Bei einer Inspektionen oder einer Frage eines Gastes zu Allergenen musst du schnell die richtige Lieferanteninformation finden können. Ohne gute Dokumentation riskierst du Bußgelder oder Haftung. In diesem Artikel lernst du, welche Daten du bereit haben musst und wie du sie organisierst.
Wesentliche Lieferanteninformationen für Lebensmittelsicherheit
Die Behörden und Gäste stellen konkrete Fragen, auf die du sofort antworten musst. Diese Informationen musst du innerhalb von 2 Minuten finden können:
- Allergeninformationen - welche Allergene in welchem Produkt enthalten sind
- Lieferscheine - wann du welche Charge erhalten hast
- Temperaturangaben - bei welcher Temperatur Produkte geliefert wurden
- Verfallsdaten - wann was abläuft
- Zertifikate - welche Qualitätspapiere dein Lieferant hat
⚠️ Achtung:
Ein Gast mit einer Nussallergie fragt, ob Nüsse im Salat enthalten sind. Du musst innerhalb von 30 Sekunden eine zuverlässige Antwort geben. "Ich glaube nicht" ist keine Option.
Allergeninformationen pro Lieferant
Für jedes Produkt, das du einkaufst, musst du wissen, welche der 14 Hauptallergene darin enthalten sind. Das steht auf der Verpackung, aber die wirfst du oft weg.
💡 Beispiel: Parmesankäse
Auf der Verpackung steht:
- Zutaten: Milch, Salz, Molke, Säuerungsmittel
- Allergene: Milch
- Kann Spuren enthalten von: Ei
Das notierst du in deinem System, bevor du die Verpackung wegwirfst.
Viele Lieferanten haben ein Online-Portal, wo du Produktinformationen herunterladen kannst. Nutze das. Es spart Zeit und verhindert Fehler.
Lieferdokumentation und Rückverfolgbarkeit
Bei jeder Lieferung erhältst du einen Lieferschein. Diesen musst du mit spezifischen Informationen aufbewahren:
- Datum und Uhrzeit der Lieferung
- Temperatur bei Ankunft (besonders für gekühlte/gefrorene Produkte)
- Chargennummern (stehen auf Verpackungen)
- Verfallsdaten
- Name des Fahrers/Lieferanten
💡 Beispiel: Fleischlieferung
Lieferung von 10 kg Rindfleisch am 15. März:
- Ankunftszeit: 08:30
- Temperatur: 2,1°C (in Ordnung)
- Chargennummer: RV240315-A
- Haltbar bis: 22. März
- Fahrer: Jan de Vries
Wenn später ein Rückruf für Chargennummer RV240315-A kommt, weißt du genau, was du erhalten hast.
Temperaturregistrierung bei Lieferung
Gekühlte Produkte müssen bei Ankunft zwischen 0°C und 7°C sein. Gefrorene Produkte unter -18°C. Messe das immer und notiere es.
⚠️ Achtung:
Wenn Produkte zu warm geliefert werden, kannst du später nicht beweisen, dass es nicht deine Schuld war, wenn Gäste krank werden. Lehne die Lieferung ab oder dokumentiere die zu hohe Temperatur.
Lieferantenzertifikate und Qualitätspapiere
Professionelle Lieferanten haben Zertifikate, die beweisen, dass sie nach Lebensmittelsicherheitsnormen arbeiten:
- BRC-Zertifikat (British Retail Consortium)
- IFS-Zertifikat (International Featured Standards)
- HACCP-Zertifikat
- Halal-/Koscher-Zertifikate (falls relevant)
- Bio-Zertifikate (für Bio-Produkte)
Fordere diese Zertifikate an und bewahre sie auf. Bei einer Inspektionen zeigst du damit, dass du mit zuverlässigen Lieferanten arbeitest.
Digital vs. Papier: Was funktioniert am besten?
