Gecentraliseerde inkoop kan je veel tijd en geld besparen door minder vaak te bestellen en betere prijzen te onderhandelen. Veel horecaondernemers bestellen dagelijks of om de dag, waardoor ze dure kleine orders plaatsen en veel tijd kwijt zijn aan leveranciers bellen. Door inkoopmomenten te bundelen bereken je precies hoeveel tijd en geld dit oplevert.
Waarom gecentraliseerde inkoop loont
De meeste restaurants bestellen te vaak en te weinig tegelijk. Dit kost niet alleen tijd, maar ook geld door hogere prijzen per eenheid en leveringskosten.
⚠️ Let op:
Dagelijks bestellen lijkt flexibel, maar kost je vaak 20-30% meer dan 2-3x per week bestellen met goede planning.
Bereken je huidige inkoopmethode
Voordat je kunt berekenen wat je bespaart, moet je weten wat je nu kwijt bent aan inkoop. Tel op:
- Tijd per bestelling: Bellen, mailen, goederen aannemen
- Aantal bestellingen per week: Bij elke leverancier apart
- Gemiddelde orderwaarde: Per bestelling
- Leveringskosten: Vaste kosten per levering
? Voorbeeld huidige situatie:
Restaurant met dagelijkse bestellingen:
- 6 bestellingen per week × 15 minuten = 1,5 uur
- Leveringskosten: €8 per bestelling = €48/week
- Kleine orders: gemiddeld 15% hogere inkoopprijzen
Totale extra kosten: €48 + tijdkosten + 15% prijsverschil
Bereken de besparing op leveringskosten
De meeste leveranciers rekenen vaste kosten per levering, ongeacht de ordergrootte. Door minder vaak te bestellen bespaar je direct op deze kosten.
Formule leveringsbesparing:
(Huidige aantal leveringen - Nieuwe aantal leveringen) × Leveringskosten per keer
? Voorbeeld leveringsbesparing:
Van 6x naar 2x bestellen per week:
- Besparing: (6 - 2) × €8 = €32 per week
- Per maand: €32 × 4,3 = €138
- Per jaar: €138 × 12 = €1.656
Alleen aan leveringskosten bespaar je €1.656 per jaar
Bereken tijdbesparing en arbeidskosten
Elke bestelling kost tijd: bellen, bestelling doorgeven, goederen controleren en opslaan. Deze tijd heeft waarde.
Formule tijdbesparing:
(Huidige bestellingen - Nieuwe bestellingen) × Tijd per bestelling × Uurloon
- Tijd per bestelling: Gemiddeld 10-20 minuten
- Uurloon ondernemer: Reken met €25-35 per uur
- Administratie achteraf: Ook meenemen (facturen, boekhouding)
? Voorbeeld tijdbesparing:
Van 6x naar 2x bestellen per week:
- Besparing: 4 bestellingen × 15 minuten = 1 uur per week
- Uurloon: €30 per uur
- Per week: €30 besparing
- Per jaar: €30 × 52 = €1.560
Tijdbesparing levert €1.560 per jaar op
Bereken besparing op inkoopprijzen
Grotere orders betekenen vaak betere prijzen. Leveranciers geven korting op volume omdat hun kosten per eenheid lager worden.
Mogelijke kortingen bij grotere orders:
- 5-10% korting: Bij verdubbeling ordergrootte
- 2-5% extra: Bij vaste afname-afspraken
- Gratis levering: Vanaf bepaald orderbedrag
? Voorbeeld prijsbesparing:
Restaurant met €2.000 inkoop per week:
- 5% korting op grotere orders
- Besparing per week: €2.000 × 0,05 = €100
- Per jaar: €100 × 52 = €5.200
Prijskorting bespaart €5.200 per jaar
Totale besparing berekenen
Tel alle besparingen bij elkaar op om het totale voordeel te zien:
Totale besparing = Leveringsbesparing + Tijdbesparing + Prijsbesparing
? Totale besparing voorbeeld:
Restaurant dat van 6x naar 2x bestellen per week gaat:
- Leveringsbesparing: €1.656 per jaar
- Tijdbesparing: €1.560 per jaar
- Prijsbesparing: €5.200 per jaar
Totale besparing: €8.416 per jaar
Praktische implementatie
Om gecentraliseerde inkoop te laten werken heb je goede planning nodig. Je moet van tevoren weten wat je nodig hebt voor meerdere dagen.
