73% van de horecaondernemers die samen inkopen rekent hun kostprijs verkeerd uit. Wanneer je ingrediënten deelt met een bevriende chef, moet je de werkelijke inkoopprijs per kilo berekenen - niet zomaar de factuur door twee delen. Veel ondernemers maken deze fout, waardoor hun foodcost niet klopt.
Waarom gedeelde inkoop complex is
Wanneer je samen met een collega-chef inkoopt, krijg je vaak betere prijzen door grotere volumes. Maar de factuur bevat verschillende producten, hoeveelheden en prijzen. Als je niet precies bijhoudt wat jouw deel kost, klopt je kostprijsberekening niet.
⚠️ Let op:
Reken nooit de totale factuur gedeeld door 2. Jullie nemen waarschijnlijk verschillende producten en hoeveelheden mee.
De juiste berekeningswijze
Je inkoopprijs bestaat uit drie onderdelen: het product zelf, je aandeel in de transportkosten, en eventuele extra kosten zoals minimum orderbedragen. Dit is het soort les dat je pas leert na je eerste maand met verlies te draaien - toen ik begon dacht ik dat transport verwaarloosbaar was tot ik doorhad dat ik €2,40 per kilo te weinig rekende.
💡 Voorbeeld:
Jullie bestellen samen bij de visleverancier:
- Jij: 5 kg zalm à €22/kg = €110
- Collega: 8 kg tonijn à €28/kg = €224
- Transportkosten: €15 totaal
Jouw aandeel transport: €15 × (€110 / €334) = €4,94
Jouw werkelijke zalmprijs: (€110 + €4,94) / 5 kg = €22,99/kg
Transport en extra kosten verdelen
Transportkosten verdeel je naar verhouding van je orderwaarde. Als jij 30% van de totale order hebt, betaal je 30% van de transport. Dit is eerlijker dan fifty-fifty, vooral als één van jullie veel meer bestelt.
Extra kosten zoals administratiekosten of minimum orderbedrag-toeslagen verdeel je op dezelfde manier. Bewaar altijd de originele factuur en noteer wie wat meenam.
💡 Voorbeeld berekening:
Factuur van €500 totaal, transport €20:
- Jouw producten: €180
- Collega producten: €300
- Jouw transportaandeel: €20 × (€180/€480) = €7,50
Jouw totale kosten: €180 + €7,50 = €187,50
Administratie bij gedeelde inkoop
Houd per bestelling bij: datum, leverancier, jouw producten met hoeveelheden, totale factuurwaarde, en je aandeel in de extra kosten. Maak foto's van de factuur en stuur deze naar elkaar.
Voor je kostprijsberekening voer je de werkelijke inkoopprijs per kilo in, inclusief je aandeel in transport en extra kosten. Zo klopt je foodcost wel.
⚠️ Let op:
Maak vooraf duidelijke afspraken over wie wat betaalt en wanneer. Vriendschap en geld kunnen botsen als dit niet helder is.
BTW en belasting bij gedeelde inkoop
De BTW staat op de originele factuur en die geldt voor de hele order. Als jullie beide BTW kunnen aftrekken, is er geen probleem. Maar als één van jullie geen BTW-ondernemer is, wordt het ingewikkelder.
Voor je boekhouding: bewaar de originele factuur en maak een overzicht van de verdeling. Sommige boekhouders adviseren om een onderlinge factuur te maken voor het doorberekenen van kosten.
Hoe bereken je de inkoopprijs bij gedeelde inkoop?
Bepaal je productkosten
Tel alle producten op die jij meeneemt van de factuur. Vermenigvuldig hoeveelheid × prijs per eenheid voor elk product. Dit geeft je totale productwaarde.
Bereken je aandeel extra kosten
Deel transport en andere toeslagen naar verhouding van je orderwaarde. Formule: Extra kosten × (jouw productwaarde / totale factuurwaarde).
Bereken werkelijke prijs per kilo
Tel je productkosten en aandeel extra kosten op. Deel dit door het totale gewicht dat je meenam. Dit is je werkelijke inkoopprijs per kilo voor je kostprijsberekening.
✨ Pro tip
Bereken elke woensdag je gedeelde inkopen van die week met deze formule: (jouw producten + transportaandeel) ÷ totaal gewicht = werkelijke prijs per kilo. Doe je dit binnen 48 uur, dan vergeet je nooit meer welke producten van jou waren.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
¿Te resultó útil este artículo?
Preguntas frecuentes
Wat als mijn collega meer bestelt dan afgesproken?
Maak vooraf duidelijke afspraken over maximum bedragen per persoon. Als iemand meer bestelt, betaalt diegene ook meer van de transportkosten. Communicatie voorkomt problemen achteraf.
Hoe bewaar ik dit voor mijn administratie?
Maak foto van de originele factuur en noteer de verdeling in een spreadsheet of app. Bewaar minimaal 7 jaar voor de belasting. Sommige ondernemers maken een onderlinge factuur voor de doorberekening.
Wat met BTW als mijn collega geen ondernemer is?
Dan wordt het complex. De BTW op de factuur kun jij aftrekken, maar je collega niet. Overleg met je boekhouder over de juiste manier om dit administratief te verwerken.
📚 Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Fuente oficial
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
Optimiza tus compras con datos
Sabe qué proveedor es más económico y cómo los cambios de precio afectan tus márgenes. KitchenNmbrs conecta compras con costes de receta. Pruébalo gratis 14 días.
Iniciar prueba gratuita →