Vollpension-Arrangements sind komplex zu kalkulieren, da du alle Mahlzeiten, Getränke und Service berücksichtigen musst. Viele Caterer schätzen dies und verlieren dadurch Geld bei Arrangements, die voll gebucht wirken. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du die tatsächliche Kostenkalkulation pro Gast pro Tag berechnest.
Was gehört zur Vollpension-Kostenkalkulation?
Vollpension bedeutet alle Mahlzeiten und Getränke für einen Gast während eines Tages. Dies umfasst mehr als nur die Zutaten:
- Frühstück: alle Zutaten + Service
- Mittagessen: alle Zutaten + Service
- Abendessen: alle Zutaten + Service
- Getränke: Kaffee, Tee, Wasser, Säfte bei Mahlzeiten
- Zwischenmahlzeiten: Kaffee-/Teepausen
- Personal: Kochen, Servieren, Abräumen
- Materialien: Geschirr, Leinen, Verbrauchsmaterialien
⚠️ Achtung:
Viele Caterer vergessen die Personalkosten und Materialien. Diese können 40-50% deiner Gesamtkosten bei Vollpension-Arrangements ausmachen.
Berechne Lebensmittelkosten pro Mahlzeit
Beginne mit den Lebensmittelkosten jeder Mahlzeit separat. Addiere alle Zutaten, die auf den Teller kommen:
💡 Beispiel Frühstück pro Gast:
- Brötchen (2 Stück): €0,80
- Belag (Käse, Fleisch): €1,20
- Butter, Marmelade: €0,30
- Frisches Obst: €0,70
- Kaffee/Tee: €0,40
Frühstückskosten: €3,40
Mache das Gleiche für Mittagessen und Abendessen. Berücksichtige alle Beilagen, Saucen, Brot und Getränke, die zur Mahlzeit gehören.
💡 Beispiel vollständiger Tag:
- Frühstück: €3,40
- Mittagessen: €4,80
- Abendessen: €8,20
- Getränke zwischen Mahlzeiten: €1,60
Gesamte Lebensmittelkosten: €18,00 pro Gast pro Tag
Berechne Personalkosten pro Gast
Personal ist eine große Kostenposition bei Vollpension. Berechne, wie viele Stunden du für das komplette Arrangement benötigst:
- Küche: Einkauf, Vorbereitung, Kochen, Abwaschen
- Service: Servieren, Abräumen, Reinigung
- Koordination: Planung, Einkauf, Aufsicht
Teile die Gesamtpersonalkosten durch die Anzahl der Gäste, um die Kosten pro Gast zu erhalten.
💡 Beispiel 50 Gäste, 2 Tage:
- Küche: 2 Personen × 16 Stunden × €18 = €576
- Service: 3 Personen × 12 Stunden × €16 = €576
- Koordination: 1 Person × 8 Stunden × €25 = €200
Gesamtpersonal: €1.352 für 100 Gasttage
Pro Gast pro Tag: €13,52
Addiere Material- und Gemeinkosten
Vergesse nicht die "unsichtbaren" Kosten, die dennoch Geld kosten:
- Geschirr und Besteck: Abschreibung + Ersatz
- Leinen: Tischdecken, Servietten, Küchenleinen
- Verbrauchsmaterialien: Reinigungsmittel, Aluminium, Folie
- Transport: Kraftstoff, Fahrzeugverschleiß
- Versicherung und Gemeinkosten: Anteil der Fixkosten
Diese Kosten machen oft 10-15% deiner Lebensmittel- + Arbeitskosten aus.
💡 Vollständige Kostenkalkulation:
- Lebensmittelkosten: €18,00
- Personal: €13,52
- Material/Gemeinkosten (12%): €3,78
Gesamtkostenkalkulation: €35,30 pro Gast pro Tag
Bestimme deine gewünschte Marge
Jetzt, da du die Kostenkalkulation kennst, bestimmst du den Verkaufspreis. Übliche Margen für Catering liegen zwischen 60-75% des Verkaufspreises.
Bei 65% Marge bedeutet dies, dass deine Kosten 35% deines Verkaufspreises ausmachen dürfen:
Mindestverkaufspreis = Kostenkalkulation ÷ 0,35
💡 Verkaufspreisberechnung:
Kostenkalkulation €35,30 bei 65% Marge:
€35,30 ÷ 0,35 = €100,86 exkl. MwSt.
