Allergeendocumentatie moet altijd binnen 5 seconden vindbaar zijn bij een controle of vraag van een gast. Veel restaurants bewaren dit in losse mappen of Excel bestanden, waardoor ze kostbare tijd verliezen bij NVWA controles. In dit artikel leer je hoe je een waterdicht systeem opzet voor allergeenregistratie.
Waarom snelle toegang tot allergeendocumentatie cruciaal is
Een NVWA controleur vraagt: "Welke allergenen zitten er in uw carbonara?" Je hebt 30 seconden om een antwoord te geven. Als je moet zoeken tussen stapels papieren of door Excel bestanden bladeren, maak je geen professionele indruk.
Erger nog: een gast met een nootjesallergie vraagt naar de ingrediënten van een gerecht. Als je twijfelt of moet zoeken, verlies je vertrouwen en mogelijk een klant.
⚠️ Let op:
Restaurants zijn wettelijk verplicht allergeninformatie te verstrekken op verzoek. Dit is EU-wetgeving (Vo. 1169/2011). Geen antwoord kunnen geven is een overtreding.
De 14 EU-verplichte allergenen die je moet registreren
Voor elk gerecht moet je bijhouden welke van deze 14 allergenen erin zitten:
- Gluten (tarwe, rogge, gerst, haver, spelt, kamut)
- Schaaldieren (garnalen, kreeft, krab)
- Eieren (ook in pasta, mayonaise, gebak)
- Vis (ook in vissaus, Worcestershire)
- Pinda's (ook pinda-olie)
- Soja (ook in veel Aziatische sauzen)
- Melk (inclusief lactose, boter, kaas)
- Noten (amandel, hazelnoot, walnoot, cashew, etc.)
- Selderij (ook selderijzout)
- Mosterd (ook in dressings)
- Sesamzaad (ook in brood, tahini)
- Zwaveldioxide (conserveermiddel in gedroogd fruit, wijn)
- Lupine (peulvrucht, soms in brood)
- Weekdieren (mosselen, inktvis, slakken)
Digitaal vs papieren allergeenregistratie
De meeste restaurants werken nog met papieren lijsten of Excel bestanden. Dit heeft grote nadelen bij het snel vinden van informatie:
? Voorbeeld: Papieren systeem
Gast vraagt naar allergenen in risotto. Je chef moet:
- Map met recepten pakken
- Risotto recept zoeken
- Ingrediëntenlijst doorlopen
- Allergenenlijst erbij pakken om te checken
Tijd: 2-3 minuten. Gast wacht en wordt onzeker.
Digitale systemen zoals apps maken dit veel sneller. Je tikt de gerechtnaam in en ziet direct alle allergenen. Maar let op: de registratie zelf blijft jouw verantwoordelijkheid. Een app registreert niet automatisch welke allergenen in je gerechten zitten.
Hoe organiseer je allergeendocumentatie praktisch
Of je nu digitaal of op papier werkt, deze structuur helpt:
Per gerecht vastleggen:
- Gerechtnaam
- Alle ingrediënten (ook garnituur, sauzen)
- Welke van de 14 allergenen aanwezig zijn
- Laatste update datum
Per ingrediënt vastleggen:
- Ingrediëntnaam
- Merk/leverancier
- Welke allergenen het bevat
- Datum laatste check
? Voorbeeld: Carbonara allergeenregistratie
Pasta Carbonara bevat:
- Spaghetti (tarwe) → Gluten
- Eieren → Eieren
- Spek (geen allergenen)
- Parmezaanse kaas → Melk
- Zwarte peper (geen allergenen)
Allergenen in dit gerecht: Gluten, Eieren, Melk
Bewaarlocatie en toegankelijkheid
Je allergeendocumentatie moet op minimaal 2 plekken beschikbaar zijn:
In de keuken: Voor de chef en koks die gerechten bereiden
In de bediening: Voor personeel dat gasten adviseert
Bij digitale systemen kun je dit oplossen met een app op meerdere telefoons of tablets. Bij papieren systemen maak je kopieën van je overzichtslijsten.
⚠️ Let op:
Update je allergeenregistratie direct als je van leverancier wisselt of recepten aanpast. Verouderde informatie kan gevaarlijk zijn voor gasten met allergieën.
Hoe vaak controleren en updaten
Allergeenregistratie is geen eenmalige klus. Ingrediënten en leveranciers veranderen, en daarmee kunnen allergenen wijzigen.
Maandelijkse check:
- Zijn alle nieuwe gerechten geregistreerd?
- Zijn receptwijzigingen doorgevoerd?
- Kloppen de leveranciergegevens nog?
Bij elke leverancierswisseling: Check of de allergenen hetzelfde blijven. Een ander merk mayonaise kan bijvoorbeeld andere allergenen bevatten.
