Die Einkaufsplanung auf Basis von Reservierungszahlen kann deine Lebensmittelverschwendung um 15-30% reduzieren. Viele Restaurants kaufen nach Gefühl ein, wodurch sie an ruhigen Tagen zu viel und an geschäftigen Tagen zu wenig einkaufen. Indem du deinen Einkauf an erwartete Gastströme koppelst, vermeidest du Verschwendung und Engpässe.
Warum Reservierungszahlen für den Einkauf nutzen?
Dein Reservierungssystem enthält Goldminen an Daten. Es sagt dir nicht nur, wie viele Gäste kommen, sondern auch wann sie kommen und was sie wahrscheinlich bestellen. Diese Informationen kannst du in konkrete Einsparungen umwandeln.
💡 Beispiel:
Restaurant mit 60 Couverts am Dienstag vs. 120 am Freitag:
- Dienstag: 60 Gäste × 30% bestellen Fisch = 18 Fischgerichte
- Freitag: 120 Gäste × 30% bestellen Fisch = 36 Fischgerichte
- Ohne Planung: jeden Tag 40 Portionen Fisch einkaufen
- Mit Planung: Dienstag 20 Portionen, Freitag 40 Portionen
Einsparung: 2 Portionen Fisch pro Dienstag = €24 pro Woche
Die Basisberechnung: von Reservierungen zum Einkauf
Die Formel ist einfach, aber die Umsetzung erfordert etwas Datenanalyse. Du brauchst drei Zahlen: erwartete Gäste, durchschnittliche Bestellung pro Gericht und Sicherheitsbestand.
Basisformel:
Benötigte Menge = (Erwartete Gäste × Beliebtheit Gericht %) + Sicherheitsbestand %
💡 Beispielberechnung:
Samstag: 100 Reservierungen erwartet
- Rindersteak: 100 × 25% = 25 Portionen + 10% Puffer = 28 Portionen
- Lachs: 100 × 20% = 20 Portionen + 10% Puffer = 22 Portionen
- Pasta: 100 × 35% = 35 Portionen + 5% Puffer = 37 Portionen
Ohne Planung würdest du vielleicht 30-30-40 einkaufen = 5 Portionen zu viel
Historische Daten für Genauigkeit nutzen
Der Schlüssel liegt in der Analyse deiner Verkaufsdaten pro Wochentag. Montag hat ein anderes Bestellmuster als Freitag. Gäste bestellen andere Gerichte im Winter als im Sommer.
- Analysiere mindestens 3 Monate Verkaufsdaten pro Wochentag
- Berechne durchschnittliche Beliebtheit pro Gericht pro Tag
- Beachte Saisoneinflüsse (Sommer: mehr Salate, Winter: mehr Schmorgerichte)
- Berücksichtige spezielle Events und Feiertage
⚠️ Achtung:
Walk-ins können deine Planung durcheinander bringen. Halte mindestens 10-15% Puffer für unerwartete Gäste, besonders an beliebten Tagen.
Die finanzielle Auswirkung berechnen
Um die Einsparung zu messen, vergleichst du dein altes Einkaufsmuster mit deinem neuen, datengesteuerten Ansatz. Die Einsparung liegt in weniger Verschwendung verderblicher Produkte.
💡 Einsparungsberechnung:
Restaurant mit €8.000 Wocheneinkauf:
- Alte Verschwendung: 12% = €960 pro Woche
- Neue Verschwendung mit Planung: 7% = €560 pro Woche
- Einsparung: €400 pro Woche = €20.800 pro Jahr
ROI besserer Planung: €20.800 pro Jahr
Praktische Tools und Systeme
Du kannst das manuell mit Excel machen, aber digitale Tools machen es viel einfacher. Einige Kassensysteme können Verkaufsdaten exportieren, die du mit deinem Reservierungssystem verknüpfen kannst.
- Exportiere wöchentlich deine Verkaufsdaten aus deinem Kassensystem
- Nutze dein Reservierungssystem, um zukünftige Gastströme vorherzusagen
- Erstelle eine einfache Excel-Datei, in der du beide Datensätze kombinierst
- Apps wie KitchenNmbrs können dir helfen, die Beliebtheit von Rezepten zu verfolgen
Häufige Fehler bei der Einkaufsplanung
Die meisten Restaurants machen die gleichen Denkfehler bei der Planung ihres Einkaufs. Indem du diese erkennst, vermeidest du teure Fehler.
- Zu sehr auf gestern fokussieren: Dienstag war voll, also auch Mittwoch viel einkaufen
- Jahreszeiten ignorieren: Dezember-Muster für März-Planung nutzen
- Keinen Puffer für beliebte Gerichte: Wenn dein Rindersteak ausverkauft ist, verlierst du Umsatz
- Zu wenig Lagerplatz berücksichtigen: Du kannst nicht alles frisch halten
⚠️ Achtung:
Fang klein an. Teste deine neue Einkaufsplanung zuerst bei 2-3 Hauptgerichten, bevor du dein ganzes Menü umstellst. So lernst du das System kennen, ohne große Risiken einzugehen.
Wie berechnest du die Einsparung? (Schritt für Schritt)
Sammle deine aktuellen Verschwendungsdaten
Messe 4 Wochen lang, wie viel du pro Produktkategorie wegwirfst. Notiere dies als Prozentsatz deines Einkaufs. Im Durchschnitt werfen Restaurants 8-15% ihrer frischen Produkte weg.
Analysiere deine Verkaufsmuster pro Wochentag
Exportiere 3 Monate Verkaufsdaten aus deinem Kassensystem. Berechne pro Wochentag, wie viel Prozent deiner Gäste welches Gericht bestellen. Montag hat andere Muster als Samstag.
Erstelle deine Einkaufsformel und teste 2 Wochen
Nutze die Formel: (Erwartete Gäste × Beliebtheit %) + 10% Puffer. Teste dies bei deinen 3 beliebtesten Gerichten und messe, ob deine Verschwendung sinkt, ohne Engpässe zu bekommen.
✨ Pro tip
Fang an, deine teuersten Zutaten zuerst zu planen. Eine 20% bessere Planung deines Fleisches und Fisches bringt mehr ein als perfekte Planung deines Gemüses.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Puffer sollte ich für unerwartete Gäste halten?
Für verderbliche Produkte 10-15%, für haltbare Produkte 5-10%. Am Freitag und Samstag etwas mehr Puffer, weil Walk-ins dann häufiger vorkommen.
Was ist, wenn mein Kassensystem keine detaillierten Verkaufsdaten liefert?
Fang an, deine 5 beliebtesten Gerichte 2 Wochen lang manuell zu zählen. Das gibt dir bereits 70-80% deines Verkaufsmusters und reicht aus, um anzufangen.
Wie gehe ich mit Saisoneinflüssen in meiner Planung um?
Erstelle separate Berechnungen für Sommer und Winter. Salate und kalte Gerichte sind in warmen Monaten beliebter, Schmorgerichte und Suppen in kalten Monaten.
Kann ich dieses System auch für Getränke nutzen?
Ja, aber Getränke haben weniger Verschwendung, weil sie länger haltbar sind. Konzentriere dich zuerst auf frische Produkte wie Fisch, Fleisch und Gemüse, wo die Einsparung am größten ist.
Was ist, wenn ich viele Last-Minute-Reservierungen bekomme?
Berücksichtige deine durchschnittliche Last-Minute-Zunahme. Wenn du normalerweise 20% zusätzliche Reservierungen am selben Tag bekommst, baue das in deine Planung ein.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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