Papiermappen werden voll, gehen verloren oder werden beschädigt. Digitale Speicherung hat Vorteile:
💡 Vorteile digital:
- Suche nach Produkt, Datum oder Lieferant in Sekunden
- Fotos von Verpackungen mit Allergeninformationen
- Sicherung in der Cloud (kein Verlust bei Brand/Diebstahl)
- Zugriff vom Telefon während der Inspektionen
Ein System wie KitchenNmbrs hilft dir, Lieferanteninformationen digital zu organisieren, damit du alles schnell finden kannst, ohne Stapel von Papieren durchzusehen.
Was zu tun ist bei einem Rückruf oder Lebensmittelsicherheitsproblem
Manchmal ruft ein Lieferant Produkte wegen Lebensmittelsicherheitsrisiken zurück. Dann musst du schnell herausfinden können:
- Habe ich dieses Produkt auf Lager?
- Habe ich es bereits in Gerichten verwendet?
- Welche Gäste haben es möglicherweise gegessen?
- Wann und wie viel habe ich verwendet?
Ohne gute Dokumentation kannst du das nicht herausfinden. Mit guter Registrierung hast du innerhalb von 10 Minuten Antworten auf alle Fragen.
Wie organisierst du Lieferanteninformationen? (Schritt für Schritt)
Erstelle einen digitalen Ordner pro Lieferant
Erstelle für jeden Lieferanten einen separaten Ordner (digital oder physisch). Bewahre hier alle Zertifikate, Produktinformationen und Kontaktdaten auf. Aktualisiere diese Ordner vierteljährlich.
Fotografiere Verpackungen mit Allergeninformationen
Mache Fotos von Zutatenlisten und Allergeninformationen, bevor du Verpackungen wegwirfst. Bewahre diese pro Produkt in deinem System mit dem Kaufdatum auf.
Registriere jede Lieferung mit Temperatur und Uhrzeit
Notiere bei jeder Lieferung: Ankunftszeit, Temperatur, Chargennummern und Verfallsdaten. Das dauert 2 Minuten, kann dir aber später viele Probleme ersparen.
Teste dein System monatlich
Wähle willkürlich ein Produkt aus und versuche, innerhalb von 2 Minuten alle Informationen zu finden: Allergene, Lieferdatum, Temperatur und Zertifikate. So weißt du, ob dein System funktioniert.
✨ Pro tip
Mache von jedem neuen Mitarbeiter ein Foto ihrer ersten Lieferung mit der gesamten Dokumentation. So lernen sie sofort die Bedeutung guter Registrierung.
Selbst berechnen?
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Häufig gestellte Fragen
Wie lange muss ich Lieferantendokumente aufbewahren?
Mindestens 2 Jahre nach Verwendung des Produkts. Für Fleisch und Fisch gelten oft 5 Jahre wegen Rückverfolgbarkeitsregeln. Überprüfe das mit deinem Lieferanten.
Was ist, wenn ein Lieferant keine Allergeninformationen gibt?
Dann darfst du das Produkt nicht in deiner Küche verwenden. Professionelle Lieferanten haben immer Produktspezifikationen mit Allergeninformationen verfügbar.
Muss ich bei jeder Lieferung Temperaturen messen?
Ja, bei allen gekühlten und gefrorenen Produkten. Das ist Pflicht und schützt dich bei Problemen. Ein digitales Thermometer kostet €15 und kann dir Tausende Euro an Ansprüchen sparen.
Kann ich den Informationen meines Lieferanten vertrauen?
Ja, aber überprüfe stichprobenartig. Schaue, ob die Informationen auf Verpackungen mit dem übereinstimmen, was dein Lieferant mitteilt. Im Zweifelsfall: Fordere Zertifikate an.
Was mache ich, wenn ich während einer Inspektionen nicht alle Informationen finde?
Sei ehrlich gegenüber dem Inspekteur. Sag, dass du es herausfinden wirst und liefere es innerhalb von 24 Stunden. Lügen macht es nur schlimmer.
Sind Fotos von Verpackungen rechtlich gültiger Beweis?
Ja, wenn sie klar sind und das Aufnahmedatum sichtbar ist. Viele Küchen verwenden das als Sicherung für Papierdokumentation.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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