Eerlijk gezegd maken veel cateraars dezelfde fout: ze vergeten de verborgen kosten van externe events mee te rekenen. Transport, opbouw, locatiehuur - allemaal kostenposten die je marge kunnen vernietigen. Zo bereken je een realistische marge die daadwerkelijk winst oplevert.
Alle kostenposten voor externe catering
Bij externe catering heb je meer kosten dan alleen de ingrediënten. Je moet rekenen met:
- Foodcost: ingrediënten per persoon
- Personeelskosten: koks, bediening, transport tijd
- Transportkosten: brandstof, slijtage, tijd
- Materiaalkosten: servies, linnen, warmhoudapparatuur
- Locatiekosten: huur keuken, stroomverbruik
- Onvoorziene kosten: buffer voor uitloop, extra personeel
💡 Voorbeeld kostenopbouw:
Buffet voor 50 personen, externe locatie:
- Foodcost: €12 per persoon = €600
- Personeel (2 personen, 8 uur): €320
- Transport heen/terug: €80
- Materiaal huur: €150
- Locatie bijdrage: €100
Totale kosten: €1.250
Bereken je minimale verkoopprijs
Voor een gezonde marge bij catering reken je meestal met 60-70% totale kosten (food + personeel + overige). Dit betekent dat je minimaal 30-40% marge overhoudt.
Formule:
Minimale verkoopprijs = Totale kosten / 0,65
💡 Voorbeeld berekening:
Totale kosten: €1.250
Minimale verkoopprijs: €1.250 / 0,65 = €1.923
Per persoon: €1.923 / 50 = €38,46
⚠️ Let op:
Reken altijd met BTW van 9% op catering. Je verkoopprijs moet dus nog vermenigvuldigd worden met 1,09 voor de prijs inclusief BTW.
Extra kosten bij samenwerking externe locatie
Wanneer je samenwerkt met een externe locatie (zoals een evenementenhal of hotel), komen er specifieke kosten bij:
- Locatiehuur keuken: vaak €50-150 per event
- Stroomverbruik: meestal vast tarief €25-75
- Afvalverwerking: €20-50 afhankelijk van hoeveelheid
- Parkeerkosten: voor je transportbusje
- Commissie locatie: sommige locaties rekenen 5-15% van je omzet
💡 Voorbeeld met locatiekosten:
Zelfde event als hierboven, maar nu met locatiekosten:
- Basis kosten: €1.250
- Keuken huur: €100
- Stroom: €50
- Commissie locatie (10%): €200
Nieuwe totaal: €1.600
Minimale verkoopprijs: €1.600 / 0,65 = €2.462
Per persoon: €49,24
Risicofactoren meenemen
Bij externe catering loop je meer risico's dan in je eigen keuken. Een patroon dat we keer op keer tegenkomen in restaurant financiën: cateraars die geen buffer meenemen voor onverwachte kosten.
- No-shows: je hebt voor 50 personen geprepped, er komen er 45
- Uitloop event: personeel moet langer blijven
- Transport problemen: file, defecte koeling
- Materiaal beschadiging: servies breekt tijdens transport
Een gangbare buffer is 5-10% van je totale kosten.
Digitale hulpmiddelen voor catering
Voor catering is het lastig om alle kosten bij te houden, vooral bij wisselende locaties en groepsgroottes. Met tools zoals KitchenNmbrs kun je:
- Standaard recepten opschalen naar aantal personen
- Vaste kostenposten (transport, materiaal) opslaan per type event
- Snel offertes maken met realistische marges
- Bijhouden welke events het meest opleveren
Hoe bereken je de marge op externe catering? (stap voor stap)
Bereken je foodcost per persoon
Tel alle ingrediëntkosten op en deel door aantal personen. Vergeet garnituren, sauzen en dranken niet mee te rekenen.
Tel alle extra kosten op
Reken personeel, transport, materiaal, locatiehuur en eventuele commissies bij elkaar op. Maak een checklist zodat je niks vergeet.
Bereken minimale verkoopprijs
Deel je totale kosten door 0,65 voor 35% marge. Voeg 5-10% buffer toe voor onvoorziene kosten.
Check of je prijs marktconform is
Vergelijk je prijs per persoon met andere cateraars in je regio. Te hoog? Kijk waar je kunt besparen zonder kwaliteit in te leveren.
✨ Pro tip
Bereken binnen 72 uur na elk extern event je werkelijke kosten en vergelijk deze met je offerte. Zo ontdek je welke kostenposten je structureel onderschat.
Calcolarlo da solo?
Nell'app KitchenNmbrs lo fai in pochi clic. 7 giorni gratis, senza carta di credito.
Questo articolo ti è stato utile?
Domande frequenti
Welke marge is normaal bij externe catering?
Een gezonde marge ligt tussen 30-40% van je verkoopprijs. Dit betekent dat je totale kosten maximaal 60-70% van je verkoopprijs mogen zijn.
Moet ik BTW berekenen over de locatiehuur?
Nee, de locatiehuur is een kostenpost voor jou. Je berekent 9% BTW over je eigen verkoopprijs aan de klant.
Hoe reken ik transport kosten per event?
Bereken brandstof, slijtage van je busje (€0,30-0,50 per km) plus tijd van chauffeur. Voor lokale events rekenen veel cateraars een vast tarief van €50-100.
Wat als de locatie commissie rekent over mijn omzet?
Tel de commissie op bij je kosten voordat je je verkoopprijs berekent. Bij 10% commissie wordt je €2000 offerte eigenlijk €2200 inclusief commissie.
Hoe voorkom ik dat ik verlies draai op catering?
Maak altijd een gedetailleerde kostenberekening vooraf. Tel alle kleine kostenposten op en reken 5-10% buffer. Beter een offerte missen dan verlies draaien.
Wat doe je bij last-minute wijzigingen in het aantal gasten?
Spreek vooraf af dat wijzigingen binnen 48 uur voor het event tegen meerprijs gebeuren. Reken dan 25-50% toeslag voor de extra organisatie en voedselverspilling.
📚 Fonti consultate
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fonte ufficiale
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fonte ufficiale
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fonte ufficiale
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fonte ufficiale
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fonte ufficiale
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fonte ufficiale
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fonte ufficiale
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fonte ufficiale
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Fonte ufficiale
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Fonte ufficiale
Ministero della Salute — https://www.salute.gov.it
Gli standard HACCP mostrati in questa applicazione sono forniti a solo scopo informativo. KitchenNmbrs non garantisce che i valori mostrati siano aggiornati o completi. Consultare sempre il Ministero della Salute o l'autorità locale competente per le normative vigenti.
Scritto da
Jeffrey Smit
Fondatore e CEO di KitchenNmbrs
Jeffrey Smit ha creato KitchenNmbrs da 8 anni di esperienza pratica come responsabile di cucina presso 1NUL8 Group a Rotterdam. La sua missione: dare a ogni ristoratore il controllo sui costi alimentari.
Calcola eventi e catering al centesimo
Menù di gruppo, buffet ed eventi sono complessi. KitchenNmbrs calcola il food cost totale per persona, per portata, per evento. Inizia gratis.
Inizia la prova gratuita →