Cashflow-Planung ist entscheidend für jeden Gastronomiebetreiber. Viele Restaurants haben Saisondellen oder unerwartete Ausgaben, weshalb sie vorübergehend ihre Rücklagen in Anspruch nehmen müssen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du berechnest, wann du deinen finanziellen Puffer brauchst.
Warum Cashflow-Planung unverzichtbar ist
Dein Restaurant kann auf dem Papier rentabel sein, aber trotzdem vorübergehend Geldmangel haben. Das passiert durch:
- Saisondellen (Winter, Sommerferien)
- Große Ausgaben (neue Geräte, Renovierung)
- Lieferanten, die schneller bezahlt werden möchten
- VAT-Abführungen, die pro Quartal anfallen
Deinen monatlichen Cashflow berechnen
Für eine gute Cashflow-Analyse brauchst du drei Zahlen pro Monat:
💡 Beispiel Cashflow-Berechnung:
Restaurant mit €40.000 durchschnittlichem Monatsumsatz:
- Einnahmen Januar: €28.000 (ruhiger Monat)
- Fixkosten: €18.000 (Miete, Personal, Versicherungen)
- Variable Kosten: €12.000 (Einkauf, Energie)
- Gesamtausgaben: €30.000
Fehlbetrag Januar: €2.000
Die Formel ist einfach:
Cashflow = Einnahmen - Ausgaben
Ein negativer Cashflow bedeutet, dass du deine Rücklagen anzapfen musst.
Saisondmuster erkennen
Schau dir deine Umsatzzahlen vom letzten Jahr pro Monat an. Welche Monate waren strukturell niedriger?
⚠️ Achtung:
Viele Restaurants unterschätzen Januar und Februar. Nach den Feiertagen essen Menschen weniger auswärts. Plane hier mit ein.
Große Ausgaben vorhersagen
Neben Saisondellen gibt es vorhersehbare große Ausgaben:
- VAT-Abführung (jedes Quartal)
- Jährliche Versicherungen
- Wartung und Reparaturen
- Urlaubsgeld Personal (Mai)
- 13. Monatsgehalt (Dezember)
💡 Beispiel VAT-Auswirkung:
Restaurant mit €120.000 Quartalsumzatz:
- 9% VAT auf Essen: €9.720
- 21% VAT auf Getränke: €4.200
- Einkauf VAT zurück: €3.500
VAT-Schuld: €10.420 auf einmal
Deinen Reserve-Puffer berechnen
Eine gute Faustregel ist 3 Monate Fixkosten als minimale Reserve. Aber berechne es spezifisch für deine Situation:
Benötigte Reserve = Größtes monatliches Fehlbetrag × 2
Multipliziere mit 2 für unvorhergesehene Umstände.
Monatliche Überwachung
Überprüfe jeden Monat deine Cashflow-Position. Stelle dir diese Fragen:
- Wie viel Bargeld habe ich jetzt verfügbar?
- Was sind meine Ausgaben nächsten Monat?
- Erwarte ich einen normalen Umsatz?
- Stehen große Ausgaben an?
⚠️ Achtung:
Fang nicht erst an zu sparen, wenn deine Rücklagen aufgebraucht sind. Baue in guten Monaten einen Puffer für schlechtere Zeiten auf.
Tools, die helfen
Eine App wie KitchenNmbrs kann dir helfen, deine monatlichen Kosten zu verfolgen. Durch die Überwachung deiner food cost und anderer Ausgaben erhältst du bessere Einblicke in deine Cashflow-Muster.
Wie berechnest du, wann du deine Rücklagen brauchst? (Schritt für Schritt)
Sammle 12 Monate Umsatzdaten
Hole deine Umsatzzahlen des letzten Jahres pro Monat. Schau nach Mustern: Welche Monate waren strukturell niedriger? Das wird deine Grundlage für Vorhersagen.
Berechne deine monatlichen Fixkosten
Addiere: Miete, Personal, Versicherungen, Energie, Telefon. Diese Kosten hast du jeden Monat, unabhängig von deinem Umsatz. Das ist deine minimale monatliche Ausgabe.
Prognostiziere Cashflow pro Monat
Für jeden Monat: erwarteter Umsatz minus Fixkosten minus variable Kosten (30-35% des Umsatzes). Negative Monate sind deine Risikomomente.
Plane große Ausgaben ein
Addiere VAT-Abführungen, Urlaubsgeld, 13. Monatsgehalt und jährliche Kosten zu deiner Cashflow-Planung. Diese fallen oft mit ruhigen Perioden zusammen.
Berechne benötigte Reserve
Nimm dein größtes monatliches Fehlbetrag und multipliziere mit 2. Das ist deine minimale Reserve, um schwierige Monate ohne Stress zu überstehen.
✨ Pro tip
Überprüfe am 25. jedes Monats deine Cashflow-Position für den nächsten Monat. So hast du noch Zeit, nachzusteuern, wenn es schiefgeht.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viele Monate Rücklagen sollte ich halten?
Eine Faustregel ist 3 Monate Fixkosten als Minimum. Aber berechne es spezifisch: Nimm dein größtes erwartetes monatliches Fehlbetrag und multipliziere mit 2 für unvorhergesehene Umstände.
Was ist, wenn ich jetzt schon keine Rücklagen habe?
Fang sofort an, 5-10% deiner guten Monate beiseite zu legen. Auch kleine Beträge helfen. Versuche gleichzeitig, deinen Cashflow zu verbessern, indem du Kosten senkst oder Umsatz erhöhst.
Muss ich VAT in meinem Cashflow berücksichtigen?
Absolut. VAT-Abführungen kommen jedes Quartal und können erheblich sein. Für ein Restaurant mit €40.000 Monatsumsatz kann dies €8.000-12.000 pro Quartal sein, die du auf einmal zahlen musst.
Wie prognostiziere ich unerwartete Kosten?
Du kannst nicht alle unerwarteten Kosten vorhersagen, aber dich vorbereiten. Rechne mit 10-15% extra zusätzlich zu deiner berechneten Reserve für Reparaturen, Ersatz oder andere unvorhergesehene Ausgaben.
Wann sollte ich anfangen, für schwierige Monate zu sparen?
Direkt nach einem guten Monat. Wenn März gut war, lege im April schon Geld beiseite für die erwartete Delle im Juli. Warte nicht, bis die schwierige Periode schon begonnen hat.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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