Elke dag komen er facturen binnen van leveranciers. Veel horecaondernemers accorderen deze automatisch, maar dat kan dure fouten opleveren. Een snelle dagelijkse check van 5 minuten kan je honderden euro's per maand besparen.
Waarom dagelijkse controle zo belangrijk is
Leveranciers maken fouten. Niet expres, maar het gebeurt. Verkeerde prijzen, dubbele leveringen, producten die je niet besteld hebt. Als je dit niet checkt, betaal je te veel.
⚠️ Let op:
Veel leveranciers hanteren verschillende prijzen voor dezelfde producten. Check altijd of de prijs op de factuur klopt met je laatste afspraak.
De 5-punten dagelijkse check
Deze check duurt 5 minuten per factuur, maar kan je veel geld besparen:
- Hoeveelheden: Klopt wat je besteld hebt met wat er op de factuur staat?
- Prijzen per kilo/stuk: Zijn dit dezelfde prijzen als vorige week?
- Kwaliteit geleverde producten: Was alles in orde bij aankomst?
- Ontbrekende items: Staat er iets op de factuur wat niet geleverd is?
- Totaalbedrag: Klopt de optelsom?
? Voorbeeld:
Factuur van je visleverancier:
- 10 kg zalmfilet à €28/kg = €280
- 5 kg dorade à €22/kg = €110
- Maar je hebt maar 8 kg zalm ontvangen
Verschil: €56 te veel betaald
Veelgemaakte fouten op facturen
Deze fouten kom je het vaakst tegen op inkoopfacturen:
- Verkeerde hoeveelheden: Je bestelde 5 kg, kreeg 4 kg, maar betaalt voor 5 kg
- Oude prijzen: Leverancier rekent nog oude prijs terwijl jullie nieuwe prijs hebben afgesproken
- Dubbele posten: Hetzelfde product staat 2x op de factuur
- Producten die je geweigerd hebt: Slechte kwaliteit teruggestuurd, maar staat nog op factuur
? Voorbeeld fout:
Je groentenleverancier verhoogde de prijs van tomaten van €3,20 naar €3,80 per kg. Op de factuur staat nog €3,20.
- Je gebruikt 20 kg tomaten per week
- Verschil: €0,60 per kg
- Per week: €12 te weinig betaald
Dit lijkt klein, maar over een jaar is dit €624 verschil in je kostprijzen.
Hoe organiseer je dit praktisch
Maak het jezelf makkelijk met een vaste routine:
- Vaste tijd: Check facturen elke ochtend om 9:00
- Vaste plek: Leg alle facturen op één stapel op je bureau
- Vergelijk met bestelling: Houd je bestelbon erbij
- Noteer afwijkingen: Schrijf op wat niet klopt
- Bel direct: Bel de leverancier nog dezelfde dag bij fouten
? Praktijktip:
Maak een simpele checklist die je bij elke factuur afloopt:
- □ Hoeveelheden gecontroleerd
- □ Prijzen gecontroleerd
- □ Kwaliteit was goed
- □ Niets ontbrak
- □ Totaal klopt
Wat doe je bij fouten
Als je een fout vindt, handel dan direct:
- Bel de leverancier: Leg uit wat er niet klopt
- Vraag creditnota: Voor te veel berekende bedragen
- Documenteer alles: Bewaar emails en notities
- Accordeer niet: Zet factuur opzij tot het opgelost is
De meeste leveranciers lossen dit netjes op. Het zijn meestal echte fouten, geen opzet.
Hoe controleer je een factuur? (stap voor stap)
Leg factuur en bestelling naast elkaar
Pak de factuur en zoek je bestelling of bestelbon erbij. Zonder bestelling kun je niet controleren of alles klopt. Check eerst of het dezelfde leverancier en datum betreft.
Controleer elke regel van de factuur
Loop alle producten op de factuur langs. Check per regel: klopt de hoeveelheid, klopt de prijs per kilo/stuk, heb je dit product daadwerkelijk ontvangen? Zet een vinkje bij elke regel die klopt.
Check het totaalbedrag en handel fouten af
Controleer of de optelsom van alle regels klopt met het totaalbedrag. Bij fouten: bel direct de leverancier, leg uit wat er niet klopt en vraag om een creditnota. Accordeer de factuur pas als alles opgelost is.
✨ Pro tip
Maak foto's van producten die je weigert wegens slechte kwaliteit. Dan kun je later bewijzen waarom je een creditnota hebt gevraagd.
Obliczyć samemu?
W aplikacji KitchenNmbrs zrobisz to w kilka kliknięć. 7 dni za darmo, bez karty kredytowej.
Czy ten artykuł był pomocny?
Często zadawane pytania
Hoeveel tijd kost het om elke factuur te controleren?
Ongeveer 5 minuten per factuur als je een routine hebt. Voor een gemiddeld restaurant met 5-8 leveranciers per dag kost dit ongeveer 30-40 minuten per dag.
Wat als ik een fout vind maar de leverancier ontkent dit?
Bewaar altijd je bestelbon en maak foto's van geleverde producten bij twijfel. De meeste leveranciers zijn eerlijk en lossen fouten netjes op. Bij structurele problemen kun je overwegen van leverancier te wisselen.
Moet ik ook kleine bedragen controleren of alleen grote facturen?
Controleer alle facturen, ook kleine. Kleine fouten stapelen op en leveranciers merken of je wel of niet controleert. Als ze weten dat je alles checkt, maken ze minder fouten.
Kan ik dit uitbesteden aan mijn chef of sous-chef?
Ja, maar zorg dat diegene weet wat de afgesproken prijzen zijn en wat er besteld is. Geef duidelijke instructies over wat te doen bij fouten. De eindverantwoordelijkheid blijft bij jou als eigenaar.
Hoe voorkom ik dat ik dubbel betaal voor dezelfde levering?
Bewaar alle facturen geordend op datum en leverancier. Check bij elke nieuwe factuur of je niet al eerder hetzelfde factuurnummer hebt gehad. Sommige leveranciers sturen per ongeluk dezelfde factuur twee keer.
📚 Skonsultowane źródła
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Źródło oficjalne
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Źródło oficjalne
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Źródło oficjalne
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Źródło oficjalne
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Źródło oficjalne
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Źródło oficjalne
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Źródło oficjalne
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Źródło oficjalne
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Źródło oficjalne
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Źródło oficjalne
GIS (Główny Inspektorat Sanitarny) — https://www.gis.gov.pl
Normy HACCP przedstawione w tej aplikacji mają charakter wyłącznie informacyjny. KitchenNmbrs nie gwarantuje, że wyświetlane wartości są aktualne lub kompletne. Zawsze konsultuj się z GIS lub lokalnym organem w sprawie obowiązujących przepisów.
Autor
Jeffrey Smit
Założyciel i CEO KitchenNmbrs
Jeffrey Smit stworzył KitchenNmbrs na podstawie 8 lat praktycznego doświadczenia jako kierownik kuchni w 1NUL8 Group w Rotterdamie. Jego misja: dać każdemu właścicielowi restauracji kontrolę nad kosztami żywności.
Zautomatyzuj codzienne kontrole kuchni
Ręczne kontrole kosztują czas i pomijają błędy. KitchenNmbrs automatyzuje rejestrację temperatury, zarządzanie zapasami i kontrole HACCP. Wypróbuj za darmo przez 14 dni.
Rozpocznij bezpłatny okres próbny →