Een cateringofferte bestaat uit veel meer dan alleen de foodkosten. Personeel, transport en opbouw kunnen snel 40-60% van je totale kosten uitmaken. Hier ontdek je stap-voor-stap hoe je een volledige offerte berekent die alle kosten dekt én winst oplevert.
De 5 kostenposten van catering
Elke complete cateringofferte bevat deze onderdelen:
- Foodkosten - ingrediënten en bereiding
- Personeel - koks, bediening, afwas
- Transport - brandstof, tijd, voertuigkosten
- Materiaal - servies, warmhoudapparatuur, decoratie
- Opbouw/afbouw - tijd en mankracht ter plaatse
💡 Voorbeeld: Bedrijfslunch 50 personen
Luxe lunchbuffet op locatie, 2 uur service:
- Food per persoon: €18,50
- Personeel (2 personen, 5 uur): €200
- Transport (heen/terug): €45
- Materiaal (warmhoudpannen, servies): €85
- Opbouw/afbouw: €120
Totale kosten: €1.375 (€27,50 per persoon)
Stap 1: Bereken je foodkosten per persoon
Begin met je foodcost per persoon. Dit omvat je ingrediëntkosten inclusief een veiligheidsmarge voor no-shows.
Reken 5-10% extra voor uitval. Komen er van de 50 geplande gasten maar 45? Dan heb je alsnog je kosten gedekt.
⚠️ Let op:
Buffetten hebben vaak 15-25% verspilling. Gasten scheppen meer op dan ze opeten, of gerechten blijven over. Calculeer dit mee in je foodcost.
Stap 2: Bereken personeel en tijd
Personeel vormt vaak je grootste kostenpost na food. Reken niet alleen de eventtijd, maar ook:
- Voorbereiding - inkopen, prep, inladen
- Reistijd - heen en terug
- Service - opbouw, bediening, afbouw
- Nawerk - schoonmaken, uitladen
Standaardtarieven: €20-25 per uur voor servicepersoneel, €25-30 per uur voor koks. Na dit te hebben bijgehouden bij tientallen horecazaken blijken deze tarieven realistisch voor de meeste regio's.
💡 Voorbeeld: Personeelsberekening
Event van 16:00-20:00 (4 uur), 2 personen nodig:
- Voorbereiding: 2 uur × 2 personen = 4 uur
- Reistijd: 1 uur × 2 personen = 2 uur
- Service: 4 uur × 2 personen = 8 uur
- Afbouw: 1 uur × 2 personen = 2 uur
Totaal: 16 uur × €22,50 = €360
Stap 3: Transport en materiaalkosten
Transport bereken je op basis van kilometers en tijd. Gebruikelijk: €0,35-0,50 per kilometer plus €20-25 per uur voor de chauffeur.
Materiaalkosten zijn doorgaans:
- Warmhoudapparatuur: €2-5 per persoon
- Extra servies/bestek: €1-3 per persoon
- Decoratie/linnen: €1-2 per persoon
- Wegwerpmateriaal: €0,50-1 per persoon
Stap 4: Marge en winstopslag
Op je totale kosten bereken je een marge van 25-35%. Dit dekt onvoorziene kosten en genereert winst.
💡 Voorbeeld: Complete berekening
Borrel 75 personen, 3 uur service:
- Food: 75 × €12,50 = €937,50
- Personeel: €480
- Transport: €65
- Materiaal: €180
- Subtotaal kosten: €1.662,50
- Marge 30%: €498,75
Offerteprijs: €2.161,25 (€28,82 per persoon)
Digitale hulpmiddelen
Een systeem zoals KitchenNmbrs helpt je standaard cateringmenu's vast te leggen met automatische kostprijsberekening. Zo creëer je sneller offertes zonder steeds opnieuw te hoeven rekenen.
