Klare Absprachen über Lieferungen verhindern Fehler, Diskussionen und Lebensmittelsicherheitsprobleme. Viele Küchen arbeiten ohne System: jeder nimmt an, was ankommt, niemand kontrolliert Temperaturen und bei Problemen weiß niemand, wer was getan hat. Mit klaren Absprachen weiß dein Team genau, was von ihnen erwartet wird.
Warum Absprachen über Lieferungen entscheidend sind
Ohne klare Absprachen entstehen Probleme. Der eine Tag unterschreibt der Chef ab, der andere Tag der Praktikant. Niemand kontrolliert Temperaturen. Beschädigte Verpackungen werden akzeptiert. Und wenn die Lebensmittelkontrolle vorbeikommt, kann niemand beweisen, dass ihr euer Bestes gegeben habt.
⚠️ Achtung:
Eine falsch akzeptierte Lieferung kann zu Lebensmittelvergiftung bei Gästen führen. Die Verantwortung liegt bei der Person, die unterschreibt, aber letztendlich bist du als Eigentümer haftbar.
Wer macht was: Rollen verteilen
Bestellen: Eine Person ist für Bestellungen verantwortlich. Das verhindert Doppelbestellungen und sorgt dafür, dass jemand weiß, was kommt.
- Normalerweise der Chef oder Souschef
- Feste Tage für Bestellungen (zum Beispiel Montag und Donnerstag)
- Berücksichtigt Wochenmenü und erwartete Auslastung
Kontrollieren: Die Person, die die Lieferung empfängt, kontrolliert alles, bevor sie unterschreibt. Keine Ausnahmen.
- Temperatur von gekühlten und gefrorenen Produkten
- Haltbarkeit aller Produkte
- Beschädigte Verpackungen
- Richtige Mengen gemäß Lieferschein
Unterschreiben: Nur unterschreiben, wenn alles stimmt. Im Zweifelsfall: nicht unterschreiben und Lieferant anrufen.
💡 Beispiel Absprache:
Restaurant De Smulhoek hat diese Aufteilung:
- Chef bestellt Montag und Donnerstag vor 11:00 Uhr
- Souschef kontrolliert alle Lieferungen zwischen 8:00-12:00 Uhr
- Bei Abwesenheit des Souschef: erfahrener Koch übernimmt (niemals Praktikanten)
- Alles wird in KitchenNmbrs registriert
Was kontrollierst du bei jeder Lieferung
Temperaturen messen und notieren:
- Gekühlt: zwischen 0°C und 7°C
- Gefroren: unter -18°C
- Immer die Kerntemperatur des Produkts messen, nicht der Verpackung
Haltbarkeit kontrollieren:
- Mindestens 2/3 des Verfallsdatums muss verbleiben
- Bei frischem Fisch: maximal 2-3 Tage haltbar
- Bei Fleisch: überprüfe, ob Farbe und Geruch stimmen
Verpackungen inspizieren:
- Keine Risse, Dellen oder Lecks
- Dosen nicht eingedellt oder rostig
- Tiefkühlprodukte nicht aufgetaut
💡 Beispiel Kontrolle:
Lieferung von 10 kg Hühnerfilet um 9:30 Uhr:
- Kerntemperatur: 3°C ✓
- Verfallsdatum: 8 Tage ✓
- Verpackung: keine Risse ✓
- Menge: 10 kg gemäß Lieferschein ✓
- Registrierung: Zeit, Temperatur und Kontrolle notiert
Was wenn etwas nicht stimmt
Bei Problemen: nicht unterschreiben und sofort den Lieferant kontaktieren. Notiere, was falsch ist, und mache bei Bedarf Fotos.
Häufige Probleme:
- Zu warme Temperatur: Produkt ablehnen
- Beschädigte Verpackung: Produkt ablehnen
- Falsche Menge: auf Lieferschein notieren und für richtige Menge unterschreiben
- Zu kurze Haltbarkeit: Produkt ablehnen oder Preisabsprache treffen
⚠️ Achtung:
Einmal unterschrieben bist du Eigentümer des Produkts und der Probleme. Lieferanten sind weniger bereit, Produkte zurückzunehmen, die du bereits akzeptiert hast.
Digital vs. Papier: Registrierung organisieren
Viele Küchen arbeiten noch mit Papierlisten. Nachteile: verlieren, unleserliche Handschriften und bei Kontrollen musst du Stapel Papier durchsuchen.
