Jeden Tag kommen Rechnungen von Lieferanten herein. Viele Gastronomiebetreiber genehmigen diese automatisch, aber das kann teure Fehler verursachen. Eine schnelle tägliche Kontrolle von 5 Minuten kann dir hunderte Euro pro Monat sparen.
Warum tägliche Kontrolle so wichtig ist
Lieferanten machen Fehler. Nicht absichtlich, aber es passiert. Falsche Preise, doppelte Lieferungen, Produkte, die du nicht bestellt hast. Wenn du das nicht überprüfst, zahlst du zu viel.
⚠️ Achtung:
Viele Lieferanten haben unterschiedliche Preise für dieselben Produkte. Überprüfe immer, ob der Preis auf der Rechnung mit deiner letzten Absprache übereinstimmt.
Die 5-Punkte-Tägliche Kontrolle
Diese Kontrolle dauert 5 Minuten pro Rechnung, kann dir aber viel Geld sparen:
- Mengen: Stimmt das, was du bestellt hast, mit dem überein, was auf der Rechnung steht?
- Preise pro Kilo/Stück: Sind das dieselben Preise wie letzte Woche?
- Qualität der gelieferten Produkte: War bei der Ankunft alles in Ordnung?
- Fehlende Artikel: Steht etwas auf der Rechnung, das nicht geliefert wurde?
- Gesamtbetrag: Stimmt die Summe?
💡 Beispiel:
Rechnung von deinem Fischlieferanten:
- 10 kg Lachsfilet à €28/kg = €280
- 5 kg Dorade à €22/kg = €110
- Aber du hast nur 8 kg Lachs erhalten
Differenz: €56 zu viel bezahlt
Häufige Fehler auf Rechnungen
Diese Fehler findest du am häufigsten auf Einkaufsrechnungen:
- Falsche Mengen: Du bestelltest 5 kg, erhieltest 4 kg, zahlst aber für 5 kg
- Alte Preise: Lieferant berechnet noch alten Preis, obwohl ihr neuen Preis vereinbart habt
- Doppelte Posten: Dasselbe Produkt steht 2x auf der Rechnung
- Produkte, die du abgelehnt hast: Schlechte Qualität zurückgesendet, aber steht noch auf Rechnung
💡 Beispiel Fehler:
Dein Gemüselieferant erhöhte den Preis für Tomaten von €3,20 auf €3,80 pro kg. Auf der Rechnung steht noch €3,20.
- Du verwendest 20 kg Tomaten pro Woche
- Differenz: €0,60 pro kg
- Pro Woche: €12 zu wenig bezahlt
Das klingt klein, aber über ein Jahr ist das €624 Unterschied in deinen Selbstkosten.
Wie organisierst du das praktisch
Mach es dir selbst leicht mit einer festen Routine:
- Feste Zeit: Überprüfe Rechnungen jeden Morgen um 9:00 Uhr
- Fester Ort: Lege alle Rechnungen auf einen Stapel auf deinen Schreibtisch
- Vergleiche mit Bestellung: Halte deine Bestellschein bereit
- Notiere Abweichungen: Schreib auf, was nicht stimmt
- Ruf sofort an: Ruf den Lieferanten noch am selben Tag bei Fehlern an
💡 Praktischer Tipp:
Erstelle eine einfache Checkliste, die du bei jeder Rechnung durchgehst:
- □ Mengen überprüft
- □ Preise überprüft
- □ Qualität war gut
- □ Nichts fehlte
- □ Summe stimmt
Was du bei Fehlern tust
Wenn du einen Fehler findest, handle sofort:
- Ruf den Lieferanten an: Erkläre, was nicht stimmt
- Fordere Gutschrift an: Für zu viel berechnete Beträge
- Dokumentiere alles: Bewahre E-Mails und Notizen auf
- Genehmige nicht: Lege Rechnung beiseite, bis es gelöst ist
Die meisten Lieferanten lösen das ordnungsgemäß. Es sind meist echte Fehler, keine Absicht.
Wie überprüfst du eine Rechnung? (Schritt für Schritt)
Lege Rechnung und Bestellung nebeneinander
Nimm die Rechnung und suche deine Bestellung oder Bestellschein. Ohne Bestellung kannst du nicht überprüfen, ob alles stimmt. Überprüfe zuerst, ob es derselbe Lieferant und Datum ist.
Überprüfe jede Zeile der Rechnung
Gehe alle Produkte auf der Rechnung durch. Überprüfe pro Zeile: stimmt die Menge, stimmt der Preis pro Kilo/Stück, hast du dieses Produkt tatsächlich erhalten? Setze ein Häkchen bei jeder Zeile, die stimmt.
Überprüfe die Gesamtsumme und bearbeite Fehler
Überprüfe, ob die Summe aller Zeilen mit dem Gesamtbetrag übereinstimmt. Bei Fehlern: Ruf sofort den Lieferanten an, erkläre, was nicht stimmt, und fordere eine Gutschrift an. Genehmige die Rechnung erst, wenn alles gelöst ist.
✨ Pro tip
Mache Fotos von Produkten, die du wegen schlechter Qualität ablehnst. Dann kannst du später beweisen, warum du eine Gutschrift angefordert hast.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Zeit kostet es, jede Rechnung zu überprüfen?
Etwa 5 Minuten pro Rechnung, wenn du eine Routine hast. Für ein durchschnittliches Restaurant mit 5-8 Lieferanten pro Tag dauert dies etwa 30-40 Minuten pro Tag.
Was ist, wenn ich einen Fehler finde, aber der Lieferant das bestreitet?
Bewahre immer deinen Bestellschein auf und mache Fotos von gelieferten Produkten bei Zweifeln. Die meisten Lieferanten sind ehrlich und lösen Fehler ordnungsgemäß. Bei strukturellen Problemen kannst du erwägen, den Lieferanten zu wechseln.
Muss ich auch kleine Beträge überprüfen oder nur große Rechnungen?
Überprüfe alle Rechnungen, auch kleine. Kleine Fehler addieren sich, und Lieferanten merken, ob du alles überprüfst oder nicht. Wenn sie wissen, dass du alles kontrollierst, machen sie weniger Fehler.
Kann ich das an meinen Chef oder Sous-Chef auslagern?
Ja, aber stelle sicher, dass diese Person die vereinbarten Preise und das Bestellte kennt. Gib klare Anweisungen, was bei Fehlern zu tun ist. Die Gesamtverantwortung bleibt bei dir als Eigentümer.
Wie vermeide ich, dass ich doppelt für dieselbe Lieferung bezahle?
Bewahre alle Rechnungen geordnet nach Datum und Lieferant auf. Überprüfe bei jeder neuen Rechnung, ob du nicht bereits dieselbe Rechnungsnummer erhalten hast. Einige Lieferanten senden versehentlich dieselbe Rechnung zweimal.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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