Reservierungen und historische Verkaufsdaten sind Gold wert für deine Einkaufsplanung. Viele Restaurantbetreiber kaufen nach Gefühl ein und haben dann zu viel oder zu wenig Vorrat. Indem du clever kombinierst, was du verkauft hast mit dem, was du reserviert hast, kannst du viel genauer einkaufen und Geld sparen.
Warum Reservierungen und Verkaufsdaten kombinieren?
Deine Kasse zeigt dir, was letzte Woche verkauft wurde. Dein Reservierungssystem zeigt dir, wie viele Gäste kommen. Zusammen geben sie ein viel besseres Bild als jedes System allein.
💡 Beispiel:
Letzten Samstag: 80 Gäste, 35 Steaks verkauft
Diesen Samstag: 95 Reservierungen
Schätzung Steak: (35 / 80) × 95 = 42 Portionen
Einkauf: 45 Steaks (mit 7% Puffer)
Sammle deine Basisdaten
Du brauchst drei Datenquellen, um das richtig zu machen:
- Kassendaten: Anzahl verkaufter Gerichte pro Tag
- Reservierungssystem: Anzahl gebuchter Couverts
- Saisonnale Muster: Wie beliebt sind Gerichte pro Monat
Ohne diese drei bekommst du keine zuverlässige Einkaufsplanung.
Berechne deinen Verkaufsanteil pro Gericht
Das ist der Schlüssel: Wie viel Prozent deiner Gäste wählt welches Gericht?
💡 Beispielberechnung:
Letzten November:
- Gesamtgäste: 1.200
- Verkaufte Lachsportionen: 180
- Verkaufte Steakportionen: 240
- Verkaufte Risottoportionen: 150
Prozentsätze: Lachs 15%, Steak 20%, Risotto 12,5%
Diese Prozentsätze verwendest du als Grundlage für deine Einkaufsplanung. Aber achte auf saisonale Unterschiede!
Passe dich an saisonale Muster an
Nicht jedes Gericht verkauft sich das ganze Jahr gleich gut. Warme Schmorgerichte funktionieren besser im Winter, Salate im Sommer.
⚠️ Achtung:
Vergleiche immer mit dem gleichen Monat des Vorjahres. November 2023 vs. November 2024, nicht November vs. Oktober.
Schau dir pro Gericht an, wie sich die Beliebtheit pro Saison ändert:
- Winter: Schmorgerichte +30%, Salate -40%
- Sommer: Fisch +20%, Wild -60%
- Feiertage: Luxusgerichte +50%
Rechne mit deinen Reservierungen
Jetzt kannst du eine realistische Schätzung machen, was du brauchst.
💡 Beispiel für die kommende Woche:
Reservierungen: 320 Gäste
Lachs letzten Dezember: 18% (statt 15% im November)
Erwarteter Lachs: 320 × 0,18 = 58 Portionen
Einkauf: 65 Lachsfilets (mit 12% Puffer)
Baue Puffer für Unsicherheit ein
Auch mit guten Daten läuft es nicht immer genau nach Plan. Baue Puffer ein:
- Walk-ins: 10-15% zusätzliche Gäste ohne Reservierung
- No-shows: 5-10% reservierte Gäste kommen nicht
- Saisonspitze: 15-20% extra bei beliebten Gerichten
Zu wenig einkaufen kostet Umsatz. Zu viel einkaufen kostet Geld durch Verschwendung.
Nutze digitale Tools für den Überblick
Excel kann das, wird aber schnell unübersichtlich mit mehreren Gerichten und saisonalen Mustern. Ein System wie KitchenNmbrs kann deine Verkaufsdaten und Rezepte kombinieren, um automatisch zu schätzen, wie viele Zutaten du brauchst.
Der Vorteil: Du siehst sofort die Auswirkung auf deine Lebensmittelkosten, wenn sich Zutatenpräise ändern.
Wie kombinierst du Reservierungen und Daten? (Schritt für Schritt)
Sammle Verkaufsdaten vom letzten Monat
Hole aus deiner Kasse, wie viel von jedem Gericht du verkauft hast und wie viele Gäste du hattest. Berechne den Prozentsatz pro Gericht: (verkaufte Portionen / Gesamtgäste) × 100.
Passe dich an saisonale Muster an
Vergleiche mit dem gleichen Zeitraum des Vorjahres. Sind bestimmte Gerichte jetzt beliebter oder weniger beliebt? Passe deine Prozentsätze für die aktuelle Saison an.
Berechne, was du brauchst
Multipliziere deine Anzahl der Reservierungen mit den angepassten Prozentsätzen pro Gericht. Addiere 10-15% Puffer für Walk-ins und unerwartete Auslastung.
✨ Pro tip
Überprüfe jeden Montagmorgen deine Top 5 Gerichte der letzten Woche und vergleiche mit deiner Schätzung. So lernst du schnell, wie genau deine Planung ist und wo du nachbessern musst.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist, wenn ich kein Reservierungssystem habe?
Nutze dann deine durchschnittliche Anzahl von Gästen pro Tag aus deinen Kassendaten. Schau dir Muster an: Montag ruhig, Freitag voll. Das gibt bereits viel bessere Planung als nach Gefühl einkaufen.
Wie weit voraus kann ich mit dieser Methode planen?
Für frische Produkte maximal 3-4 Tage. Für haltbare Zutaten kannst du eine Woche voraus planen. Weiter wird es zu unsicher durch wechselnde Beliebtheit.
Was ist, wenn ein Gericht plötzlich beliebt wird?
Überwache deine Verkaufsdaten wöchentlich und passe deine Prozentsätze an. Ein trendiges Gericht kann innerhalb von 2 Wochen von 10% auf 25% deines Verkaufs gehen.
Muss ich das Wetter berücksichtigen?
Ja, besonders bei Saisongerichten. Warme Suppe verkauft sich schlecht an einem Sommertag, auch im Oktober. Überprüfe die Wettervorhersage bei deiner Einkaufsplanung.
Wie verhindere ich, dass ich zu viel einkaufe?
Starten Sie konservativ mit 10% Puffer statt 20%. Besser einmal ausverkauft als jede Woche Verschwendung. Du kannst den Puffer später erhöhen, wenn du die Muster besser kennst.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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