Horeca software rekent meestal per locatie of per gebruiker af. Het verschil kan honderden euro's per jaar schelen, vooral als je meerdere medewerkers hebt. In dit artikel leer je welk model het beste past bij jouw situatie.
Per locatie vs. per gebruiker: wat is het verschil?
Bij abonnement per locatie betaal je een vast bedrag per vestiging, ongeacht hoeveel mensen het systeem gebruiken. Bij abonnement per gebruiker betaal je voor elke persoon die toegang heeft.
? Voorbeeld:
Je hebt 1 restaurant met 6 medewerkers (eigenaar, chef, 4 koks):
- Per locatie: €50/maand voor onbeperkt gebruikers
- Per gebruiker: €15/maand × 6 gebruikers = €90/maand
Verschil: €480 per jaar
Wanneer is per locatie voordeliger?
Een abonnement per locatie loont als je veel medewerkers hebt die het systeem moeten gebruiken:
- Meer dan 3-4 gebruikers per locatie
- Team wisselt regelmatig (seizoenswerk, parttime krachten)
- Iedereen moet kunnen registreren (HACCP temperaturen, leveringen)
- Transparantie in kostprijzen voor heel je team
⚠️ Let op:
Sommige leveranciers rekenen 'onbeperkt gebruikers' maar bedoelen eigenlijk 5-10 accounts. Check de kleine lettertjes.
Wanneer is per gebruiker voordeliger?
Abonnement per gebruiker kan goedkoper zijn bij kleine teams:
- Alleen eigenaar gebruikt het systeem
- Maximaal 2-3 personen hebben toegang nodig
- Je wilt controle over wie wat kan zien
- Budget is krap en je wilt starten met 1 gebruiker
? Voorbeeld berekening:
Bistro met eigenaar + chef:
- Per gebruiker: €15 × 2 = €30/maand
- Per locatie: €50/maand
Per gebruiker is €240/jaar goedkoper
Verborgen kosten waar je op moet letten
Beide modellen kunnen extra kosten hebben:
- Setup kosten per locatie (eenmalig €50-200)
- Extra modules (HACCP, allergeenregistratie)
- Support kosten (telefonische hulp)
- Upgrade kosten bij meer gebruikers/locaties
Hoe KitchenNmbrs dit oplost
KitchenNmbrs werkt met een abonnement per locatie vanaf €24,99/maand. Onbeperkt gebruikers, alle modules inbegrepen. Geen verborgen kosten, geen setup fees.
Dit betekent dat je hele team toegang heeft tot:
- Kostprijsberekening en recepten
- HACCP registraties
- Allergeenregistratie
- Ingrediëntendatabase
? Praktijkvoorbeeld:
Restaurant met 8 medewerkers:
- KitchenNmbrs: €24,99/maand (alle 8 kunnen erin)
- Concurrent per gebruiker: €12 × 8 = €96/maand
Besparing: €852 per jaar
Zelf vergelijken?
Probeer KitchenNmbrs 7 dagen gratis
Ontdek zelf waarom horeca-ondernemers kiezen voor KitchenNmbrs. Geen creditcard nodig.
Start gratis proefperiode →Hoe kies je het juiste abonnementsmodel?
Tel je huidige en toekomstige gebruikers
Maak een lijst van iedereen die het systeem moet gebruiken. Denk aan eigenaar, chef, koks, bediening voor HACCP. Tel ook parttime krachten mee.
Bereken beide opties voor 12 maanden
Reken uit wat per locatie kost versus per gebruiker voor een heel jaar. Vergeet setup kosten en extra modules niet mee te tellen.
Check de voorwaarden en beperkingen
Lees de kleine lettertjes. Hoeveel gebruikers zijn echt 'onbeperkt'? Kun je later switchen? Wat kost het om gebruikers toe te voegen?
✨ Pro tip
Start met een gratis trial en test beide modellen. Voeg al je teamleden toe en kijk hoe ze het systeem gebruiken. Dan weet je zeker welk abonnement het beste past.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Kan ik later switchen van per gebruiker naar per locatie?
Bij de meeste leveranciers wel, maar vaak alleen bij verlenging van je contract. Sommigen rekenen upgrade kosten. Check dit vooraf.
Wat gebeurt er als ik tijdelijk meer gebruikers nodig heb?
Bij per locatie: geen probleem. Bij per gebruiker: meestal direct extra kosten. Daarom is per locatie handiger bij wisselende teams.
Tellen inactieve gebruikers mee bij per gebruiker abonnementen?
Meestal wel. Je betaalt voor accounts, niet voor actief gebruik. Verwijder accounts van ex-medewerkers om kosten te besparen.
Zijn er limieten aan 'onbeperkt gebruikers' bij per locatie?
Soms wel. Sommige leveranciers hanteren een redelijkheidsgrens van 10-20 gebruikers. Bij meer gebruikers vragen ze soms toeslag.
Welk model is beter voor meerdere locaties?
Per locatie meestal, omdat je dan per vestiging onbeperkt gebruikers hebt. Bij per gebruiker wordt het snel duur met meerdere teams.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Probeer KitchenNmbrs naast je huidige tool
Niet tevreden met je huidige software? KitchenNmbrs biedt een gratis proefperiode van 14 dagen — geen creditcard nodig, geen verplichtingen. Vergelijk zelf.
Start gratis trial →