Ruim 40% van de speciaalbiertjes in de horeca wordt nooit verkocht en blijft hangen in de koeling. Terugname door leveranciers lijkt de perfecte oplossing, maar heeft grote impact op je boekhouding en BTW-administratie. Correct verwerken voorkomt problemen met je cijfers.
Wat is terugname van bierflesjes?
Veel speciaalbierleveranciers nemen onverkochte flesjes terug, vooral bij:
- Seizoensbiertjes (kerst, zomer, herfst)
- Limited editions die niet lopen
- Biertjes die de houdbaarheidsdatum naderen
- Nieuwe merken die je test maar niet verkoopt
Dit voorkomt dat je blijft zitten met dode voorraad. Maar administratief moet je dit wel correct verwerken.
Impact op je cijfers
Terugname heeft effect op verschillende onderdelen van je administratie:
💡 Voorbeeld:
Je hebt 24 flesjes kerstbier gekocht voor €2,50 per flesje = €60,00 incl. 21% BTW
- Verkocht: 16 flesjes à €6,00 = €96,00
- Terugname: 8 flesjes à €2,50 = €20,00 credit
Netto inkoop: €40,00 voor 16 flesjes = €2,50 per flesje
Boekhouding correct verwerken
Er zijn twee manieren om terugname te verwerken:
Methode 1: Creditnota van leverancier
- Leverancier stuurt creditnota voor teruggenomen flesjes
- Boek deze als negatieve inkoop
- BTW wordt automatisch gecorrigeerd
- Voorraadwaarde daalt met creditbedrag
Methode 2: Aftrek op volgende factuur
- Leverancier trekt bedrag af van je volgende bestelling
- Boek de netto factuur (na aftrek)
- Registreer apart wat je hebt teruggebracht
⚠️ Let op:
Zorg dat je BTW klopt. Bij terugname krijg je ook de BTW terug. Check dit op de creditnota of factuur.
Voorraadregistratie aanpassen
Je moet je voorraad corrigeren voor de teruggenomen flesjes:
- Haal teruggenomen flesjes uit je voorraadtelling
- Pas de totale voorraadwaarde aan
- Update je systeem of Excel
- Zorg dat je fysieke voorraad klopt met administratie
Dit is een van de meest voorkomende blinde vlekken in keukenmanagement - flesjes zijn fysiek weg, maar staan nog steeds in je systeem. Een food cost calculator helpt je dit bij te houden als voorraadcorrectie met reden "terugname leverancier".
Impact op je kostprijsberekening
Terugname kan je kostprijs per flesje beïnvloeden:
💡 Voorbeeld berekening:
Zonder terugname:
- Inkoop: 24 flesjes × €2,50 = €60,00
- Verkocht: 16 flesjes
- Kostprijs per verkocht flesje: €60,00 ÷ 16 = €3,75
Met terugname:
- Netto inkoop: €60,00 - €20,00 = €40,00
- Verkocht: 16 flesjes
- Kostprijs per verkocht flesje: €40,00 ÷ 16 = €2,50
Je kostprijs blijft gelijk aan je inkoopprijs!
Afspraken met leverancier vastleggen
Maak duidelijke afspraken over terugname:
- Welke producten: Alleen seizoensbiertjes of alle speciaalbiertjes?
- Termijn: Binnen hoeveel tijd na levering kun je terugbrengen?
- Conditie: Moeten flesjes onbeschadigd zijn?
- Prijs: Krijg je volledige inkoopprijs terug of percentage?
- Administratie: Creditnota of aftrek op factuur?
Voordelen van terugname-afspraken
Goede terugname-afspraken helpen je bedrijf:
- Minder risico: Je kunt nieuwe biertjes testen zonder grote verliezen
- Betere cashflow: Geen geld vast in dode voorraad
- Meer ruimte: Koeling vol met biertjes die niet verkopen kost je geld
- Flexibiliteit: Je kunt sneller inspelen op seizoenen en trends
⚠️ Let op:
Niet alle leveranciers bieden terugname aan. Vraag dit vooraf en laat het schriftelijk vastleggen in je leveringsvoorwaarden.
Alternatieven voor terugname
Als terugname niet mogelijk is, zijn er andere opties:
- Consignatie: Je betaalt pas als je verkoopt
- Sale-or-return: Leverancier blijft eigenaar tot verkoop
- Kleinere orders: Test met minder flesjes
- Kortingsacties: Probeer alsnog te verkopen met korting
Dus houd bij welke biertjes wel of niet lopen, zodat je betere inkoop-beslissingen maakt voor de volgende keer.
