Restauranteigenaren besparen gemiddeld 2,5 uur per week door over te stappen van Excel naar een gespecialiseerde foodcost-app. Handmatige berekeningen in Excel kosten 2-4 uur per week, terwijl een app dit terugbrengt tot 15-30 minuten. De meeste ondernemers onderschatten hoeveel tijd ze kwijt zijn aan formules updaten en fouten corrigeren.
Tijdbesteding Excel vs. App - De werkelijke cijfers
Veel ondernemers denken dat Excel "snel even" klaar is. Maar tel eerlijk op wat je er werkelijk aan kwijt bent.
? Werkelijke tijdbesteding per week:
Excel methode:
- Ingrediëntprijzen updaten: 45 minuten
- Nieuwe recepten invoeren: 60 minuten
- Foodcost berekenen: 30 minuten
- Fouten zoeken en corrigeren: 45 minuten
Totaal: 3 uur per week
? App methode:
- Prijzen updaten: 10 minuten
- Nieuwe recepten: 15 minuten
- Foodcost: automatisch
- Fouten: vrijwel geen
Totaal: 25 minuten per week
Waarom Excel zo tijdrovend is
Excel is een geweldig programma, maar niet ontworpen voor kostprijsberekening. Daarom wordt alles een handmatige klus.
- Formules schrijven en controleren: Eén tikfout en je complete berekening klopt niet meer
- Ingrediëntprijzen bijwerken: Kopiëren uit leveranciersmails en overal handmatig aanpassen
- BTW berekeningen: Steeds opnieuw excl./incl. BTW omrekenen
- Recepten synchroniseren: Wijzig je een ingrediëntprijs, dan moet elk recept apart aangepast worden
⚠️ Vergeten tijdvreters:
Na het analyseren van echte inkoopdata bij verschillende horecatypen blijkt dat ondernemers vooral de tijd vergeten die ze kwijt zijn aan fouten herstellen en opnieuw beginnen na crashes.
Waarom apps zoveel sneller werken
Een foodcost-app is specifiek gebouwd voor dit doel. Dus gaat alles automatisch:
- Directe berekeningen: Pas je een prijs aan, dan worden alle foodcosts meteen herberekend
- Centrale ingrediëntendatabase: Voer eenmaal in, gebruik overal
- Slimme BTW-afhandeling: Automatische omrekening tussen excl. en incl. BTW
- Gekoppelde recepten: Wijzig één ingrediënt, alle recepten worden direct aangepast
? Praktijkvoorbeeld:
Je leverancier verhoogt rundvlees van €24 naar €28 per kilo.
Excel: Handmatig alle 12 recepten met rundvlees aanpassen. Duurt 30 minuten.
App: Pas 1 ingrediënt aan. Alle recepten automatisch herberekend. Duurt 1 minuut.
Wat kost je tijd eigenlijk?
Je tijd als ondernemer heeft waarde. Reken maar uit wat die 3 uur per week werkelijk kost.
? Kostenberekening:
3 uur per week × 50 weken = 150 uur per jaar
150 uur × €25 per uur = €3.750 per jaar aan tijd
Een foodcost-app kost €300 per jaar. Netto tijdsbesparing: €3.450 per jaar
Wanneer Excel nog wel logisch is
Soms kan Excel voorlopig nog de beste keuze zijn:
- Heel kleine kaart: Minder dan 8 gerechten en weinig wisselingen
- Stabiele prijzen: Leveranciers die maandenlang dezelfde prijzen hanteren
- Krap budget: Elke euro telt en je hebt veel tijd beschikbaar
⚠️ Realiteitscheck:
Ook kleine zaken profiteren meestal van een app. De meeste ondernemers onderschatten hun Excel-tijd en overschatten hun Excel-skills.
Echte winst: focus op je kernzaak
Die 2,5 uur per week besparing is pas het begin. Belangrijker is wat je met die tijd doet:
- Nieuwe gerechten ontwikkelen
- Gasten persoonlijke aandacht geven
- Marketing en social media
- Eindelijk weer vrije tijd hebben
Veel ondernemers zeggen achteraf: "Had ik dit maar eerder gedaan. Al die avonden dat ik zat te prutsen in Excel..."
Zelf vergelijken?
Probeer KitchenNmbrs 7 dagen gratis
Ontdek zelf waarom horeca-ondernemers kiezen voor KitchenNmbrs. Geen creditcard nodig.
Start gratis proefperiode →Hoe bereken je de tijdsbesparing? (stap voor stap)
Meet je huidige tijdbesteding
Houd 2 weken bij hoeveel tijd je kwijt bent aan kostprijsberekening. Noteer alles: ingrediënten updaten, recepten invoeren, fouten corrigeren. Veel ondernemers schatten dit te laag in.
Reken uit wat je tijd kost
Vermenigvuldig je wekelijkse tijdbesteding met 50 (werkweken). Vermenigvuldig dat met je uurtarief als ondernemer (minimaal €25). Dit is je jaarlijkse tijdsinvestering in Euro's.
Vergelijk met app-kosten
Trek de jaarkosten van een app (bijvoorbeeld €300 voor KitchenNmbrs) af van je tijdkosten. Als het verschil positief is, verdien je geld met een app. De meeste ondernemers besparen €2.000-4.000 per jaar.
✨ Pro tip
Meet 2 weken lang precies hoeveel tijd je besteedt aan Excel-foodcost taken - inclusief fouten zoeken. De meeste ondernemers schatten 45 minuten, maar besteden werkelijk 2,5-3 uur per week.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Is Excel niet gewoon gratis en dus altijd goedkoper?
Kan ik niet gewoon een Excel template downloaden?
Hoelang duurt overstappen van Excel naar een app?
Wat als ik heel goed ben in Excel?
Welke andere voordelen heeft een app behalve tijdsbesparing?
Kunnen meerdere medewerkers tegelijk in een app werken?
Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
kennisbank.more_in_category
Gerelateerde vragen
Ontdek meer onderwerpen
Probeer KitchenNmbrs naast je huidige tool
Niet tevreden met je huidige software? KitchenNmbrs biedt een gratis proefperiode van 7 dagen — geen creditcard nodig, geen verplichtingen. Vergelijk zelf.
Start gratis trial →