Si tu mets à jour tes prix d'achat dans Excel mais que tu ne les répercutes pas dans tes recettes, tu crées un fossé dangereux entre ton administration et la réalité. Tu penses que ton food cost est de 30%, mais en réalité il peut être de 38% — sans que tu t'en rendes compte. Cet article montre comment cette déconnexion te grignote tes bénéfices.
Le fossé caché des coûts
Beaucoup de restaurateurs ont leurs prix d'achat bien organisés dans Excel. Chaque mois, les factures sont traitées, les augmentations de prix notées. Mais ces nouveaux prix ne se retrouvent jamais dans les recettes que la cuisine utilise.
💡 Exemple :
Ton feuille Excel dit :
- Bœuf : €28/kg (était €24/kg)
- Saumon : €22/kg (était €18/kg)
- Beurre : €8/kg (était €6/kg)
Mais tes recettes calculent toujours avec les anciens prix. Ton steak coûte maintenant €2,40 de plus par portion que tu ne le penses.
Pourquoi ça déraille si souvent
Le problème vient du flux de travail. L'administration est gérée par le propriétaire ou le comptable. Les recettes sont utilisées par le chef. Entre les deux, il y a souvent un fossé de communication.
- Excel fonctionne en vase clos : Les prix d'achat sont dans des feuilles de calcul que la cuisine ne voit jamais
- Les recettes sont statiques : Écrites sur papier ou dans un document Word
- Pas de lien automatique : Les changements de prix doivent être saisis manuellement
- Manque de temps : Mettre à jour les recettes prend du temps qu'on n'a souvent pas
⚠️ Attention :
Si ton fournisseur augmente ses prix de 15% mais que tu n'ajustes pas ton prix de menu, tu perds immédiatement 3-5 points de marge. Avec un chiffre d'affaires annuel de €500.000, c'est €15.000-25.000 de bénéfice en moins.
L'impact sur ton food cost
Quand tes recettes ne suivent pas tes prix d'achat réels, tu te fais une fausse idée de ta rentabilité. Cela a trois conséquences dangereuses :
💡 Exemple de calcul :
Recette de steak (anciens prix) :
- 200g bœuf : €4,80 (€24/kg)
- Légumes et garniture : €2,20
- Total ingrédients : €7,00
Prix menu €28,00 TTC = €25,69 HT
Food cost calculé : €7,00 / €25,69 = 27,2%
Coûts réels (nouveaux prix) :
- 200g bœuf : €5,60 (€28/kg)
- Légumes et garniture : €2,20
- Total ingrédients : €7,80
Food cost réel : €7,80 / €25,69 = 30,4%
Différence : 3,2 points = €0,80 de bénéfice en moins par assiette
Les signaux d'alerte
Tu reconnais ces situations ? Alors tu fais probablement face à ce problème :
- Les factures augmentent, mais pas ta carte : Tu vois des montants d'achat plus élevés mais tu n'as pas ajusté tes prix
- Le food cost semble bon, mais le bénéfice déçoit : Sur le papier tout colle, mais il reste moins que prévu
- Le chef se plaint des ingrédients chers : Il voit les vrais prix, toi tu calcules avec des chiffres anciens
- Des systèmes différents : Excel pour l'achat, Word pour les recettes, aucun lien
La solution : un seul système pour tout
Le problème naît de l'utilisation de systèmes séparés. Excel pour l'achat, Word pour les recettes, peut-être encore un système de caisse pour les ventes. Personne n'a la vue d'ensemble.
💡 Comment KitchenNmbrs résout ça :
- Tous les ingrédients et prix dans une seule base de données
- Les recettes se recalculent automatiquement avec les nouveaux prix
- Mets à jour un prix d'ingrédient → toutes les recettes avec cet ingrédient se recalculent instantanément
- Food cost en temps réel par plat
- Pas de copier-coller manuel entre systèmes
Ce que ça te coûte par an
Un prix de revient qui traîne semble un petit problème, mais l'impact s'accumule vite. Surtout sur tes plats les plus vendus.
⚠️ Attention :
Si tu as 5 plats populaires qui te rapportent chacun €0,50 de moins que prévu, et que tu en vends 200 par semaine au total, tu perds €5.200 par an. Par plat.
Comment résoudre ça ? (étape par étape)
Fais l'inventaire de tes systèmes actuels
Fais une liste de tes sources de prix d'achat (Excel, factures, notes) et de tes recettes (Word, papier, tête du chef). Vérifie quand chacun a été mis à jour pour la dernière fois.
Choisis tes 10 plats les plus importants
Concentre-toi d'abord sur tes plats les plus vendus. Récupère les recettes et vérifie si les prix des ingrédients correspondent à tes dernières factures. Calcule le food cost réel avec les prix actuels.
Centralise dans un seul système
Arrête d'utiliser des feuilles Excel et documents Word séparés. Utilise un système où les ingrédients, les prix et les recettes sont liés. Ainsi, les changements de prix se répercutent automatiquement dans toutes les recettes.
✨ Pro tip
Mets d'abord à jour tes 5 plats les plus vendus avec les vrais prix d'achat. Ils ont le plus grand impact sur ta rentabilité globale.
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Questions fréquentes
À quelle fréquence dois-je mettre à jour mes prix de recette ?
Au minimum une fois par mois, ou immédiatement après une facture avec augmentation de prix. Pour les produits volatiles comme le poisson ou les légumes de saison, cela peut être nécessaire chaque semaine.
Je ne peux pas faire ça mieux dans Excel ?
Excel fonctionne pour l'administration, mais pas pour le lien avec les recettes. Tu dois copier-coller manuellement, ce qui est source d'erreurs et prend du temps.
Et si mon chef estime ses propres prix ?
Les estimations sont souvent 10-20% éloignées de la réalité. Utilise toujours les vrais prix d'achat de tes dernières factures pour des calculs de coût fiables.
Comment savoir si ce problème me concerne ?
Compare le mois dernier : tes coûts d'achat ont-ils augmenté mais pas ta carte ? Alors tu fais probablement face à ce problème.
Dois-je ajuster ma carte immédiatement ?
D'abord, calcule l'impact. Si ton food cost dépasse 35% à cause des augmentations de prix, tu dois ajuster ta carte ou tes recettes pour rester rentable.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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