Hoe verwerk je terugname correct? (stap voor stap)
Tel de teruggenomen flesjes
Maak een lijst van hoeveel flesjes je terugbrengt per merk en controleer de staat. Noteer de oorspronkelijke inkoopprijs per flesje. Zorg dat je een handtekening van de chauffeur krijgt als bewijs van terugname.
Wacht op creditnota of factuurcorrectie
De leverancier stuurt een creditnota of trekt het bedrag af van je volgende factuur. Controleer of het bedrag klopt en of de BTW correct is verwerkt. Bij twijfel, bel direct naar je leverancier.
Verwerk in je administratie
Boek de creditnota als negatieve inkoop of registreer de gecorrigeerde factuur. Pas je voorraadregistratie aan door de teruggenomen flesjes eruit te halen. Update je kostprijsberekening als je die per product bijhoudt.
✨ Pro tip
Registreer elke terugname binnen 48 uur in je administratie om BTW-problemen te voorkomen. Een simpele Excel met datum, leverancier, aantal flesjes en creditbedrag is al voldoende voor de boekhouder.
Рассчитать самому?
В приложении KitchenNmbrs это делается за несколько кликов. 7 дней бесплатно, без кредитной карты.
Была ли эта статья полезной?
Часто задаваемые вопросы
Krijg ik altijd de volledige inkoopprijs terug bij terugname?
Niet altijd. Sommige leveranciers geven 100% terug, anderen 80-90%. Dit hangt af van je afspraken en hoe lang je de flesjes hebt gehad. Vraag dit vooraf.
Kan ik flesjes terugbrengen die al bijna over de datum zijn?
Meestal wel, maar check je leveringsvoorwaarden. Veel leveranciers accepteren flesjes tot 1-2 maanden voor de vervaldatum. Daarna wordt het lastiger.
Hoe lang kan ik wachten met terugbrengen van flesjes?
Dit verschilt per leverancier. Sommigen accepteren terugname tot 3 maanden na levering, anderen tot 6 maanden. Seizoensbiertjes hebben vaak kortere termijnen.
Moet ik BTW betalen over teruggenomen flesjes?
Nee, bij terugname krijg je ook de BTW terug. Dit wordt verwerkt via de creditnota of factuurcorrectie. Controleer altijd of dit correct staat vermeld.
Kan ik beschadigde flesjes ook terugbrengen?
Meestal niet, tenzij de beschadiging tijdens transport is ontstaan. Flesjes moeten doorgaans in originele staat zijn. Bewaar ze daarom goed in je koeling.
Wat doe ik als de leverancier weigert flesjes terug te nemen?
Check eerst je leveringsvoorwaarden en eventuele schriftelijke afspraken. Heb je niets vastgelegd, dan kun je weinig doen. Voor de toekomst: leg terugname-afspraken altijd schriftelijk vast.
Hoe voorkom ik dat ik te veel speciaalbiertjes moet terugbrengen?
Start met kleine testorders van 6-12 flesjes per nieuw biertje. Monitor verkoopcijfers wekelijks en bestel alleen bij als het goed loopt. Houd rekening met seizoenspatronen.
📚 Использованные источники
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Официальный источник
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Официальный источник
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Официальный источник
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Официальный источник
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Официальный источник
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Официальный источник
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Официальный источник
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Официальный источник
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Официальный источник
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Официальный источник
Роспотребнадзор — https://www.rospotrebnadzor.ru
Стандарты ХАССП, представленные в этом приложении, носят исключительно информационный характер. KitchenNmbrs не гарантирует актуальность или полноту представленных значений. Всегда обращайтесь в Роспотребнадзор или местные органы за действующими нормативами.
Автор
Jeffrey Smit
Основатель и CEO KitchenNmbrs
Джеффри Смит создал KitchenNmbrs на основе 8 лет практического опыта работы менеджером кухни в 1NUL8 Group в Роттердаме. Его миссия: дать каждому владельцу ресторана контроль над себестоимостью продуктов.
Рассчитайте стоимость коктейлей до мл
Маржа на напитках кажется высокой, но потери её съедают. KitchenNmbrs рассчитывает точную себестоимость каждого коктейля. Попробуйте бесплатно.
Начать бесплатную пробную версию →