Gastvoorkeuren bijhouden is cruciaal voor voedselveiligheid. Als een gast eerder een allergeenvrij gerecht bestelde, wil je dat weten voor de volgende keer. Zo voorkom je gevaarlijke situaties en bied je betere service.
Waarom gastregistratie belangrijk is
Stel je voor: een gast bestelt een glutenvrije pasta. Drie weken later komt hij terug en bestelt gewoon van de kaart. Jij weet niet meer dat hij coeliakie heeft. Hij krijgt normale pasta en wordt ziek.
⚠️ Let op:
Je bent wettelijk verplicht allergeneninformatie te verstrekken. Maar je bent NIET verplicht gastgegevens bij te houden. Dit doe je voor betere service en veiligheid.
Wat je kunt registreren
- Allergieën: Welke van de 14 EU-allergenen
- Datum laatste bezoek: Wanneer bestelde hij laatst allergeenvrij
- Voorkeursgerecht: Wat bestelt hij meestal
- Contactgegevens: Telefoonnummer voor reserveringen
- Opmerkingen: "Extra voorzichtig met kruisbesmetting"
Digitale registratie vs. papieren systeem
Veel restaurants gebruiken nog een schriftje achter de bar. Nadelen:
- Moeilijk terugzoeken
- Kwijtraken van informatie
- Niet toegankelijk voor alle medewerkers
- Geen back-up bij verlies
? Voorbeeld:
Restaurant De Eetkamer houdt bij:
- Meneer Janssen: glutenvrij, komt elke 2e vrijdag
- Mevrouw De Vries: noten-allergie, bestelt altijd vis
- Familie Peters: 1 kind lactose-intolerant
Resultaat: gasten voelen zich welkom en veilig.
Privacy en AVG
Je mag gastgegevens bijhouden, maar:
- Toestemming: Vraag of je het mag noteren
- Doel: Alleen voor betere service, niet voor marketing
- Beveiliging: Zorg dat niet iedereen erbij kan
- Bewaren: Verwijder oude gegevens (bijv. na 2 jaar geen bezoek)
In de praktijk organiseren
De meeste restaurants doen dit zo:
? Praktijkvoorbeeld:
Bij reservering of eerste bestelling:
- "Heeft u allergieën waar we rekening mee moeten houden?"
- "Mag ik dit noteren voor volgende keer?"
- Noteer in systeem of app
- Check bij volgende bezoek: "U had toch een glutenallergie?"
Een app zoals KitchenNmbrs kan helpen om gastvoorkeuren digitaal bij te houden, gekoppeld aan je allergeenregistratie per gerecht. Zo zie je direct welke menuopties veilig zijn voor deze gast.
Hoe stel je gastregistratie in? (stap voor stap)
Kies je registratiesysteem
Besluit of je digitaal werkt (app, Excel) of met een fysiek boek. Digitaal is handiger voor terugzoeken en delen met team.
Bepaal wat je bijhoudt
Minimaal: naam, allergieën, datum. Extra: telefoonnummer, voorkeursgerecht, bijzonderheden. Hou het simpel om vol te houden.
Train je team
Alle medewerkers moeten weten hoe ze gastgegevens opzoeken en toevoegen. Maak duidelijke afspraken over wanneer je dit doet.
Test het systeem
Begin met een paar vaste gasten die je kent. Check of je de informatie snel kunt terugvinden en of het team ermee kan werken.
✨ Pro tip
Start klein: houd alleen bij van gasten die zelf hun allergie noemen. Bouw het langzaam uit naar een compleet systeem.
Calculate this yourself?
In the KitchenNmbrs app you can do this in just a few clicks. 7 days free, no credit card.
Was this article helpful?
Frequently asked questions
Mag ik zomaar gastgegevens opslaan?
Ja, als je toestemming vraagt en het alleen gebruikt voor betere service. Leg uit waarom je het bijhoudt: veiligheid en gemak voor de gast.
Wat als een gast niet wil dat ik het noteer?
Respecteer dat. Je kunt wel elke keer opnieuw vragen naar allergieën. Sommige gasten willen liever zelf aangeven wat ze nodig hebben.
Hoe lang mag ik gastgegevens bewaren?
Er is geen vaste termijn, maar verwijder gegevens van gasten die lang niet geweest zijn. Na 2 jaar geen bezoek is redelijk om te wissen.
Moet ik alle 14 allergenen checken bij elke gast?
Nee, vraag algemeen: "Heeft u allergieën of dieetwensen?" De gast vertelt zelf wat relevant is. Doorvragen is niet nodig tenzij onduidelijk.
Wat als ik vergeet te checken en er gaat iets mis?
Je gastregistratie is extra service, geen vervanging van standaard allergeen-procedures. Vraag altijd bij bestelling naar allergieën, ook als je denkt het te weten.
⚠️ EU Regulation 1169/2011 — Allergen Information — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
The allergen information on this page is based on EU Regulation 1169/2011. Recipes and ingredients may vary by supplier. Always verify current allergen information with your supplier and communicate this correctly to your guests. KitchenNmbrs is not liable for allergic reactions.
In the UK, the FSA enforces allergen regulations under the Food Information Regulations 2014.
📚 Sources consulted
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Official source
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Official source
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Official source
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Official source
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Official source
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Official source
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Official source
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Official source
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Official source
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Official source
Food Standards Agency (FSA) — https://www.food.gov.uk
The HACCP standards shown in this application are for informational purposes only. KitchenNmbrs does not guarantee that displayed values are current or complete. Always consult the FSA or your local authority for the latest regulations.
Written by
Jeffrey Smit
Founder & CEO of KitchenNmbrs
Jeffrey Smit built KitchenNmbrs from 8 years of hands-on experience as kitchen manager at 1NUL8 Group in Rotterdam. His mission: give every restaurant owner control over food cost.
Allergen registration that's truly compliant
EU legislation requires allergen documentation for every dish. KitchenNmbrs automatically generates allergen matrices based on your ingredients. Try it free for 14 days.
Start free trial →