Des réunions régulières sur les chiffres et les recettes permettent à votre équipe de réfléchir plutôt que de simplement exécuter. De nombreuses cuisines fonctionnent de manière réactive : ce n'est que lorsque quelque chose ne va pas que vous regardez les chiffres. En organisant des réunions d'équipe hebdomadaires sur le food cost et les recettes, vous évitez que les problèmes ne s'aggravent.
Pourquoi les réunions régulières fonctionnent
Votre chef sait en premier quand un fournisseur devient plus cher. Votre sous-chef voit en premier que les portions deviennent trop grandes. Mais si vous ne parlez pas structurellement des chiffres ensemble, cette connaissance reste chez une seule personne.
💡 Exemple :
Le restaurant De Kust organise chaque mardi à 15h00 une « vérification des chiffres » de 30 minutes :
- Vérifier le food cost des 5 meilleurs plats
- Discuter du gaspillage de la semaine écoulée
- Passer en revue les nouveaux prix des fournisseurs
- Mettre à jour les recettes si nécessaire
Résultat : le food cost a baissé de 34 % à 29 % en 4 mois.
Choisir le bon moment
Planifiez la réunion à des moments calmes, pas juste avant le service. Les meilleurs moments sont généralement :
- Mardi après-midi entre 14h00-16h00 (après le déjeuner, avant la préparation du dîner)
- Mercredi matin entre 10h00-11h00 (jour le plus calme de la semaine)
- Après le service du week-end le lundi (évaluer les jours les plus chargés)
⚠️ Attention :
Ne planifiez jamais une réunion juste avant un service chargé. Personne n'aura la concentration pour bien examiner les chiffres.
Qui inviter à la réunion
Gardez l'équipe petite mais complète. La composition idéale :
- Vous-même (propriétaire/manager) - responsable final
- Chef de cuisine - connaît le mieux la cuisine
- Sous-chef - exécute au quotidien
- Acheteur (si vous en avez un) - connaît les prix des fournisseurs
Plus de 4 personnes devient trop chargé. Moins de 3 manque des contributions importantes.
Ce que vous discutez en 30 minutes
Suivez un ordre du jour fixe, sinon cela devient trop long ou trop superficiel :
💡 Exemple d'ordre du jour (30 minutes) :
- 5 min : Vérifier le food cost des 5 meilleurs plats
- 10 min : Discuter du gaspillage de la semaine écoulée
- 5 min : Passer en revue les nouveaux prix des fournisseurs
- 5 min : Recettes qui doivent être ajustées
- 5 min : Points d'action pour la semaine à venir
Utilisez un système que tout le monde peut voir
Assurez-vous que vos chiffres sont au même endroit où tout le monde peut y accéder. Pas dans votre tête ou sur votre téléphone. Un système comme KitchenNmbrs vous permet de voir les recettes et le food cost sur un seul écran, afin que toute l'équipe regarde les mêmes chiffres.
Cela évite les discussions sur « quel était le coût déjà » et vous permet de voir directement l'impact d'une modification de prix.
Prenez des engagements clairs sur qui fait quoi
Une réunion sans points d'action est inutile. Convenez clairement :
- Qui va entrer les nouveaux prix des fournisseurs ?
- Qui va ajuster la recette si le food cost est trop élevé ?
- Quand la nouvelle recette sera-t-elle testée ?
- Qui vérifiera que la nouvelle taille de portion est respectée ?
⚠️ Attention :
Notez les points d'action. Ce qui n'est pas documenté est oublié dans la frenésie du service.
Commencez petit et développez progressivement
Ne commencez pas immédiatement par des réunions hebdomadaires d'une heure. Commencez par :
- Semaines 1-2 : 15 minutes, seulement food cost des 3 meilleurs plats
- Semaines 3-4 : 20 minutes, food cost + gaspillage
- Semaine 5+ : 30 minutes, ordre du jour complet
Ainsi, votre équipe s'habitue à ce que les chiffres soient normaux à discuter, pas quelque chose d'effrayant.
Comment organiser des réunions de chiffres efficaces ? (étape par étape)
Choisissez un moment fixe et tenez-vous-y
Planifiez le même créneau chaque semaine, par exemple mardi à 15h00. Mettez-le dans l'agenda de tout le monde et traitez-le comme un rendez-vous important. La cohérence est plus importante que de trouver le moment parfait.
Préparez les chiffres
Assurez-vous d'avoir le food cost de vos meilleurs plats, les chiffres de gaspillage et les nouveaux prix des fournisseurs prêts. Utilisez un système que votre équipe peut consulter, pas vos propres notes. Ainsi, tout le monde parle des mêmes chiffres.
Maintenez l'ordre du jour strict et notez les points d'action
Utilisez un ordre du jour fixe de maximum 30 minutes. Laissez tout le monde contribuer, mais ne vous écartez pas du sujet. Notez les points d'action concrets : qui fait quoi et quand. Vérifiez ces points d'action lors de la réunion suivante.
✨ Pro tip
Commencez toujours la réunion par un point positif : quel plat a un bon food cost ou où le gaspillage a diminué. Ainsi, ce n'est pas un « moment de punition » mais une recherche commune d'amélioration.
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Questions fréquentes
À quelle fréquence dois-je organiser ce type de réunion ?
Hebdomadaire est idéal pour la plupart des restaurants. Pour les très petits établissements, toutes les deux semaines peut aussi fonctionner, mais moins de deux fois par mois devient trop peu engageant.
Et si mon équipe n'a pas envie de discuter de chiffres ?
Commencez par des exemples concrets qu'ils reconnaissent. Montrez-leur combien d'argent s'échappe à cause de portions trop grandes. Une fois qu'ils voient l'impact, ils deviennent intéressés.
Combien de temps faut-il avant de voir des résultats ?
Généralement, vous voyez une différence dans le food cost en 4-6 semaines. L'équipe devient plus consciente des coûts et commence automatiquement à mieux faire attention aux portions et au gaspillage.
Et si nous n'avons pas le temps pour des réunions hebdomadaires ?
C'est justement là que vous avez le plus besoin de discuter régulièrement des chiffres. Commencez par 15 minutes par semaine. Cela vous fera finalement gagner plus de temps que de résoudre les problèmes après coup.
Puis-je faire cela si je n'ai qu'un seul chef ?
Absolument. Même à deux, vous pouvez passer en revue les chiffres importants pendant 15 minutes chaque semaine. Votre chef a souvent les meilleures idées pour réduire les coûts.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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