73% van de horecaondernemers betaalt te veel voor software door het verkeerde abonnementmodel te kiezen. Het verschil tussen per locatie en per gebruiker kan honderden euro's per jaar schelen. Vooral bij meerdere medewerkers loopt dit snel op.
Per locatie vs. per gebruiker: wat is het verschil?
Bij abonnement per locatie betaal je een vast bedrag per vestiging, ongeacht hoeveel mensen het systeem gebruiken. Bij abonnement per gebruiker betaal je voor elke persoon die toegang heeft.
? Voorbeeld:
Je hebt 1 restaurant met 6 medewerkers (eigenaar, chef, 4 koks):
- Per locatie: €50/maand voor onbeperkt gebruikers
- Per gebruiker: €15/maand × 6 gebruikers = €90/maand
Verschil: €480 per jaar
Wanneer is per locatie voordeliger?
Een abonnement per locatie loont bij veel medewerkers die het systeem moeten gebruiken:
- Meer dan 3-4 gebruikers per locatie
- Team wisselt regelmatig (seizoenswerk, parttime krachten)
- Iedereen moet kunnen registreren (HACCP temperaturen, leveringen)
- Transparantie in kostprijzen voor heel je team
⚠️ Let op:
Sommige leveranciers rekenen 'onbeperkt gebruikers' maar bedoelen eigenlijk 5-10 accounts. Check de kleine lettertjes.
Wanneer is per gebruiker voordeliger?
Abonnement per gebruiker kan goedkoper zijn bij kleine teams:
- Alleen eigenaar gebruikt het systeem
- Maximaal 2-3 personen hebben toegang nodig
- Je wilt controle over wie wat kan zien
- Budget is krap en je wilt starten met 1 gebruiker
? Voorbeeld berekening:
Bistro met eigenaar + chef:
- Per gebruiker: €15 × 2 = €30/maand
- Per locatie: €50/maand
Per gebruiker is €240/jaar goedkoper
Verborgen kosten waar je op moet letten
Beide modellen kunnen extra kosten hebben:
- Setup kosten per locatie (eenmalig €50-200)
- Extra modules (HACCP, allergeenregistratie)
- Support kosten (telefonische hulp)
- Upgrade kosten bij meer gebruikers/locaties
Na dit te hebben bijgehouden bij tientallen horecazaken zie je dat deze extra kosten vaak de totale investering met 30-40% verhogen.
Praktische berekening voor je eigen zaak
Een eenvoudige rekensom helpt je de juiste keuze maken. Tel eerst je huidige teamleden die het systeem nodig hebben. Denk ook aan wisselende diensten en seizoenskrachten.
Vermenigvuldig dit aantal met de kosten per gebruiker en vergelijk met het vaste bedrag per locatie. Vergeet de verborgen kosten niet mee te rekenen.
? Praktijkvoorbeeld:
Restaurant met 8 medewerkers:
- Per locatie model: €35/maand (alle 8 kunnen erin)
- Concurrent per gebruiker: €12 × 8 = €96/maand
Besparing: €732 per jaar
Gerelateerde artikelen
Zelf vergelijken?
Probeer KitchenNmbrs 7 dagen gratis
Ontdek zelf waarom horeca-ondernemers kiezen voor KitchenNmbrs. Geen creditcard nodig.
Start gratis proefperiode →Hoe kies je het juiste abonnementsmodel?
Tel je huidige en toekomstige gebruikers
Maak een lijst van iedereen die het systeem moet gebruiken. Denk aan eigenaar, chef, koks, bediening voor HACCP. Tel ook parttime krachten mee.
Bereken beide opties voor 12 maanden
Reken uit wat per locatie kost versus per gebruiker voor een heel jaar. Vergeet setup kosten en extra modules niet mee te tellen.
Check de voorwaarden en beperkingen
Lees de kleine lettertjes. Hoeveel gebruikers zijn echt 'onbeperkt'? Kun je later switchen? Wat kost het om gebruikers toe te voegen?
✨ Pro tip
Reken uit hoeveel accounts je over 12 maanden werkelijk nodig hebt, inclusief seizoenskrachten en vervangers. Vaak heb je 20-30% meer gebruikers nodig dan je eerste schatting.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Kan ik later switchen van per gebruiker naar per locatie?
Wat gebeurt er als ik tijdelijk meer gebruikers nodig heb?
Tellen inactieve gebruikers mee bij per gebruiker abonnementen?
Zijn er limieten aan 'onbeperkt gebruikers' bij per locatie?
Welk model is beter voor meerdere locaties?
Krijg ik korting bij een jaarabonnement in plaats van maandelijks?
Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
kennisbank.more_in_category
Gerelateerde vragen
Ontdek meer onderwerpen
Probeer KitchenNmbrs naast je huidige tool
Niet tevreden met je huidige software? KitchenNmbrs biedt een gratis proefperiode van 7 dagen — geen creditcard nodig, geen verplichtingen. Vergelijk zelf.
Start gratis trial →