Hoe bereken je een cateringofferte? (stap voor stap)
Bepaal je foodkosten per persoon
Bereken de ingrediëntkosten per persoon en tel er 10% bij op voor uitval en verspilling. Bij buffetten reken je vaak 15-25% extra voor wat overblijft.
Bereken alle personeelskosten
Tel op: voorbereiding + reistijd + servicetijd + afbouw. Vermenigvuldig met aantal personen en uurtarief (€20-30 per uur).
Voeg transport en materiaal toe
Reken €0,35-0,50 per kilometer plus chauffeurstijd. Materiaal is vaak €3-8 per persoon (warmhouden, servies, decoratie).
Tel alles op en voeg 25-35% marge toe
Optellen: food + personeel + transport + materiaal. Hier bovenop komt je winstmarge van 25-35% voor een gezonde cateringprijs.
✨ Pro tip
Maak een checklist van alle 23 kostenposten die je bij catering kunt hebben en controleer deze bij elke offerte. Zo vergeet je nooit meer kosten zoals parkeergeld of extra schoonmaakkosten.
Calcolarlo da solo?
Nell'app KitchenNmbrs lo fai in pochi clic. 7 giorni gratis, senza carta di credito.
Questo articolo ti è stato utile?
Domande frequenti
Hoeveel personeel heb ik nodig voor catering?
Vuistregel: 1 persoon per 25-30 gasten bij buffet, 1 per 15-20 bij bediende service. Tel altijd voorbereiding, reistijd en afbouw mee in je urenberekening.
Wat als er minder gasten komen dan gepland?
Reken 5-10% uitval mee in je foodcost. Spreek met de klant een minimum aantal af waarover gefactureerd wordt, bijvoorbeeld 90% van het geplande aantal.
Hoe reken ik transport bij catering?
Bereken kilometers × €0,35-0,50 plus reistijd × uurtarief chauffeur. Bij grote events vaak aparte transportkosten doorberekenen aan de klant.
Welke marge is normaal voor catering?
25-35% marge op je totale kosten is gangbaar. Catering heeft meer risico's dan restaurant (weer, uitval, logistiek) dus je marge mag hoger zijn.
Moet ik BTW apart berekenen bij catering?
Ja, catering valt onder 9% BTW. Reken je offerte excl. BTW en vermeld BTW apart. Zo blijft je berekening overzichtelijk.
Hoe bereken ik kosten voor warmhoudapparatuur?
Reken €2-5 per persoon voor chafing dishes en warmhoudpannen. Voor events boven 100 personen vaak een vaste fee van €150-250 per event.
Wat doe ik bij last-minute wijzigingen van de klant?
Spreek vooraf af dat wijzigingen binnen 48 uur voor het event 25% toeslag krijgen. Wijzigingen op de dag zelf kosten 50% extra vanwege de extra logistiek.
📚 Fonti consultate
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fonte ufficiale
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fonte ufficiale
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fonte ufficiale
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fonte ufficiale
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fonte ufficiale
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fonte ufficiale
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fonte ufficiale
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fonte ufficiale
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Fonte ufficiale
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Fonte ufficiale
Ministero della Salute — https://www.salute.gov.it
Gli standard HACCP mostrati in questa applicazione sono forniti a solo scopo informativo. KitchenNmbrs non garantisce che i valori mostrati siano aggiornati o completi. Consultare sempre il Ministero della Salute o l'autorità locale competente per le normative vigenti.
Scritto da
Jeffrey Smit
Fondatore e CEO di KitchenNmbrs
Jeffrey Smit ha creato KitchenNmbrs da 8 anni di esperienza pratica come responsabile di cucina presso 1NUL8 Group a Rotterdam. La sua missione: dare a ogni ristoratore il controllo sui costi alimentari.
Calcola eventi e catering al centesimo
Menù di gruppo, buffet ed eventi sono complessi. KitchenNmbrs calcola il food cost totale per persona, per portata, per evento. Inizia gratis.
Inizia la prova gratuita →