Verkaufspreis: €109,94 inkl. 9% MwSt. pro Gast pro Tag
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit 9% MwSt. für Catering-Essen. Alkoholische Getränke haben 21% MwSt., sind aber normalerweise nicht in einem Standard-Vollpension-Arrangement enthalten.
Berücksichtige Ausfälle und Änderungen
Bei Arrangements hast du immer das Risiko von Ausfällen oder Last-Minute-Änderungen in der Gästezahl. Baue einen Puffer dafür ein:
- 5-10% Aufschlag für Ausfallrisiko
- Mindestanzahl Gäste in deinem Angebot angeben
- Änderungsgebühren bei Anpassungen innerhalb von 48 Stunden
Ein System wie KitchenNmbrs hilft dir, alle diese Kostenkomponenten pro Arrangement zu verfolgen, sodass du nicht jedes Mal neu rechnen musst.
Wie berechnest du die Kostenkalkulation für ein Vollpension-Arrangement? (Schritt für Schritt)
Erstelle eine vollständige Menüliste für alle Mahlzeiten
Schreibe genau auf, was jeder Gast bekommt: Frühstück, Mittagessen, Abendessen und alle Zwischenmahlzeiten. Vergesse Getränke bei Mahlzeiten nicht. Dies wird deine Grundlage für alle weiteren Berechnungen.
Berechne Lebensmittelkosten pro Mahlzeit pro Gast
Addiere alle Zutaten, die in jeder Mahlzeit enthalten sind. Berechne, was eine Portion von jedem Gericht kostet. Addiere Frühstück + Mittagessen + Abendessen + Getränke für die gesamten Lebensmittelkosten pro Gast pro Tag.
Berechne Personal- und Materialkosten pro Gast
Schätze, wie viele Stunden du für Küche und Service benötigst. Teile Gesamtlohnkosten durch Anzahl der Gasttage. Addiere Materialkosten (Geschirr, Leinen, Transport), oft 10-15% von Lebensmittel+Arbeit.
Bestimme Verkaufspreis mit gewünschter Marge
Teile deine Gesamtkostenkalkulation durch dein gewünschtes Kostenprozentsatz (normalerweise 35% für 65% Marge). Addiere 9% MwSt. für den endgültigen Preis pro Gast pro Tag.
✨ Pro tip
Erstelle ein Standard-Vollpension-Menü, das du gut durchgerechnet hast. Variationen kannst du dann leicht kalkulieren, indem du nur die abweichenden Zutaten anpasst.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Marge ist normal für Vollpension-Catering?
Übliche Margen liegen zwischen 60-75%, was bedeutet, dass deine Kosten 25-40% deines Verkaufspreises ausmachen dürfen. Viele Caterer rechnen mit 65% Marge (35% Kosten) als Ausgangspunkt.
Muss ich Transport und Material separat berechnen?
Ja, diese Kosten sind real und können 10-15% deiner Gesamtkosten ausmachen. Berücksichtige Kraftstoff, Fahrzeugverschleiß, Geschirr, Leinen und Reinigungsmittel in deiner Kostenkalkulation.
Wie gehe ich mit Ausfällen bei Arrangements um?
Baue 5-10% Puffer in deinen Preis für Ausfallrisiko ein, gebe eine Mindestanzahl von Gästen in deinem Angebot an, und berechne Änderungsgebühren bei Anpassungen innerhalb von 48 Stunden vor dem Event.
Haben Getränke bei Mahlzeiten 9% oder 21% MwSt.?
Kaffee, Tee, Wasser und Säfte bei Mahlzeiten fallen unter 9% MwSt. Nur alkoholische Getränke haben 21% MwSt., sind aber normalerweise nicht in einem Standard-Vollpension-Arrangement enthalten.
Wie oft sollte ich meine Vollpension-Preise anpassen?
Überprüfe deine Kalkulationen mindestens vierteljährlich, besonders nach Preiserhöhungen von Lieferanten. Bei Vollpension hast du viele verschiedene Zutaten, daher haben Preisänderungen große Auswirkungen auf deine Marge.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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