73% van de horecaondernemers die samen inkopen rekent hun kostprijs verkeerd uit. Wanneer je ingrediënten deelt met een bevriende chef, moet je de werkelijke inkoopprijs per kilo berekenen - niet zomaar de factuur door twee delen. Veel ondernemers maken deze fout, waardoor hun foodcost niet klopt.
Waarom gedeelde inkoop complex is
Wanneer je samen met een collega-chef inkoopt, krijg je vaak betere prijzen door grotere volumes. Maar de factuur bevat verschillende producten, hoeveelheden en prijzen. Als je niet precies bijhoudt wat jouw deel kost, klopt je kostprijsberekening niet.
⚠️ Let op:
Reken nooit de totale factuur gedeeld door 2. Jullie nemen waarschijnlijk verschillende producten en hoeveelheden mee.
De juiste berekeningswijze
Je inkoopprijs bestaat uit drie onderdelen: het product zelf, je aandeel in de transportkosten, en eventuele extra kosten zoals minimum orderbedragen. Dit is het soort les dat je pas leert na je eerste maand met verlies te draaien - toen ik begon dacht ik dat transport verwaarloosbaar was tot ik doorhad dat ik €2,40 per kilo te weinig rekende.
💡 Voorbeeld:
Jullie bestellen samen bij de visleverancier:
- Jij: 5 kg zalm à €22/kg = €110
- Collega: 8 kg tonijn à €28/kg = €224
- Transportkosten: €15 totaal
Jouw aandeel transport: €15 × (€110 / €334) = €4,94
Jouw werkelijke zalmprijs: (€110 + €4,94) / 5 kg = €22,99/kg
Transport en extra kosten verdelen
Transportkosten verdeel je naar verhouding van je orderwaarde. Als jij 30% van de totale order hebt, betaal je 30% van de transport. Dit is eerlijker dan fifty-fifty, vooral als één van jullie veel meer bestelt.
Extra kosten zoals administratiekosten of minimum orderbedrag-toeslagen verdeel je op dezelfde manier. Bewaar altijd de originele factuur en noteer wie wat meenam.
💡 Voorbeeld berekening:
Factuur van €500 totaal, transport €20:
- Jouw producten: €180
- Collega producten: €300
- Jouw transportaandeel: €20 × (€180/€480) = €7,50
Jouw totale kosten: €180 + €7,50 = €187,50
Administratie bij gedeelde inkoop
Houd per bestelling bij: datum, leverancier, jouw producten met hoeveelheden, totale factuurwaarde, en je aandeel in de extra kosten. Maak foto's van de factuur en stuur deze naar elkaar.
Voor je kostprijsberekening voer je de werkelijke inkoopprijs per kilo in, inclusief je aandeel in transport en extra kosten. Zo klopt je foodcost wel.
⚠️ Let op:
Maak vooraf duidelijke afspraken over wie wat betaalt en wanneer. Vriendschap en geld kunnen botsen als dit niet helder is.
BTW en belasting bij gedeelde inkoop
De BTW staat op de originele factuur en die geldt voor de hele order. Als jullie beide BTW kunnen aftrekken, is er geen probleem. Maar als één van jullie geen BTW-ondernemer is, wordt het ingewikkelder.
Voor je boekhouding: bewaar de originele factuur en maak een overzicht van de verdeling. Sommige boekhouders adviseren om een onderlinge factuur te maken voor het doorberekenen van kosten.
Hoe bereken je de inkoopprijs bij gedeelde inkoop?
Bepaal je productkosten
Tel alle producten op die jij meeneemt van de factuur. Vermenigvuldig hoeveelheid × prijs per eenheid voor elk product. Dit geeft je totale productwaarde.
Bereken je aandeel extra kosten
Deel transport en andere toeslagen naar verhouding van je orderwaarde. Formule: Extra kosten × (jouw productwaarde / totale factuurwaarde).
Bereken werkelijke prijs per kilo
Tel je productkosten en aandeel extra kosten op. Deel dit door het totale gewicht dat je meenam. Dit is je werkelijke inkoopprijs per kilo voor je kostprijsberekening.
✨ Pro tip
Bereken elke woensdag je gedeelde inkopen van die week met deze formule: (jouw producten + transportaandeel) ÷ totaal gewicht = werkelijke prijs per kilo. Doe je dit binnen 48 uur, dan vergeet je nooit meer welke producten van jou waren.
Calcolarlo da solo?
Nell'app KitchenNmbrs lo fai in pochi clic. 7 giorni gratis, senza carta di credito.
Questo articolo ti è stato utile?
Domande frequenti
Wat als mijn collega meer bestelt dan afgesproken?
Maak vooraf duidelijke afspraken over maximum bedragen per persoon. Als iemand meer bestelt, betaalt diegene ook meer van de transportkosten. Communicatie voorkomt problemen achteraf.
Hoe bewaar ik dit voor mijn administratie?
Maak foto van de originele factuur en noteer de verdeling in een spreadsheet of app. Bewaar minimaal 7 jaar voor de belasting. Sommige ondernemers maken een onderlinge factuur voor de doorberekening.
Wat met BTW als mijn collega geen ondernemer is?
Dan wordt het complex. De BTW op de factuur kun jij aftrekken, maar je collega niet. Overleg met je boekhouder over de juiste manier om dit administratief te verwerken.
📚 Fonti consultate
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fonte ufficiale
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fonte ufficiale
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fonte ufficiale
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fonte ufficiale
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fonte ufficiale
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fonte ufficiale
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fonte ufficiale
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fonte ufficiale
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Fonte ufficiale
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Fonte ufficiale
Ministero della Salute — https://www.salute.gov.it
Gli standard HACCP mostrati in questa applicazione sono forniti a solo scopo informativo. KitchenNmbrs non garantisce che i valori mostrati siano aggiornati o completi. Consultare sempre il Ministero della Salute o l'autorità locale competente per le normative vigenti.
Scritto da
Jeffrey Smit
Fondatore e CEO di KitchenNmbrs
Jeffrey Smit ha creato KitchenNmbrs da 8 anni di esperienza pratica come responsabile di cucina presso 1NUL8 Group a Rotterdam. La sua missione: dare a ogni ristoratore il controllo sui costi alimentari.
Ottimizza i tuoi acquisti con i dati
Sappi quale fornitore è più conveniente e come le variazioni di prezzo impattano i tuoi margini. KitchenNmbrs collega acquisti ai costi ricetta. Provalo gratis per 14 giorni.
Inizia la prova gratuita →