Die Kostenkalkulation für Catering ist komplex, da du mehr als nur Zutaten berücksichtigen musst. Viele Caterer vergessen Kosten wie Transport, Personal vor Ort und No-Show-Risiken, wodurch sie bei Aufträgen Geld verlieren. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du ein rentables Angebot für geschäftliches Catering erstellst.
Was gehört alles zu den Cateringkosten?
Bei Catering gibt es viel mehr Kostenpositionen als in einem Restaurant. Du hast nicht nur Zutaten, sondern auch Transport, zusätzliches Personal, Material und Zeit für die Vorbereitung.
💡 Beispiel: Geschäftlicher Empfang für 50 Personen
Häppchen und Getränke für 50 Personen, 2 Stunden:
- Zutaten: €8,50 pro Person
- Personal (2 Personen, 5 Stunden): €150
- Transport und Material: €75
- No-Show-Puffer (10%): €42,50
Gesamtkostpreis: €692,50 = €13,85 pro Person
Die Formel für die Cateringkostenkalkulation
Für Catering verwendest du eine angepasste Kalkulationsformel, die alle zusätzlichen Kosten berücksichtigt:
Kostpreis pro Person = (Zutaten + Personal + Transport + Material + Puffer) / Anzahl der Personen
Danach addierst du deine Gewinnmarge hinzu. Für Catering ist eine Marge von 35-45% üblich, da die zusätzlichen Risiken und der Aufwand höher sind.
Zutatenkosten berechnen
Beginne damit, deine food cost pro Person zu berechnen. Dies machst du, indem du alle Häppchen, Getränke und Garnituren zusammenzählst.
💡 Beispiel: Häppchen-Sortiment pro Person
- 6 herzhafte Häppchen: €4,80
- 2 süße Häppchen: €1,20
- Garnitur und Präsentation: €0,50
- Servietten, Zahnstocher: €0,20
Food cost: €6,70 pro Person
Rechne immer 10-15% extra für Verschwendung und No-Shows ein. Wenn weniger Gäste kommen als erwartet, hast du bereits eingekauft und vorbereitet.
Personal und Arbeitskosten
Catering erfordert mehr Personal als du denkst. Du brauchst Zeit für Vorbereitung, Transport, Aufbau, Bedienung und Abbau.
- Vorbereitung: 2-3 Stunden pro 50 Personen
- Transport und Aufbau: 1-2 Stunden
- Bedienung vor Ort: Dauer der Veranstaltung
- Abbau und Reinigung: 1 Stunde
Rechne mit €15-20 pro Stunde für Küchenpersonal und €18-25 pro Stunde für Bedienung vor Ort.
Transport- und Materialkosten
Vergiss nicht die Logistikkosten. Diese können erheblich ausfallen, besonders bei Locations außerhalb deines normalen Arbeitsgebiets.
⚠️ Achtung:
Rechne mindestens €1,50 pro Kilometer für Transport. Bei einer Location 20 km entfernt zahlst du bereits €60 für Benzin und Verschleiß, nur für Hin- und Rückfahrt.
- Benzin und Fahrzeug: €1,50 pro Kilometer
- Warmhaltebehälter und Material: €25-50 pro Veranstaltung
- Zusätzliches Geschirr und Gläser: €1-2 pro Person
- Tischdecken und Dekoration: €15-30 pro Veranstaltung
Gewinnmarge und Verkaufspreis berechnen
Wenn du deine Gesamtkostenkalkulation hast, addierst du deine Gewinnmarge hinzu. Für Catering ist eine Marge von 35-45% normal, da der Aufwand und die Risiken höher sind.
Verkaufspreis pro Person = Kostpreis pro Person / (1 - Gewünschte Marge %)
💡 Beispiel: Von Kostpreis zu Verkaufspreis
Kostpreis: €13,85 pro Person
Gewünschte Marge: 40%
Berechnung: €13,85 / (1 - 0,40) = €13,85 / 0,60 = €23,08
Verkaufspreis: €23,10 pro Person (gerundet)
Risiken in deinen Preis einkalkulieren
Bei Catering trägst du mehr Risiken als in deinem Restaurant. Rechne einen Puffer dafür in deine Kostenkalkulation ein.
- No-Shows: 5-15% weniger Gäste als angegeben
- Wetterbedingungen: Zusätzliche Kosten bei schlechtem Wetter
- Location-Herausforderungen: Keine Küche, begrenzte Einrichtungen
- Last-Minute-Änderungen: Andere Wünsche des Kunden
Ein Puffer von 10-15% auf deine Gesamtkostenkalkulation deckt diese Risiken normalerweise ab.
Wie berechnest du die Cateringkostenkalkulation? (Schritt für Schritt)
Berechne die Zutatenkosten pro Person
Addiere alle Kosten für Essen, Getränke und Garnitur pro Person. Rechne 10-15% extra für Verschwendung und No-Shows ein. Dies ist deine Basis-food cost.
Berechne die Arbeitskosten
Schätze die Gesamtzeit für Vorbereitung, Transport, Bedienung und Abbau. Multipliziere mit deinem Stundensatz und teile durch die Anzahl der Personen.
Addiere Transport- und Materialkosten
Rechne Benzin (€1,50/km), Material, Geschirr und Dekoration zusammen. Teile dies durch die Anzahl der Personen für Kosten pro Person.
Addiere die Gewinnmarge
Addiere alle Kosten pro Person. Teile dies durch (1 - gewünschte Marge %). Für Catering ist eine Marge von 35-45% normal, da die Risiken und der Aufwand höher sind.
✨ Pro tip
Erstelle immer eine detaillierte Checkliste aller Kostenpositionen, bevor du ein Angebot machst. Vergessene Kosten wie zusätzliches Geschirr oder Parkgebühren können deine Marge vollständig aufzehren.
Selbst berechnen?
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Häufig gestellte Fragen
Welche Gewinnmarge ist normal für Catering?
Für Catering ist eine Marge von 35-45% üblich, höher als in Restaurants, da die Risiken, der Transport und die Arbeitsintensität höher sind. Bei komplexen Veranstaltungen kann dies bis zu 50% betragen.
Muss ich die MwSt. in meine Cateringkostenkalkulation einbeziehen?
Berechne immer ohne MwSt. für deine Kostenkalkulation. Catering hat 19% MwSt. wie Restaurantessen. Addiere die MwSt. zu deinem endgültigen Verkaufspreis.
Wie berechne ich Transportkosten für Catering?
Rechne mindestens €1,50 pro Kilometer für Benzin, Verschleiß und Zeit. Bei 30 km einfache Strecke zahlst du €90 für Hin- und Rückfahrt, plus Zeit des Fahrers.
Was ist, wenn weniger Gäste kommen als erwartet?
Rechne immer einen Puffer von 10-15% in deine Kostenkalkulation für No-Shows ein. Du hast bereits eingekauft und vorbereitet, daher bedeuten weniger Gäste nicht automatisch niedrigere Kosten.
Wie berechne ich Arbeitskosten für Cateringpersonal?
Addiere alle Stunden: Vorbereitung (2-3h), Transport und Aufbau (1-2h), Bedienung (Veranstaltungsdauer) und Abbau (1h). Multipliziere mit €15-25 pro Stunde je nach Funktion.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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