? Voorbeeld: Leverancierswisseling
Je wisselt van merk mayonaise:
- Oude merk: Eieren, Mosterd
- Nieuwe merk: Eieren, Mosterd, Soja
Alle gerechten met deze mayonaise moeten nu ook 'Soja' als allergeen krijgen.
Training van personeel
Het beste systeem werkt niet als je personeel er niet mee om kan gaan. Zorg ervoor dat iedereen weet:
- Waar de allergeenregistratie staat
- Hoe ze snel informatie kunnen vinden
- Wat te doen bij twijfel (altijd voorzichtig zijn)
- Hoe nieuwe gerechten of wijzigingen door te geven
Maak dit onderdeel van de inwerkprocedure voor nieuw personeel.
Hoe zet je allergeendocumentatie op? (stap voor stap)
Inventariseer alle huidige gerechten
Maak een lijst van elk gerecht op je menukaart. Noteer ook seizoensgerechten en specials die regelmatig terugkomen. Dit wordt je basis voor allergeenregistratie.
Analyseer ingrediënten per gerecht
Ga per gerecht alle ingrediënten na, inclusief sauzen, garnituren en oliën. Check de verpakkingen of vraag je leverancier welke van de 14 EU-allergenen erin zitten.
Kies je registratiesysteem
Besluit of je digitaal werkt (app zoals KitchenNmbrs) of op papier. Digitaal is sneller doorzoekbaar, papier werkt altijd. Zorg dat het systeem toegankelijk is voor keuken én bediening.
Registreer systematisch alle gerechten
Werk je lijst af en registreer per gerecht welke allergenen aanwezig zijn. Gebruik de officiële 14 EU-allergenen als checklist. Twijfel je? Neem het allergeen op (beter voorzichtig dan sorry).
Test je systeem met je team
Laat personeel oefenen met het vinden van allergeninformatie. Stel willekeurige vragen zoals 'Welke allergenen zitten in de Caesar salade?' Ze moeten binnen 30 seconden antwoord hebben.
✨ Pro tip
Maak foto's van ingrediëntenlabels met allergeeninfo en bewaar die bij je registratie. Dan kun je snel bewijzen waar je informatie vandaan komt.
Calculate this yourself?
In the KitchenNmbrs app you can do this in just a few clicks. 7 days free, no credit card.
Was this article helpful?
Frequently asked questions
Moet ik ook kruisbesmetting registreren?
Je bent niet verplicht kruisbesmetting te registreren, maar wel om gasten te waarschuwen als er risico is. Bijvoorbeeld: 'Bereid in keuken waar noten verwerkt worden.'
Wat als ik niet zeker weet of een ingrediënt allergenen bevat?
Bij twijfel altijd het allergeen opnemen in je registratie. Bel je leverancier voor zekerheid. Het is beter voorzichtig te zijn dan een gast in gevaar te brengen.
Hoe vaak moet ik mijn allergeenregistratie updaten?
Update direct bij receptwijzigingen of leverancierswisseling. Doe maandelijks een check of alles nog klopt. Verouderde allergeeninfo kan levensgevaarlijk zijn.
Kan ik volstaan met 'kan sporen bevatten' bij alles?
Nee, dat is niet toegestaan. Je moet specifiek aangeven welke allergenen daadwerkelijk in het gerecht zitten. 'Kan sporen bevatten' is alleen voor kruisbesmettingsrisico.
Wat gebeurt er bij een NVWA controle als mijn registratie niet klopt?
Onjuiste allergeenregistratie kan leiden tot waarschuwingen of boetes. Erger: als een gast ziek wordt door verkeerde informatie, loop je aansprakelijkheidsrisico.
⚠️ EU Regulation 1169/2011 — Allergen Information — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
The allergen information on this page is based on EU Regulation 1169/2011. Recipes and ingredients may vary by supplier. Always verify current allergen information with your supplier and communicate this correctly to your guests. KitchenNmbrs is not liable for allergic reactions.
In the UK, the FSA enforces allergen regulations under the Food Information Regulations 2014.
📚 Sources consulted
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Official source
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Official source
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Official source
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Official source
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Official source
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Official source
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Official source
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Official source
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Official source
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Official source
Food Standards Agency (FSA) — https://www.food.gov.uk
The HACCP standards shown in this application are for informational purposes only. KitchenNmbrs does not guarantee that displayed values are current or complete. Always consult the FSA or your local authority for the latest regulations.
Written by
Jeffrey Smit
Founder & CEO of KitchenNmbrs
Jeffrey Smit built KitchenNmbrs from 8 years of hands-on experience as kitchen manager at 1NUL8 Group in Rotterdam. His mission: give every restaurant owner control over food cost.
Allergen registration that's truly compliant
EU legislation requires allergen documentation for every dish. KitchenNmbrs automatically generates allergen matrices based on your ingredients. Try it free for 14 days.
Start free trial →