Digitale Registrierung hat Vorteile:
- Alles an einem Ort gespeichert
- Schnell nach Datum oder Lieferant suchen
- Fotos von Problemen direkt bei Registrierung
- Automatische Sicherung
💡 Beispiel Registrierung:
In KitchenNmbrs registrierst du pro Lieferung:
- Lieferant und Lieferzeit
- Temperaturen von gekühlten/gefrorenen Produkten
- Eventuell Abweichungen oder Probleme
- Wer hat kontrolliert und unterschrieben
- Fotos von beschädigten Produkten
Schulung deines Teams
Stelle sicher, dass jeder, der Lieferungen empfangen kann, das Verfahren kennt. Neue Mitarbeiter müssen erst zuschauen, bevor sie Lieferungen selbstständig annehmen dürfen.
Schulungsthemen:
- Temperaturen mit Thermometer messen
- Beschädigte Verpackungen erkennen
- Verfallsdaten lesen und beurteilen
- Wann unterschreiben und wann nicht
- Wie Registrierungen ausfüllen
Ein System wie KitchenNmbrs kann helfen, diese Registrierungen zentral zu führen, damit du bei Kontrollen alles schnell finden kannst.
Wie organisierst du die Lieferungskontrolle? (Schritt für Schritt)
Verteile die Rollen klar
Bestimme, wer bestellt (normalerweise Chef), wer kontrolliert (erfahrene Köche, niemals Praktikanten) und wer unterschreiben darf. Mache dies dem ganzen Team bekannt und hänge es in der Küche auf.
Erstelle eine Kontrollcheckliste
Liste auf, was du bei jeder Lieferung kontrollierst: Temperaturen, Haltbarkeit, Verpackungen und Mengen. Sorge für ein Thermometer und ein Registrierungsformular (digital oder Papier).
Schule dein Team
Lass neue Mitarbeiter erst bei Lieferungen zuschauen. Erkläre, wann sie unterschreiben dürfen und wann nicht. Teste ihr Wissen, bevor sie Lieferungen selbstständig annehmen dürfen.
Registriere alles
Notiere pro Lieferung: Lieferant, Zeit, Temperaturen, Probleme und wer hat kontrolliert. Bewahre Registrierungen mindestens 2 Jahre für eventuell Kontrollen auf.
Bewerte und verbessere
Bespreche monatlich, wie die Lieferungskontrolle läuft. Welche Probleme treten häufig auf? Kann das Verfahren verbessert werden? Hält sich jeder an die Absprachen?
✨ Pro tip
Mache Fotos von beschädigten Produkten, bevor du sie ablehnst. Das hilft bei Diskussionen mit Lieferanten und zeigt, dass du sorgfältig kontrollierst.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Dürfen Praktikanten Lieferungen annehmen?
Am besten nicht. Praktikanten haben oft nicht genug Erfahrung, um Probleme zu erkennen. Lass sie erst ein paar Monate zuschauen und lernen, bevor sie Lieferungen selbstständig kontrollieren dürfen.
Was wenn der Lieferant es eilig hat und ich keine Zeit habe, alles zu kontrollieren?
Nimm dir immer Zeit für die Kontrolle. Eine falsch akzeptierte Lieferung kann zu Lebensmittelvergiftung bei Gästen führen. Treffe Absprachen mit Lieferanten über feste Lieferzeiten.
Muss ich Temperaturen messen, wenn Produkte in einem gekühlten Lieferwagen kommen?
Ja, immer. Die Temperatur im Lieferwagen sagt nichts über die Temperatur des Produkts selbst aus. Messe die Kerntemperatur des Produkts und notiere diese.
Wie lange muss ich Lieferungsregistrierungen aufbewahren?
Mindestens 2 Jahre. Bei Lebensmittelsicherheitsproblemen oder Lebensmittelkontrollprüfungen musst du nachweisen können, dass du Lieferungen gründlich kontrolliert hast. Digital zu speichern ist einfacher als Papierstapel.
Was wenn ein Produkt gerade an der Grenze liegt bezüglich Temperatur oder Haltbarkeit?
Im Zweifelsfall: ablehnen. Es ist besser, eine Lieferung abzulehnen, als das Risiko einer Lebensmittelvergiftung einzugehen. Gute Lieferanten verstehen das und liefern Ersatz.
Können wir Lieferungen liefern lassen, wenn niemand da ist, um zu kontrollieren?
Nein, niemals unbeaufsichtigt liefern lassen. Es muss immer jemand anwesend sein, der kontrollieren und unterschreiben kann. Plane Lieferungen zu Zeiten, wenn erfahrenes Personal anwesend ist.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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