine durchschnittlichen Lebensmittelkosten waren diesen Monat 32,1%, letzten Monat 29,8%. Das kommt von drei Dingen..."
2. Erkläre große Abweichungen
"Unsere Trüffelgerichte hatten Lebensmittelkosten von 45%, aber wir verkaufen sie bewusst mit niedrigerer Marge, weil sie Gäste für den Rest der Speisekarte anziehen."
3. Bespreche Maßnahmen
"Ich werde den Preis für das Steak von €32 auf €35 erhöhen, weil die Lebensmittelkosten jetzt 38% sind wegen höherer Fleischpreise."
💡 Beispielgespräch:
"Unser Einkauf stieg diesen Monat um €3.000, aber das ist nicht schlecht. Hier siehst du warum:"
- €1.200 extra für neue Dessertkarte (Lebensmittelkosten 22%, sehr rentabel)
- €800 für Weihnachtsmenü Einkauf (Saisoneffekt, geplant)
- €1.000 durch Lieferantenpreiserhöhung (werde ich im Januar weitergeben)
"Also haben wir eigentlich mehr Kontrolle als je zuvor."
Konkrete Absprachen treffen
Ein gutes Gespräch endet mit konkreten Absprachen. Mache klare Absprachen darüber, was du mit den Erkenntnissen tun wirst:
Preisanpassungen
- Welche Gerichte bekommen einen neuen Preis?
- Wann führst du das durch?
- Wie kommunizierst du das an deine Gäste?
Einkaufspolitik
- Bei welchen Lieferanten wirst du anders einkaufen?
- Welche Produkte wirst du durch günstigere Alternativen ersetzen?
- Wie wirst du Verschwendung reduzieren?
Menüänderungen
- Welche Gerichte nimmst du von der Karte?
- Welche neuen Gerichte kommen hinzu?
- Wie wirst du rentable Gerichte mehr bewerben?
Tools, die bei diesen Gesprächen helfen
Alle Zahlen manuell zu sammeln kostet viel Zeit. Ein System wie KitchenNmbrs generiert automatisch Übersichten, die du direkt mit deinem Buchhalter teilen kannst:
- Monatliche Lebensmittelkostenberichte
- Übersicht der best und schlechtesten Gerichte
- Trendanalysen über mehrere Monate
- Einkaufsübersichten pro Kategorie
⚠️ Achtung:
Dein Buchhalter kann dir bei der Finanzplanung helfen, aber die operativen Entscheidungen (welche Gerichte, welche Lieferanten) triffst du selbst. Er gibt Ratschläge basierend auf Zahlen, du kennst deine Gäste und deine Küche.
Der Unterschied, den das macht
Restaurants, die ihre Küchenzahlen gut mit ihrem Buchhalter besprechen, haben durchschnittlich mehr Kontrolle über ihre Rentabilität. Sie treffen bessere Entscheidungen, weil sie die finanzielle Auswirkung operativer Entscheidungen verstehen.
Statt "wir laufen gut" oder "es war ein schwerer Monat" sprichst du über konkrete Zahlen und konkrete Maßnahmen. Das hilft deinem Buchhalter, bessere Ratschläge zu geben, und dir, bessere Entscheidungen zu treffen.
Wie bereitest du ein Gespräch mit deinem Buchhalter vor?
Sammle deine Monatszahlen
Schreibe deine durchschnittlichen Lebensmittelkosten, Anzahl der Couverts, Umsatz und große Abweichungen auf. Ein A4-Blatt reicht aus.
Bereite deine Geschichte vor
Denke darüber nach, warum bestimmte Zahlen abweichen. Saison? Neuer Lieferant? Andere Speisekarte? Dein Buchhalter braucht Kontext.
Erstelle eine Maßnahmenliste
Welche Preise wirst du anpassen? Welche Lieferanten wechselst du? Welche Gerichte nimmst du von der Karte? Komm mit konkreten Vorschlägen.
Plane Folgetermine
Vereinbare, wann du die Maßnahmen umsetzt und wann ihr die Ergebnisse besprecht. Mache es zu einem strukturellen Teil eurer Gespräche.
✨ Pro tip
Schicke deine Zahlen ein paar Tage vor dem Gespräch, damit sich dein Buchhalter vorbereiten kann. Dann wird das Gespräch viel effektiver, als Zahlen vor Ort zu besprechen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte ich diese Zahlen mit meinem Buchhalter besprechen?
Monatlich die Hauptpunkte, quartalsweise ausführlicher. Bei großen Veränderungen (neue Karte, anderer Lieferant) auch zwischendurch.
Muss mein Buchhalter Lebensmittelkosten verstehen?
Nicht alle Buchhalter kennen gastronomie-spezifische Zahlen. Erkläre, was Lebensmittelkosten sind und warum sie für deine Rentabilität wichtig sind.
Was ist, wenn meine Lebensmittelkosten stark von Monat zu Monat schwanken?
Das ist normal in der Gastronomie. Erkläre warum: Saisonprodukte, spezielle Menüs, Lieferantenwechsel. Kontext macht den Unterschied.
Kann mein Buchhalter mir bei der Preisgestaltung helfen?
Ja, er kann berechnen, was du mindestens verlangen musst für eine gesunde Marge. Aber du bestimmst, was der Markt akzeptiert.
Wie teile ich meine Zahlen, wenn ich kein System habe?
Erstelle eine einfache Excel-Tabelle mit Monatsumsatz, Einkauf, Anzahl der Couverts und durchschnittlichen Lebensmittelkosten. Das ist schon viel mehr als die meisten Restaurants teilen.
Was ist, wenn mein Buchhalter sagt, meine Lebensmittelkosten sind zu hoch?
Frag nach konkreten Ratschlägen: welche Preise erhöhen, wo sparen? Und vergleiche mit anderen Restaurants in deinem Segment, nicht mit allen Unternehmen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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