Persrecepties vragen om een andere kostprijsberekening dan normale menukaart-gerechten. Je rekent vaak per persoon in plaats van per bord, en moet rekening houden met extra kosten zoals vervoer en personeel ter plaatse. In dit artikel leer je stap-voor-stap hoe je een winstgevende prijs berekent voor catering bij persrecepties.
Wat maakt persrecepties anders?
Bij persrecepties werk je vaak met buffetten, borrelhapjes of staande recepties. Dit betekent een andere kostenstructuur dan je normale restaurant:
- Kostprijs per persoon (niet per bord)
- Extra personeel ter plaatse
- Vervoer en materiaal
- Opbouw en afbouw tijd
- Risico op no-shows
Een gangbare totale kostprijs (food + personeel + overhead) voor catering ligt tussen 55-70% van je verkoopprijs.
⚠️ Let op:
Reken altijd met een buffer van 5-10% extra gasten. Klanten schatten vaak te laag in, en je wilt niet door je voorraad heen raken.
Bereken je food cost per persoon
Begin met de ingrediënten voor één persoon. Tel alle hapjes, garnituren en dranken op die je serveert.
? Voorbeeld persreceptie (50 gasten):
Borrelhapjes per persoon:
- 6 warme hapjes: €4,20
- 4 koude hapjes: €2,80
- Brood en dips: €1,50
- Garnituur en decoratie: €0,50
Food cost per persoon: €9,00
Reken hier nog geen dranken bij - die worden vaak apart gefactureerd of zijn all-inclusive met een aparte berekening.
Tel de extra kosten op
Persrecepties hebben kosten die je normale restaurant niet heeft:
- Personeel ter plaatse: Vaak 1 persoon per 15-20 gasten
- Vervoer: Brandstof, slijtage, tijd
- Materiaal: Warmhoudpannen, servies, linnen
- Opbouw/afbouw: Betaalde uren voor je team
? Voorbeeld extra kosten (50 gasten, 3 uur):
- 3 personeelsleden × 3 uur × €18/uur = €162
- Vervoer en materiaal = €75
- Opbouw/afbouw = €80
Extra kosten per persoon: €317 ÷ 50 = €6,34
Bereken je totale kostprijs
Nu tel je alles bij elkaar op en voeg je winstmarge toe:
Totale kostprijs per persoon = Food cost + Extra kosten + Winstmarge
? Voorbeeld eindberekening:
- Food cost: €9,00
- Extra kosten: €6,34
- Subtotaal: €15,34
- Winstmarge (30%): €4,60
Verkoopprijs per persoon: €19,94 (rond af naar €20,00)
Check: je food cost is nu €9,00 op €20,00 = 45%. Dat is hoger dan normale restaurant-foodcost, maar normaal voor catering omdat je geen vaste kosten zoals huur en utilities doorberekent.
Reken met risico's
Persrecepties hebben extra risico's waar je rekening mee moet houden:
- No-shows: Reken op 5-10% minder gasten dan aangegeven
- Verspilling: Bij buffetten blijft vaak 10-15% over
- Last-minute wijzigingen: Bouw flexibiliteit in je prijs
⚠️ Let op:
Vraag altijd een aanbetaling van minimaal 50%. Persrecepties hebben hoge voorbereidingskosten die je niet kunt terugdraaien.
Gebruik digitale hulpmiddelen
Voor persrecepties is het cruciaal om alle kosten bij te houden. Een spreadsheet wordt al snel onoverzichtelijk als je meerdere events tegelijk plant.
Met een app zoals KitchenNmbrs kun je recepten aanmaken voor 'catering per persoon' en automatisch doorrekenen wat verschillende aantallen gasten kosten. Je ziet direct of je winstgevend bent en kunt snel offertes maken.
Hoe bereken je kostprijs voor persrecepties? (stap voor stap)
Bepaal je menu per persoon
Maak een lijst van alle hapjes, brood en garnituren die je per persoon serveert. Tel de ingrediëntkosten op en reken met 5-10% buffer voor extra gasten.
Bereken extra kosten per persoon
Tel personeel ter plaatse, vervoer, materiaal en opbouw/afbouw bij elkaar op. Deel dit door het aantal gasten om kosten per persoon te krijgen.
Voeg winstmarge toe
Tel food cost en extra kosten op, voeg 25-35% winstmarge toe. Check of je totale kostprijs (inclusief personeel) onder de 65% van je verkoopprijs blijft.
✨ Pro tip
Maak standaard menu-pakketten voor 25, 50 en 100 personen met vaste prijzen. Dit maakt offreren sneller en voorkomt dat je kosten vergeet.
Calculate this yourself?
In the KitchenNmbrs app you can do this in just a few clicks. 7 days free, no credit card.
Was this article helpful?
Frequently asked questions
Wat is een normale food cost voor persrecepties?
Voor catering ligt food cost vaak tussen 35-50% van de verkoopprijs. Dit is hoger dan restaurants (28-35%) omdat je geen vaste kosten zoals huur doorberekent in de prijs per persoon.
Hoe reken ik met no-shows bij persrecepties?
Reken standaard op 5-10% minder gasten dan aangegeven. Bereid voor het aangegeven aantal, maar bouw dit risico in je prijs. Vraag altijd een aanbetaling van minimaal 50%.
Moet ik BTW anders berekenen bij catering?
Nee, catering heeft hetzelfde BTW-tarief als restaurant: 9% op eten en non-alcoholische dranken. Alcoholische dranken zijn 21%. Reken altijd eerst excl. BTW en tel dan BTW op.
Hoeveel personeel heb ik nodig bij een persreceptie?
Gangbaar is 1 persoon per 15-20 gasten bij een staande receptie met borrelhapjes. Bij een buffet kan dit oplopen tot 1 per 10-15 gasten. Reken deze loonkosten mee in je prijs per persoon.
Hoe voorkom ik dat ik verlies maak op catering?
Bereken alle kosten vooraf: food, personeel, vervoer, materiaal en tijd. Voeg minimaal 25% winstmarge toe en vraag altijd een aanbetaling. Check of je totale kosten onder 65% van je verkoopprijs blijven.
📚 Sources consulted
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Official source
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Official source
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Official source
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Official source
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Official source
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Official source
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Official source
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Official source
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Official source
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Official source
Food Standards Agency (FSA) — https://www.food.gov.uk
The HACCP standards shown in this application are for informational purposes only. KitchenNmbrs does not guarantee that displayed values are current or complete. Always consult the FSA or your local authority for the latest regulations.
Written by
Jeffrey Smit
Founder & CEO of KitchenNmbrs
Jeffrey Smit built KitchenNmbrs from 8 years of hands-on experience as kitchen manager at 1NUL8 Group in Rotterdam. His mission: give every restaurant owner control over food cost.
Food cost calculation for every type of kitchen
Sushi, pizzeria, steakhouse or vegan concept — every kitchen type has its own challenges. KitchenNmbrs adapts to your concept. Try it free for 14 days.
Start free trial →