Chaque jour, tu reçois des factures de fournisseurs. Beaucoup de restaurateurs les approuvent automatiquement, mais cela peut entraîner des erreurs coûteuses. Un rapide contrôle quotidien de 5 minutes peut te faire économiser des centaines d'euros par mois.
Pourquoi le contrôle quotidien est si important
Les fournisseurs font des erreurs. Pas exprès, mais ça arrive. Mauvais prix, livraisons en double, produits que tu n'as pas commandés. Si tu ne vérifies pas, tu paies trop cher.
⚠️ Attention :
Beaucoup de fournisseurs appliquent des prix différents pour les mêmes produits. Vérifie toujours que le prix sur la facture correspond à votre dernier accord.
Le contrôle quotidien en 5 points
Ce contrôle prend 5 minutes par facture, mais peut te faire économiser beaucoup d'argent :
- Quantités : Ce que tu as commandé correspond-il à ce qui est sur la facture ?
- Prix au kilo/à la pièce : Sont-ce les mêmes prix que la semaine dernière ?
- Qualité des produits livrés : Tout était-il en ordre à la réception ?
- Articles manquants : Y a-t-il quelque chose sur la facture qui n'a pas été livré ?
- Montant total : L'addition est-elle correcte ?
💡 Exemple :
Facture de ton fournisseur de poisson :
- 10 kg de filet de saumon à €28/kg = €280
- 5 kg de dorade à €22/kg = €110
- Mais tu n'as reçu que 8 kg de saumon
Différence : €56 trop payés
Les erreurs les plus courantes sur les factures
Voici les erreurs que tu rencontres le plus souvent sur les factures d'achat :
- Mauvaises quantités : Tu as commandé 5 kg, tu en as reçu 4 kg, mais tu paies pour 5 kg
- Anciens prix : Le fournisseur applique encore l'ancien prix alors que vous aviez convenu d'un nouveau prix
- Postes en double : Le même produit apparaît 2 fois sur la facture
- Produits que tu as refusés : Mauvaise qualité renvoyée, mais qui figure toujours sur la facture
💡 Exemple d'erreur :
Ton fournisseur de légumes a augmenté le prix des tomates de €3,20 à €3,80 par kg. Sur la facture, c'est encore €3,20.
- Tu utilises 20 kg de tomates par semaine
- Différence : €0,60 par kg
- Par semaine : €12 trop peu payés
Cela semble petit, mais sur un an, c'est €624 de différence dans tes coûts.
Comment organiser cela pratiquement
Facilite-toi la tâche avec une routine fixe :
- Heure fixe : Contrôle les factures chaque matin à 9h00
- Lieu fixe : Mets toutes les factures en une seule pile sur ton bureau
- Compare avec la commande : Garde ton bon de commande à côté
- Note les écarts : Écris ce qui ne correspond pas
- Appelle immédiatement : Contacte le fournisseur le même jour en cas d'erreur
💡 Conseil pratique :
Crée une simple checklist que tu utilises pour chaque facture :
- □ Quantités vérifiées
- □ Prix vérifiés
- □ Qualité était bonne
- □ Rien ne manquait
- □ Total correct
Que faire en cas d'erreur
Si tu trouves une erreur, agis immédiatement :
- Appelle le fournisseur : Explique ce qui ne correspond pas
- Demande un avoir : Pour les montants facturés en trop
- Documente tout : Conserve les emails et les notes
- N'approuve pas : Mets la facture de côté jusqu'à ce que ce soit résolu
La plupart des fournisseurs règlent cela correctement. Ce sont généralement de vraies erreurs, pas de la malhonnêteté.
Comment contrôles-tu une facture ? (étape par étape)
Mets la facture et la commande côte à côte
Prends la facture et trouve ta commande ou ton bon de commande. Sans la commande, tu ne peux pas vérifier si tout est correct. Vérifie d'abord que c'est le même fournisseur et la même date.
Contrôle chaque ligne de la facture
Parcours tous les produits sur la facture. Vérifie pour chaque ligne : la quantité est-elle correcte, le prix au kilo/à la pièce est-il correct, as-tu vraiment reçu ce produit ? Coche chaque ligne qui est correcte.
Vérifie le montant total et traite les erreurs
Vérifie que l'addition de toutes les lignes correspond au montant total. En cas d'erreur : appelle immédiatement le fournisseur, explique ce qui ne correspond pas et demande un avoir. N'approuve la facture que lorsque tout est résolu.
✨ Pro tip
Prends des photos des produits que tu refuses pour mauvaise qualité. Tu pourras ainsi prouver plus tard pourquoi tu as demandé un avoir.
Calculer vous-même ?
Dans l'application KitchenNmbrs, c'est en quelques clics. 7 jours gratuits, sans carte de crédit.
Cet article vous a-t-il été utile ?
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour contrôler chaque facture ?
Environ 5 minutes par facture si tu as une routine. Pour un restaurant moyen avec 5-8 fournisseurs par jour, cela prend environ 30-40 minutes par jour.
Que faire si je trouve une erreur mais que le fournisseur la nie ?
Conserve toujours ton bon de commande et prends des photos des produits livrés en cas de doute. La plupart des fournisseurs sont honnêtes et règlent les erreurs correctement. En cas de problèmes récurrents, tu peux envisager de changer de fournisseur.
Dois-je aussi contrôler les petits montants ou seulement les grandes factures ?
Contrôle toutes les factures, même les petites. Les petites erreurs s'accumulent et les fournisseurs remarquent si tu vérifies ou non. S'ils savent que tu contrôles tout, ils font moins d'erreurs.
Puis-je confier cela à mon chef ou mon sous-chef ?
Oui, mais assure-toi que cette personne connaît les prix convenus et ce qui a été commandé. Donne des instructions claires sur la marche à suivre en cas d'erreur. La responsabilité finale te revient en tant que propriétaire.
Comment éviter de payer deux fois pour la même livraison ?
Conserve toutes les factures classées par date et fournisseur. Vérifie avec chaque nouvelle facture que tu n'as pas déjà reçu le même numéro de facture auparavant. Certains fournisseurs envoient accidentellement la même facture deux fois.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
Automatisez vos contrôles quotidiens de cuisine
Les contrôles manuels prennent du temps et manquent des erreurs. KitchenNmbrs automatise l’enregistrement des températures, la gestion des stocks et les vérifications HACCP. Essayez 14 jours gratuit.
Commencer l'essai gratuit →