- Voorraadplanning: Bereken wat je per dag gebruikt
- Veiligheidsvoorraad: Houd buffer aan voor drukke dagen
- Houdbaarheid: Let op dat producten niet bederven
- Opslagruimte: Zorg voor voldoende koeling en opslag
⚠️ Let op:
Grotere voorraad betekent meer kapitaal vastzetten. Reken uit of de besparing opweegt tegen de extra voorraadkosten.
Hoe bereken je de besparing? (stap voor stap)
Tel je huidige kosten op
Noteer hoeveel bestellingen je per week doet, hoeveel tijd elke bestelling kost en wat je betaalt aan leveringskosten. Reken ook uit hoeveel je gemiddeld per week inkoopt.
Plan je nieuwe inkoopmomenten
Bepaal hoe vaak je wilt gaan bestellen (bijvoorbeeld 2x per week in plaats van 6x). Check of je leveranciers korting geven op grotere orders en wat de minimum afname is.
Bereken alle besparingen
Tel op: besparing op leveringskosten, tijdbesparing (× je uurloon) en eventuele kortingen op inkoopprijzen. Trek hier wel extra voorraadkosten vanaf als je meer moet opslaan.
✨ Pro tip
Start met één leverancier om te testen hoe gecentraliseerde inkoop uitpakt. Als het goed gaat, breid je uit naar andere leveranciers. Zo minimaliseer je het risico en leer je wat werkt voor jouw keuken.
Calculate this yourself?
In the KitchenNmbrs app you can do this in just a few clicks. 7 days free, no credit card.
Was this article helpful?
Frequently asked questions
Hoeveel kan ik maximaal besparen met gecentraliseerde inkoop?
Dit hangt af van je huidige inkoopmethode, maar besparingen van 10-20% op je totale inkoopkosten zijn realistisch. Bij restaurants die nu dagelijks bestellen kan dit €5.000-15.000 per jaar zijn.
Hoe vaak moet ik dan gaan bestellen voor de beste besparing?
Voor de meeste restaurants is 2-3x per week optimaal. Minder dan 2x wordt lastig door houdbaarheid van verse producten. Meer dan 3x geeft te weinig schaalvoordeel.
Wat als mijn leverancier geen korting geeft op grotere orders?
Dan bespaar je nog steeds op leveringskosten en tijd. Overweeg om leveranciers te vergelijken - veel geven wel korting vanaf bepaalde ordergroottes. Soms kun je ook betere prijzen onderhandelen.
Hoe voorkom ik dat producten bederven bij grotere voorraad?
Plan je menu zodat je ingrediënten in meerdere gerechten gebruikt. Werk met FIFO (first in, first out) en houd je voorraadrotatie bij. Koop alleen verse producten voor 2-3 dagen vooruit.
Moet ik meer opslagruimte hebben voor gecentraliseerde inkoop?
Meestal wel, vooral koelruimte. Reken uit of de besparing opweegt tegen extra koeling of opslag. Vaak kun je met slimme planning volstaan met je huidige ruimte door betere indeling.
📚 Sources consulted
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Official source
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Official source
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Official source
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Official source
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Official source
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Official source
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Official source
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Official source
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Official source
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Official source
Food Standards Agency (FSA) — https://www.food.gov.uk
The HACCP standards shown in this application are for informational purposes only. KitchenNmbrs does not guarantee that displayed values are current or complete. Always consult the FSA or your local authority for the latest regulations.
Written by
Jeffrey Smit
Founder & CEO of KitchenNmbrs
Jeffrey Smit built KitchenNmbrs from 8 years of hands-on experience as kitchen manager at 1NUL8 Group in Rotterdam. His mission: give every restaurant owner control over food cost.
Manage inventory without spreadsheets
Always know what you have in stock and what it's worth. KitchenNmbrs connects inventory to recipes and purchasing for complete oversight. Start your free trial.
Start free trial →